Pracovní postupy plánovače: připomenutí a následné e-maily

Každý plánovač umí automatizovat, co se děje kolem rezervované schůzky: až dva e-maily s připomenutím před jejím začátkem a jeden následný e-mail po jejím skončení.

C CalendarBridge Aktualizováno 21. srpna 2026 4 min čtení

Kde to najdete

Pracovní postupy najdete v kroku 5 – Pracovní postup editoru plánovače. Otevřete Plánovače v bočním panelu, klikněte u požadovaného plánovače na Upravit a přejděte na poslední krok. Vše v tomto kroku je volitelné; plánovač s prázdným pracovním postupem se chová přesně jako dosud.

Nastavení pracovního postupu je pro každý plánovač zvlášť. Váš odkaz „30min úvodní hovor“ může posílat připomenutí den předem, zatímco odkaz „Hovor s podporou“ zůstane tichý.

E-maily s připomenutím

Přidejte až dvě připomenutí. Každé má čtyři nastavení:

Odeslat: jak dlouho před začátkem schůzky, od 15 minut až po 1 týden.
Odeslat komu: osobě, která rezervovala, vám, nebo všem na schůzce (včetně hostů).
Předmět: předmět e-mailu.
Zpráva: tělo e-mailu. Základní HTML je povoleno.

Necháte-li předmět nebo zprávu prázdné, CalendarBridge použije rozumnou výchozí hodnotu.

info

Rezervace na poslední chvíli přeskočí propásnutá připomenutí. Pokud si někdo rezervuje schůzku, která začíná za 20 minut, a vy máte nastavené připomenutí „1 den předem“, toto připomenutí se prostě neodešle, muselo by odejít včera. Každé připomenutí, které je stále v budoucnosti, se odešle normálně.

Následný e-mail

Přidejte jeden následný e-mail, odesílaný po skončení schůzky. Odstup sahá od ihned po schůzce až po týden později. Příjemci, předmět i zpráva fungují stejně jako u připomenutí.

Následné e-maily jsou vhodné pro odkaz na zpětnou vazbu, seznam dalších kroků nebo odkaz na rezervaci dalšího termínu.

Zástupné symboly

Předmět i zpráva přijímají zástupné symboly, které se při odeslání nahradí skutečnými údaji o rezervaci:

{invitee_name}: jméno, které zadala osoba, jež rezervovala
{invitee_email}: e-mailová adresa osoby, jež rezervovala
{my_name} / {my_email}: vaše jméno a e-mail tak, jak se zobrazují na rezervační stránce
{subject}: předmět události v kalendáři
{start_time} / {end_time}: čas schůzky, v časovém pásmu a formátu času daného plánovače
{meeting_link}: odkaz na videokonferenci, pokud jej schůzka má
{manage_link}: odkaz na přeložení nebo zrušení této rezervace
{scheduler_name}: název plánovače

Zástupný symbol bez hodnoty (například {meeting_link} u schůzky bez videoodkazu) se vyhodnotí jako nic, místo aby se vypsal surový token.

Co se stane při přeložení a zrušení

Časované kroky se řídí rezervací, nikoli hodinami:

Přeloženo: čekající připomenutí a následný e-mail se přesunou podle nového času schůzky. Kroky, které by nyní spadaly do minulosti, se zahodí.
Zrušeno: všechna čekající připomenutí i následný e-mail se zruší. Nikdo nedostane připomenutí na schůzku, která se nekoná.
Pracovní postup upraven: změny platí pro schůzky rezervované po uložení. Rezervace, které už jsou v kalendáři, si ponechají rozvrh, se kterým byly vytvořeny.

Řešení potíží

Připomenutí nikdy nedorazilo. Zkontrolujte, zda schůzka nebyla rezervována až po okamžiku připomenutí, a ověřte adresu příjemce u rezervace. Připomenutí chodí z adresy booking@calendarbridge.com, prověřte tedy spamové filtry a seznamy povolených odesílatelů.
Vše je vypnuté, ale e-maily stále chodí. To je standardní potvrzení rezervace a samotná pozvánka do kalendáře, které nejsou součástí pracovních postupů.