Hoe om jou KI-skeduleringsassistent te gebruik
Sodra jou assistent opgestel is, kan jy met ander in 'n e-posgesprek koördineer of jou eie skedule direk bestuur. Hierdie gids dek hoe die assistent in elke scenario werk.
Hoe om jou assistent in verskillende scenario's te gebruik
Sodra jou assistent opgestel is, kan jy op drie maniere daarmee omgaan:
- Voeg dit by 'n bestaande e-posgesprek
- Sluit dit in wanneer jy 'n nuwe e-pos met ander begin
- Stuur 'n boodskap of gesels direk daarmee
Hoe jy dit gebruik, hang af of jy met ander mense koördineer en of jy jou eie skedule bestuur.
Wanneer ander betrokke is, sluit die assistent by die e-posgesprek in sodat dit direk in die draad kan koördineer.
Wanneer jy jou eie tyd, herinneringe of voorbereidingswerk bestuur, stuur 'n boodskap direk aan die assistent of gebruik gesels in die Unified Calendar.
Die afdelings hieronder verduidelik hoe die assistent in elke scenario werk.
Wanneer dit by 'n e-posgesprek ingesluit is
Wanneer dit by 'n draad gevoeg word, bestuur die assistent skedulering en koördinasie direk binne die gesprek.
Dit kan tye voorstel, vergaderings skeduleer of herskeduleer, herhalende geleenthede instel, individuele vergaderings binne 'n groep skeduleer, die bespreking omskep in 'n bevestigde kalendergeleentheid, kamers bespreek, konferensiebesonderhede byvoeg, gedeelde hulpbronne insluit, met deelnemers opvolg, herinneringe stuur en bywoning bevestig.
Voorbeeld:
“Vind asseblief volgende week 'n tyd vir almal op hierdie draad.”
Wanneer jy die assistent direk 'n boodskap stuur
Wanneer dit direk gekontak word, bestuur die assistent jou persoonlike kalender en herinneringe.
Dit kan vergaderings skeduleer, fokustyd blokkeer, geleenthede skuif of kanselleer, reis- of voorbereidingstyd byvoeg, persoonlike herinneringe skep, sperdatumherinneringe skeduleer en herinnerings-e-posse op 'n bepaalde tyd stuur.
Voorbeeld:
“Blokkeer twee uur môreoggend.”
“Herinner my om die verslag volgende Woensdag om 14:00 in te dien.”
Verwys na individue op naam
Die assistent gebruik konteks van jou kalender en vorige uitnodigings om die regte ontvanger te identifiseer. As iemand by vorige vergaderings ingesluit was of in jou e-poskontakte bestaan, kan jy direk na hulle verwys:
- “Skeduleer tyd met Mark volgende week.”
- “Herinner Sarah om 13:00 oor die 15:00-vergadering.”
- “Volg môreoggend met Paul op.”
As iemand nog nie herken word nie, kan jy hulle een keer definieer:
“My baas Mark se e-pos is mark@company.com.”
“John van finansies is john@company.com.”
Daarna kan jy eenvoudig hul naam in toekomstige versoeke gebruik.
Verwys na mense in 'n draad
Wanneer die assistent by 'n e-posgesprek ingesluit is, kan jy verwys na:
“Almal op hierdie draad.”
“Alle bywoners.”
“Enigiemand wat nog nie geantwoord het nie.”
Die assistent identifiseer die deelnemers outomaties en koördineer dienooreenkomstig.
Gebruik van kontakgroepe
As jy kontakgroepe in Outlook of kontaketikette in Google gebruik, kan die assistent die lede van daardie groepe identifiseer wanneer dit jou versoek verwerk. Dit laat jou toe om vergaderings te skeduleer of herinneringe na hele spanne te stuur sonder om elke e-posadres handmatig te lys.
Byvoorbeeld:
“Skeduleer 'n vergadering met die Dev Team volgende week.”
“Stuur môre om 09:00 'n herinnering aan Leadership.”
As “Dev Team” of “Leadership” as 'n gestoorde kontakgroep in Outlook of 'n etiket in Google Contacts bestaan, sal die assistent daardie groep uitbrei en met al die lede koördineer.
Bespreking van gedeelde hulpbronne en kamers
Jy kan gedeelde hulpbronne soos konferensiekamers in jou assistentinstellings opstel. Sodra dit bygevoeg is, kan die assistent dit op dieselfde manier skeduleer as wat dit mense skeduleer.
Byvoorbeeld:
westroom@boomscan.info hou 5 mense
southroom@boomscan.info hou 30 mense
eastroom@boomscan.info hou 10 mense
northroom@boomscan.info hou 10 mense
Nadat jy hulle in jou konfigurasie bygevoeg het, kan jy natuurlik in 'n versoek na hulle verwys:
“Bespreek die South Room.”
“Skeduleer dit in die East Room.”
“Voeg 'n kamer by wat 10 mense pas.”
Die assistent gaan beskikbaarheid vir beide bywoners en kamers na voordat dit die vergadering bevestig.
Sodra jy die assistant@ai.calendarbridge.com-e-posadres byvoeg, leun terug en laat dit die werk doen. Daar word geen verdere interaksie van jou vereis nie en die assistent hanteer alles om die tyd te reël, dit met die persoon wat jy ge-e-pos het te bespreek, en die geleentheid by jou kalender te voeg.
Eenvoudig, vinnig en baie doeltreffend!
Werk met e-posdrade, aanhegsels en beelde
Die assistent vereis nie perfek gestruktureerde versoeke nie. Dit kan relevante inligting uit e-posdrade, aangestuurde boodskappe, aanhegsels en beelde onttrek.
Aanstuur van e-posdrade
Jy kan 'n bestaande e-posketting aanstuur en die assistent vra om op te tree.
Byvoorbeeld:
Stuur 'n gesprek oor 'n voorgestelde vergadering aan en sê: “Vind asseblief 'n tyd wat vir almal werk en skeduleer dit.”
Stuur 'n projekomvang met ingebedde datums aan en sê: “Voeg die mylpaalsperdatums by my kalender.”
Stuur 'n lang draad aan en sê: “Vat die sleuteldatums saam en skeduleer wat nodig is.”
Die assistent lees die draad, identifiseer datums, deelnemers en konteks, en skep of dateer kalendergeleenthede dienooreenkomstig op.
Omskepping van e-posse in geleenthede
As 'n e-pos reeds die nodige besonderhede bevat, kan jy eenvoudig opdrag gee:
“Voeg dit by my kalender.”
“Skep 'n geleentheid gebaseer op die inligting hieronder.”
“Hou hierdie tyd terwyl ons besonderhede bevestig.”
Die assistent onttrek die datum, tyd, ligging en deelnemers direk uit die boodskap.
Gebruik van foto's, skermkiekies en aanhegsels
Jy kan ook beelde of lêers stuur in plaas daarvan om besonderhede handmatig in te voer.
Byvoorbeeld:
Neem 'n foto van 'n afspraakkaart en e-pos dit met: “Voeg dit by my kalender.”
Neem 'n skermkiekie van 'n konsertpamflet en sê: “Voeg hierdie geleentheid by en herinner my om 'n week vooraf kaartjies te koop.”
Stuur 'n skoolrooster aan en sê: “Voeg al hierdie datums by my kalender.”
Heg 'n PDF met 'n projektydlyn aan en sê: “Voeg die sperdatums as kalendergeleenthede by.”
Die assistent lees die beeld of dokument, identifiseer relevante datums en besonderhede, en skep die toepaslike kalenderinskrywings.