استخدام مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي
بمجرد إعداد مساعدك، يمكنك التنسيق مع الآخرين في سلسلة بريد إلكتروني أو إدارة جدولك مباشرةً. يغطي هذا الدليل كيفية عمل المساعد في كل حالة.
كيفية استخدام مساعدك في سيناريوهات مختلفة
بمجرد إعداد مساعدك، يمكنك التفاعل معه بثلاث طرق:
- إضافته إلى محادثة بريد إلكتروني موجودة
- تضمينه عند بدء بريد إلكتروني جديد مع الآخرين
- مراسلته أو الدردشة معه مباشرةً
تعتمد طريقة استخدامك له على ما إذا كنت تنسّق مع أشخاص آخرين أو تدير جدولك الخاص.
عندما يكون هناك آخرون مشاركون، ضمِّن المساعد في محادثة البريد الإلكتروني حتى يتمكن من التنسيق مباشرةً داخل السلسلة.
عند إدارة وقتك أو تذكيراتك أو أعمال التحضير الخاصة بك، راسِل المساعد مباشرةً أو استخدم الدردشة في التقويم الموحّد.
توضّح الأقسام أدناه كيفية عمل المساعد في كل سيناريو.
عند تضمينه في محادثة بريد إلكتروني
عند إضافته إلى سلسلة، يدير المساعد الجدولة والتنسيق مباشرةً داخل المحادثة.
يمكنه اقتراح الأوقات، وجدولة الاجتماعات أو إعادة جدولتها، وتعيين أحداث متكررة، وجدولة اجتماعات فردية ضمن مجموعة، وتحويل النقاش إلى حدث مؤكد في التقويم، وحجز الغرف، وإضافة تفاصيل المؤتمرات، وتضمين الموارد المشتركة، والمتابعة مع المشاركين، وإرسال التذكيرات، وتأكيد الحضور.
مثال:
“يُرجى إيجاد وقت في الأسبوع القادم يناسب جميع المشاركين في هذه السلسلة.”
عند مراسلة المساعد مباشرةً
عند التواصل معه مباشرةً، يدير المساعد تقويمك الشخصي وتذكيراتك.
يمكنه جدولة الاجتماعات، وحجب وقت التركيز، ونقل الأحداث أو إلغاؤها، وإضافة وقت السفر أو التحضير، وإنشاء تذكيرات شخصية، وجدولة تذكيرات المواعيد النهائية، وإرسال رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني في وقت محدد.
مثال:
“احجب ساعتين صباح الغد.”
“ذكّرني بتسليم التقرير يوم الأربعاء القادم الساعة 2 مساءً.”
الإشارة إلى الأفراد بالاسم
يستخدم المساعد السياق من تقويمك والدعوات السابقة لتحديد المستلم الصحيح. إذا كان شخص ما قد شارك في اجتماعات سابقة أو موجودًا في جهات اتصال بريدك الإلكتروني، يمكنك الإشارة إليه مباشرةً:
- “حدِّد موعدًا مع Mark الأسبوع القادم.”
- “ذكّر Sarah باجتماع الساعة 3 مساءً عند الساعة 1 ظهرًا.”
- “تابع مع Paul صباح الغد.”
إذا لم يتم التعرّف على شخص ما بعد، يمكنك تعريفه مرة واحدة:
“بريد مديري Mark هو mark@company.com.”
“John من قسم المالية بريده john@company.com.”
بعد ذلك، يمكنك ببساطة استخدام اسمه في الطلبات المستقبلية.
الإشارة إلى الأشخاص في سلسلة
عندما يكون المساعد مُضمّنًا في محادثة بريد إلكتروني، يمكنك الإشارة إلى:
“جميع المشاركين في هذه السلسلة.”
“جميع الحاضرين.”
“أي شخص لم يردّ بعد.”
يحدد المساعد المشاركين تلقائيًا وينسّق وفقًا لذلك.
استخدام مجموعات جهات الاتصال
إذا كنت تستخدم مجموعات جهات الاتصال في Outlook أو تسميات جهات الاتصال في Google، يمكن للمساعد تحديد أعضاء تلك المجموعات عند معالجة طلبك. يتيح لك ذلك جدولة اجتماعات أو إرسال تذكيرات لفرق بأكملها دون سرد كل عنوان بريد إلكتروني يدويًا.
