Kombinované rezervační odkazy (společná dostupnost)

Formát odkazu

Kombinovaný odkaz je vaše běžná rezervační adresa URL s více než jedním identifikátorem, přičemž identifikátory jsou spojené znakem +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: výchozí plánovač každé osoby.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: konkrétní plánovač pro každou osobu, zapsaný jako handle_scheduler (identifikátor_plánovač).
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: libovolná kombinace, každá část se vyhodnocuje samostatně.

Jinými slovy: vezměte adresu URL, kterou byste normálně sdíleli, tedy /book/frank/sales, nahraďte lomítko podtržítkem, čímž získáte frank_sales, a znakem + ji spojte s další osobou.

Tři způsoby přidělení schůzky

Ve výchozím nastavení je kombinovaný odkaz společný: volno musí mít všichni a všichni se také schůzky účastní. Chcete-li to změnit, přidejte na konec odkazu ještě jeden token:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: Všichni společně. Pouze časy, kdy má volno každý hostitel; pozváni jsou všichni.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa: První volný. Čas se nabídne, pokud má volno kterýkoli hostitel. Rezervaci převezme první osoba v odkazu, která má v daném čase volno, a schůzky se účastní jen ona.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: Round robin. Stejná dostupnost jako u možnosti První volný, ale rezervace se střídají: na řadu přijde ten, kdo je nejdéle bez rezervace.

Token režimu musí být v odkazu úplně na konci. fa a rr se nikdy nemohou střetnout se skutečným identifikátorem, protože identifikátory mají nejméně pět znaků, takže není nutné nic escapovat.

Vytvoření z ovládacího panelu

Adresu URL nemusíte skládat ručně. Na stránce Plánovače klikněte na Vytvořit kombinovaný odkaz v pravém horním rohu karty Plánovače.

1. Vyberte svůj plánovač
   Zvolte, který z vašich vlastních plánovačů má odkaz řídit, nebo ponechte výchozí. Tento plánovač určuje délku schůzky, rezervační okno, předmět události, časové pásmo, vzhled i případný pracovní postup. Ostatní lidé přispívají pouze svou dostupností.
2. Zvolte, jak se rezervace přidělují
   Vyberte Všichni společně, První volný nebo Round robin (viz výše). Průvodce za vás připojí správný token.
3. Přidejte kolegy
   Zadejte identifikátor každého kolegy, volitelně následovaný znakem _ a názvem jednoho z jeho plánovačů. Můžete také vložit některou z jeho rezervačních adres URL a průvodce ji převede. Jeden odkaz může sdílet až pět osob.
4. Zkopírujte odkaz
   Hotová adresa URL se zobrazí v dolní části dialogu spolu s tlačítkem Kopírovat a tlačítkem Otevřít, abyste ji před sdílením mohli zkontrolovat. Kombinovaný odkaz funguje hned, jakmile vznikne, a není potřeba nic publikovat.
5. Uložte si jej na příště (volitelné)
   Pojmenujte odkaz a klikněte na Uložit. Zobrazí se v části Uložené odkazy ve stejném dialogu, kde jej můžete zkopírovat, znovu otevřít v průvodci a změnit, kdo je jeho součástí, nebo jej odstranit.

Uložené odkazy

Protože kombinovaný odkaz je jen adresa URL, jeho uložení slouží čistě jako vaše záložka: na serveru nic nevytváří a nikoho z uvedených osob neupozorňuje. Uložené odkazy se ukládají s vaším osobním nastavením kalendáře, takže jsou po přihlášení k dispozici na všech vašich zařízeních, a můžete si jich ponechat až 25.

• Kopírovat vloží celou adresu URL do schránky.
• Upravit načte odkaz zpět do průvodce, kde můžete vyměnit kolegu nebo zvolit jiný plánovač, a poté jej uložit místo původního.
• Odstranit smaže záložku. Kdo už adresu URL má, může si přes ni stále rezervovat, protože odstraněním uloženého odkazu se samotný odkaz nedeaktivuje.

Pokud stejnou skupinu osob uložíte podruhé, aktualizuje se název stávající položky a duplikát nevznikne.

Jak se počítá dostupnost

Odkaz v režimu Všichni společně zobrazuje průnik dostupnosti všech účastníků. Termín se nabídne pouze tehdy, když platí všechny následující podmínky:

• Den je zapnutý v týdenní dostupnosti každé osoby.
• Čas leží v překryvu pracovní doby všech osob pro daný den: z 9–17 a 10–15 vznikne 10–15.
• Nikdo není zaneprázdněný, ať už ve svém rezervačním kalendáři, nebo v některém z nastavených „dalších kalendářů ke kontrole“.

Všechno ostatní (délka schůzky, rezervy, minimální předstih, rezervační okno, časové pásmo, vlastní otázky, barva události, videokonference) se přebírá z prvního plánovače v odkazu. Právě do něj se rezervace zapisuje.

