كيفية تدريب مساعد الجدولة الذكي من CalendarBridge
يمكنك تدريب مساعدك ليتصرف كما تريد بكتابة تعليمات بسيطة بلغة عادية. يرشدك هذا الدليل إلى ما يجب تضمينه في تكوينك وكيفية الاستفادة القصوى من المساعد.
يمكنك تدريب مساعدك ليتصرف كما تريد بكتابة تعليمات بسيطة بلغة عادية. بعبارة أخرى، يمكنك تدريب مساعدك بكلماتك الخاصة.
يرشدك هذا الدليل إلى ما يجب تضمينه في تكوينك وكيفية الاستفادة القصوى من مساعد الجدولة من CalendarBridge دون تعقيد الأمور.
يوجد تكوينك في قسم إعدادات المساعد الذكي في لوحة تحكم CalendarBridge. يمكنك تحديثه في أي وقت.
أين تضيف تكوينك
انتقل إلى لوحة تحكم CalendarBridge وافتح إعدادات المساعد الذكي. يمكنك الوصول إلى هناك بالنقر على المساعد في القائمة اليسرى أو تكوين المساعد في الشاشة الرئيسية. اضغط على “تحرير” لإجراء تغييرات على تعليماتك في أي وقت.
هنا تضيف تعليماتك. اكتبها بالطريقة نفسها التي تتحدث بها إلى مساعد حقيقي.
1. ابدأ بالأساسيات
يعمل مساعدك بأفضل صورة عندما يعرف تفضيلاتك الأساسية. هذه هي أول الأشياء التي يجب تحديدها.
ساعات العمل
حدد الأيام والأوقات التي تكون فيها متاحًا للاجتماعات.
أمثلة:
- أنا متاح من الإثنين إلى الجمعة من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.
- لا أعقد اجتماعات بعد الساعة 4 مساءً أيام الجمعة.
مدد الاجتماعات ومواقعها
حدد المدد القياسية وأماكن انعقاد الاجتماعات.
أمثلة:
- اضبط المكالمات الداخلية على 30 دقيقة عبر Zoom.
- اجتماعات الغداء مدتها ساعة واحدة، وموقعي المفضل هو The Sandwich، 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
- اجتماعات القهوة مدتها 30 دقيقة في Cougar Coffee.
تفضيلات المنصة
أخبر المساعد بالأدوات التي يجب استخدامها.
أمثلة:
- أدرج دائمًا رابط Zoom الشخصي الخاص بي: https://zoom.us/my/katrina في الدعوة
- استخدم Microsoft Teams للاجتماعات مع أي شخص في @company.com. استخدم zoom لأي شخص آخر
- استخدم Google Meet لجميع الاجتماعات التي تقل عن 30 دقيقة. للاجتماعات الأطول، استخدم Zoom.
نبرة التواصل
تحكّم في الطريقة التي يبدو بها المساعد في رسائل البريد الإلكتروني.
أمثلة:
- استخدم نبرة مهنية وودودة.
- اجعل الرسائل موجزة ومهذبة.
- تحدث مثل القرصان.
نوصي بالحفاظ على الطابع المهني لكن يمكنك إضافة بعض المرح إليه.
2. أضف قواعد المتابعة
أخبر مساعدك بموعد المتابعة وكيفيتها ومع من تكون. يمكنك وضع حدود واضحة لتجنب الإفراط في المراسلة أو الوصول إلى الشخص الخطأ.
أمثلة:
- تابع مرة كل 24 ساعة، لكن ليس أكثر من 3 مرات إجمالاً.
- انتظر يومًا كاملاً على الأقل قبل إرسال متابعة.
- أرسل المتابعات من الإثنين إلى الجمعة فقط.
- لا تتابع أبدًا أكثر من مرة واحدة مع boss@example.com.
- لا تتابع مع أي شخص إذا كان الاجتماع على بُعد أكثر من 5 أيام.
