Kombinierte Buchungslinks (gemeinsame Verfügbarkeit)

Das Linkformat

Ein kombinierter Link ist Ihre normale Buchungs-URL mit mehr als einem Handle darin, verbunden durch +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: der Standard-Terminplaner jeder Person.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: ein bestimmter Terminplaner je Person, geschrieben als handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: beliebig kombinierbar, denn jede Seite wird unabhängig aufgelöst.

Anders gesagt: Nehmen Sie die URL, die Sie normalerweise teilen würden, also /book/frank/sales, ersetzen Sie den Schrägstrich durch einen Unterstrich, sodass frank_sales entsteht, und verbinden Sie das Ergebnis mit + mit der nächsten Person.

Drei Arten, den Termin zuzuweisen

Standardmäßig ist ein kombinierter Link gemeinsam: Alle müssen frei sein, und alle nehmen am Termin teil. Mit einem zusätzlichen Kürzel am Ende des Links ändern Sie das:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: Alle gemeinsam. Nur Zeiten, zu denen jede gastgebende Person frei ist; alle werden eingeladen.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa: Erste verfügbare Person. Eine Zeit wird angeboten, sobald irgendeine gastgebende Person frei ist. Die erste Person im Link, die zu dieser Zeit frei ist, erhält die Buchung und nimmt als Einzige am Termin teil.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: Round Robin. Dieselbe Verfügbarkeit wie bei der ersten verfügbaren Person, aber die Buchungen rotieren: Wer am längsten keine Buchung hatte, ist als Nächstes an der Reihe.

Das Modus-Kürzel muss ganz am Ende des Links stehen. fa und rr können nie mit einem echten Handle kollidieren, da Handles mindestens fünf Zeichen lang sind. Sie müssen also nichts maskieren.

Einen Link im Dashboard erstellen

Sie müssen die URL nicht von Hand zusammensetzen. Klicken Sie auf der Seite Terminplaner oben rechts in der Terminplaner-Karte auf Kombinierten Link erstellen.

1. Ihren Terminplaner auswählen
   Wählen Sie, welcher Ihrer eigenen Terminplaner den Link bestimmen soll, oder belassen Sie es bei Ihrem Standard-Terminplaner. Dieser Terminplaner legt Termindauer, Buchungsfenster, Terminbetreff, Zeitzone, Branding und einen etwaigen Workflow fest. Die anderen Personen steuern nur ihre Verfügbarkeit bei.
2. Festlegen, wie Buchungen zugewiesen werden
   Wählen Sie Alle gemeinsam, Erste verfügbare Person oder Round Robin (siehe oben). Der Assistent hängt das passende Kürzel automatisch an.
3. Ihre Teammitglieder hinzufügen
   Geben Sie das Handle jedes Teammitglieds ein, optional gefolgt von _ und dem Namen eines seiner Terminplaner. Sie können auch eine seiner Buchungs-URLs einfügen, der Assistent wandelt sie dann um. Bis zu fünf Personen können sich einen Link teilen.
4. Den Link kopieren
   Die fertige URL erscheint unten im Dialog mit einer Schaltfläche Kopieren sowie einer Schaltfläche Öffnen, damit Sie den Link vor dem Teilen prüfen können. Ein kombinierter Link funktioniert, sobald er existiert. Sie müssen nichts veröffentlichen.
5. Für das nächste Mal speichern (optional)
   Geben Sie dem Link einen Namen und klicken Sie auf Speichern. Er erscheint im selben Dialog unter Gespeicherte Links. Dort können Sie ihn kopieren, im Assistenten erneut öffnen, um die beteiligten Personen zu ändern, oder löschen.

Gespeicherte Links

Da ein kombinierter Link nur eine URL ist, ist ein gespeicherter Link lediglich ein Lesezeichen für Sie: Es wird nichts auf dem Server angelegt, und die beteiligten Personen werden nicht benachrichtigt. Gespeicherte Links liegen bei Ihren persönlichen Kalendereinstellungen und stehen Ihnen daher nach der Anmeldung auf jedem Gerät zur Verfügung. Sie können bis zu 25 davon speichern.