První volný a round robin

Tyto dva režimy pravidlo obracejí: termín se nabídne, pokud jej může přijmout kterýkoli hostitel. Dostupnost se vypočítá zvlášť pro každou osobu (podle její vlastní týdenní pracovní doby, jejího rezervačního kalendáře a jejích „dalších kalendářů ke kontrole“) a teprve pak se sloučí, takže plně obsazený kalendář jednoho hostitele nikdy neskryje čas, kdy má volno jiný. Den se v kalendáři zobrazí, jakmile v něm pracuje alespoň jeden hostitel.

Nad avatary stojí na rezervační stránce „Rezervace s jedním z“, aby rezervující věděl, že schůzku bude mít s jednou osobou, a ne s celou skupinou. Délka schůzky, rezervační okno, otázky i vzhled se i v tomto případě přebírají z prvního plánovače v odkazu.

Co se stane, když si někdo rezervuje termín

Všichni společně

• Dostupnost se v okamžiku rezervace znovu ověří u všech, takže termín, který se mezitím obsadil, se odmítne a nedojde k dvojí rezervaci.
• Událost se vytvoří v rezervačním kalendáři první osoby.
• Všichni ostatní z odkazu jsou přidáni jako účastníci, takže se jim schůzka objeví v kalendáři jako pozvánka: jedna událost, jedno vlákno, žádné duplikáty, které by se mohly rozcházet.
• Rezervující osoba i její hosté dostanou pozvánku jako obvykle.
• Odkazy pro přeplánování a zrušení fungují přesně jako u odkazu pro jednu osobu a aktualizují schůzku pro všechny najednou.
• Pokud má první plánovač nastavený pracovní postup, jeho připomenutí, následný e-mail i webhook platí i pro kombinované rezervace.

První volný a round robin

• Kalendář každého hostitele se v okamžiku rezervace ověří samostatně a v úvahu připadají jen hostitelé, kteří mají stále volno.
• První volný přidělí schůzku prvnímu volnému hostiteli podle pořadí v odkazu. Round robin ji přidělí volnému hostiteli, který na tomto odkazu čeká na rezervaci nejdéle. Kdo byl přeskočen, protože byl zaneprázdněný, si své místo na začátku fronty ponechá a o svůj tah nepřijde.
• Schůzka se vytvoří v kalendáři tohoto hostitele a použije barvu události, videokonferenci, popis a pracovní postup z jeho plánovače. Nikdo další z odkazu pozván není.
• Potvrzovací obrazovka rezervujícímu sdělí, s kým má schůzku.
• Přeplánování a zrušení se týká pouze přiděleného hostitele. Přeplánování střídání znovu nespouští: schůzka zůstává u stejné osoby.
• Pořadí střídání v režimu round robin je pro odkaz společné bez ohledu na to, v jakém pořadí byly identifikátory zadány, takže frank+chad+rr i chad+frank+rr se střídají podle stejné fronty.

Řešení potíží

• „Tento rezervační odkaz již není k dispozici.“ Alespoň jeden identifikátor v odkazu nelze vyhodnotit: jde o překlep, odstraněný plánovač nebo přejmenovaný plánovač. Sestavte odkaz znovu z ovládacího panelu.
• Nenabízejí se vůbec žádné časy. Pracovní doby se nejspíš nepřekrývají. Pokud jedna osoba pracuje po–pá 9–17 východního času a druhá po–pá 9–17 ve vzdáleném časovém pásmu, průnik může být skutečně prázdný. Rozšiřte někomu pracovní dobu nebo zkraťte délku schůzky.
• Mnohem méně termínů, než jste čekali. Rezervy a minimální předstih z prvního plánovače platí pro celý odkaz a odečítá se zaneprázdněný čas každé osoby. Viz Upřesnění dostupnosti vašeho plánovače.
• Identifikátor kolegy obsahuje podtržítko. I to funguje. CalendarBridge nejprve zkusí nejdelší možný identifikátor a teprve potom považuje podtržítko za oddělovač plánovače.
• Více než pět osob. Kombinovaný odkaz podporuje nejvýše pět osob.
• Round robin stále vybírá stejnou osobu. Nárok mají pouze hostitelé, kteří mají ve zvoleném čase skutečně volno. Pokud jsou ostatní zaneprázdnění právě v časech, které si rezervující obvykle vybírají, jeden hostitel přirozeně dostane více schůzek. Zkontrolujte týdenní dostupnost a „další kalendáře ke kontrole“ u zaneprázdněných hostitelů.
• Odkaz v režimu První volný nabízí časy, kdy jeden z hostitelů nemůže. Tak je to navrženo: termín se nabízí, protože má volno někdo, a rezervace připadne právě jemu.