ضبط سلوك المتابعة داخل سلسلة رسائل
يمكنك تحديث تعليمات المتابعة بمراسلة المساعد مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني في سلسلة الرسائل نفسها.
ملاحظة: لا يعمل ذلك إلا إذا كنت أنت من أضاف المساعد في خانة النسخة الكربونية (CC) في الأصل.
سيناريو: يطلب المستلم المتابعة لاحقًا.
تضيف المساعد في خانة النسخة الكربونية (CC) لتحديد موعد اجتماع. يرد الشخص قائلاً: “راسلني لاحقًا هذا الأسبوع.” لضبط التوقيت، راسل المساعد مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني في سلسلة الرسائل نفسها بـ:
تابع بعد يومين بدلاً من ذلك
سيوقف المساعد جدوله الحالي مؤقتًا ويستأنف بعد يومين.
سيناريو: لم يعد الاجتماع ضروريًا.
إذا تم حجز الاجتماع بطريقة أخرى أو تم إلغاؤه، فراسل المساعد مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني بـ:
يرجى التوقف عن المتابعة في سلسلة الرسائل هذه
سيتوقف المساعد عن المتابعات في تلك السلسلة بالكامل.
يمكنك أنت وحدك، المرسل الأصلي الذي أضاف المساعد في خانة النسخة الكربونية (CC)، إرسال هذه التحديثات. سيتم تجاهل أي شخص آخر في سلسلة الرسائل.
3. حدد أنواع الاجتماعات (اختياري لكنه مفيد)
إذا كنت تحدد مواعيد أنواع مختلفة من الاجتماعات بشكل متكرر، فيمكنك تعريفها هنا حتى لا يضطر المساعد إلى السؤال عن التفاصيل.
أمثلة:
- المقابلات مدتها 60 دقيقة وتُعقد في قاعة الاجتماعات A.
- اجتماعات الغداء مدتها 45 دقيقة ويجب ألا تُحدد مواعيدها بشكل متتالٍ.
- محادثات القهوة مدتها 30 دقيقة وتُحجز فقط بين الساعة 10 صباحًا و2 مساءً.
- لا تحدد مواعيد المقابلات بشكل متتالٍ.
تعرّف على المزيد حول كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة لجدولة قاعات الاجتماعات.
4. نصائح لنتائج أفضل
استخدم لغة بسيطة
لست بحاجة إلى تنسيق أي شيء بطريقة خاصة. فقط اشرح ما تريد بوضوح وافصل بين كل قاعدة بنقطة.
ابدأ ببساطة
لست بحاجة إلى تكوين كامل منذ اليوم الأول. ابدأ بساعات العمل والنبرة ونوع أو نوعين من الاجتماعات. أضف المزيد بمرور الوقت.
صحّح الأخطاء في سلسلة الرسائل
تجنّب أخطاء الجدولة بالتأكد من أن تعليماتك كاملة وغير غامضة. إذا حدث خطأ ما، فيمكنك مراسلة المساعد مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني في سلسلة الرسائل نفسها بتصحيح.
أجرِ التغييرات أثناء العمل
يمكن أن ينمو تكوينك معك. مع تغير جدولك أو تفضيلاتك أو دورك، يمكنك تحديث إعدادك في أي وقت. فقط عدّل ما تحتاجه دون البدء من جديد.
نموذج للتكوين
إليك نقطة بداية قابلة للنسخ واللصق، تأكد من تغيير عنوان البريد الإلكتروني في السطر الأخير إلى أعضاء فريقك الداخليين:
(مرّر المؤشر فوق المربع، تظهر وظيفة النسخ في الزاوية العلوية اليمنى)
Use a friendly and professional tone.
I’m available Monday through Friday from 9 AM to 5 PM.
I do not take meetings between 4:30 and 5:00 PM.
Always ask clients for their availability before offering mine.
Book internal meetings based on my availability.
External calls are 30 minutes on Zoom.
Lunch meetings are 45 minutes at Earl’s.
Follow up once per day, but never on the same day the invite is sent.
Internal team members have email addresses ending in @example.com.