على سبيل المثال:
“حدِّد موعد اجتماع مع فريق التطوير الأسبوع القادم.”
“أرسل تذكيرًا إلى فريق القيادة غدًا الساعة 9 صباحًا.”
إذا كان “فريق التطوير” أو “فريق القيادة” موجودًا كمجموعة جهات اتصال محفوظة في Outlook أو كتسمية في جهات اتصال Google، فسيوسّع المساعد تلك المجموعة وينسّق مع جميع أعضائها.
حجز الموارد المشتركة والغرف
يمكنك تكوين موارد مشتركة مثل غرف الاجتماعات في إعدادات مساعدك. بمجرد إضافتها، يمكن للمساعد جدولتها بالطريقة نفسها التي يجدوِل بها الأشخاص.
على سبيل المثال:
westroom@boomscan.info تتسع لـ 5 أشخاص
southroom@boomscan.info تتسع لـ 30 شخصًا
eastroom@boomscan.info تتسع لـ 10 أشخاص
northroom@boomscan.info تتسع لـ 10 أشخاص
بعد إضافتها في تكوينك، يمكنك الإشارة إليها بشكل طبيعي في الطلب:
“احجز الغرفة الجنوبية.”
“حدِّد موعد هذا في الغرفة الشرقية.”
“أضف غرفة تتسع لـ 10 أشخاص.”
يتحقق المساعد من توفّر كل من الحاضرين والغرف قبل تأكيد الاجتماع.
بمجرد إضافة عنوان البريد الإلكتروني assistant@ai.calendarbridge.com، استرخِ ودَعه يقوم بالعمل. لا يلزم منك أي تفاعل إضافي، ويتولى المساعد كل شيء لترتيب الوقت، ومناقشته مع الشخص الذي راسلته، وإضافة الحدث إلى تقويمك.
بسيط وسريع وفعّال للغاية!
التعامل مع سلاسل البريد الإلكتروني والمرفقات والصور
لا يتطلب المساعد طلبات منظمة بشكل مثالي. يمكنه استخراج المعلومات ذات الصلة من سلاسل البريد الإلكتروني والرسائل المُعاد توجيهها والمرفقات والصور.
إعادة توجيه سلاسل البريد الإلكتروني
يمكنك إعادة توجيه سلسلة بريد إلكتروني موجودة وتطلب من المساعد اتخاذ إجراء.
على سبيل المثال:
أعِد توجيه محادثة حول اجتماع مقترح وقل: “يُرجى إيجاد وقت يناسب الجميع وجدولة هذا.”
أعِد توجيه نطاق مشروع يتضمن تواريخ وقل: “أضِف المواعيد النهائية للمراحل إلى تقويمي.”
أعِد توجيه سلسلة طويلة وقل: “لخّص التواريخ الرئيسية وجدوِل ما يلزم.”
يقرأ المساعد السلسلة، ويحدد التواريخ والمشاركين والسياق، وينشئ أو يحدّث أحداث التقويم وفقًا لذلك.
تحويل رسائل البريد إلى أحداث
إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي بالفعل على التفاصيل اللازمة، يمكنك ببساطة أن تطلب:
“أضِف هذا إلى تقويمي.”
“أنشئ حدثًا بناءً على المعلومات أدناه.”
“احجز هذا الوقت ريثما نؤكد التفاصيل.”
يستخرج المساعد التاريخ والوقت والموقع والمشاركين مباشرةً من الرسالة.
استخدام الصور ولقطات الشاشة والمرفقات
يمكنك أيضًا إرسال صور أو ملفات بدلاً من إدخال التفاصيل يدويًا.
على سبيل المثال:
التقط صورة لبطاقة موعد وأرسلها عبر البريد الإلكتروني مع: “أضِف هذا إلى تقويمي.”
التقط لقطة شاشة لنشرة حفل موسيقي وقل: “أضِف هذا الحدث وذكّرني بشراء التذاكر قبل أسبوع واحد.”
أعِد توجيه جدول مدرسي وقل: “أضِف كل هذه التواريخ إلى تقويمي.”
أرفِق ملف PDF يحتوي على جدول زمني لمشروع وقل: “أضِف المواعيد النهائية كأحداث في التقويم.”
يقرأ المساعد الصورة أو المستند، ويحدد التواريخ والتفاصيل ذات الصلة، وينشئ إدخالات التقويم المناسبة.