• Kopieren legt die vollständige URL in die Zwischenablage.
• Bearbeiten lädt den Link zurück in den Assistenten, sodass Sie ein Teammitglied austauschen oder einen anderen Terminplaner wählen und den Eintrag anschließend überschreiben können.
• Löschen entfernt das Lesezeichen. Wer die URL bereits hat, kann weiterhin darüber buchen, denn das Löschen eines gespeicherten Links deaktiviert den Link selbst nicht.

Speichern Sie dieselbe Personengruppe ein zweites Mal, wird nur der Name des vorhandenen Eintrags aktualisiert, statt ein Duplikat anzulegen.

So wird die Verfügbarkeit berechnet

Ein Link im Modus Alle gemeinsam zeigt die Schnittmenge der Verfügbarkeit aller Beteiligten. Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Tag ist in der Wochenverfügbarkeit jeder Person aktiviert.
• Die Uhrzeit liegt in der Überschneidung der Arbeitszeiten aller Beteiligten an diesem Tag: 9 bis 17 Uhr und 10 bis 15 Uhr ergeben 10 bis 15 Uhr.
• Niemand ist belegt, weder im Buchungskalender noch in einem der konfigurierten „zusätzlich zu prüfenden Kalender“.

Alles andere (Termindauer, Puffer, Mindestvorlauf, Buchungsfenster, Zeitzone, eigene Fragen, Terminfarbe, Videokonferenz) stammt vom ersten Terminplaner im Link. In dessen Kalender wird die Buchung eingetragen.

Erste verfügbare Person und Round Robin

Diese beiden Modi kehren die Regel um: Ein Zeitfenster wird angeboten, wenn irgendeine gastgebende Person es übernehmen könnte. Die Verfügbarkeit wird für jede Person einzeln ermittelt (eigene Wochenzeiten, eigener Buchungskalender, eigene „zusätzlich zu prüfende Kalender“) und anschließend zusammengeführt. So verdeckt ein komplett ausgebuchter Kalender nie eine Zeit, die eine andere Person frei hat. Ein Tag erscheint im Kalender, sobald eine gastgebende Person an diesem Tag arbeitet.

Über den Avataren steht auf der Buchungsseite „Buchung mit einer dieser Personen“, damit die buchende Person weiß, dass sie einen Termin mit einer Person und nicht mit der ganzen Gruppe bucht. Termindauer, Buchungsfenster, Fragen und Branding stammen auch hier vom ersten Terminplaner im Link.

Was passiert, wenn jemand bucht

Alle gemeinsam

• Die Verfügbarkeit wird im Moment der Buchung für alle erneut geprüft, sodass ein zwischenzeitlich belegtes Zeitfenster abgelehnt statt doppelt gebucht wird.
• Der Termin wird im Buchungskalender der ersten Person angelegt.
• Alle anderen im Link werden als Teilnehmende hinzugefügt, sodass der Termin als Einladung in ihren Kalendern landet: ein Termin, ein Verlauf, keine Duplikate, die auseinanderlaufen können.
• Die buchende Person und ihre Gäste werden wie gewohnt eingeladen.
• Links zum Verschieben und Stornieren funktionieren genau wie bei einem Link für eine einzelne Person und aktualisieren den Termin für alle gleichzeitig.
• Hat der erste Terminplaner einen Workflow, gelten dessen Erinnerungen, Follow-up und Webhook auch für kombinierte Buchungen.

Erste verfügbare Person und Round Robin

• Im Moment der Buchung wird der Kalender jeder gastgebenden Person einzeln geprüft. Nur wer dann noch frei ist, kommt infrage.
• Bei Erste verfügbare Person erhält die erste freie Person in der Reihenfolge des Links den Termin. Bei Round Robin erhält ihn die freie Person, deren letzte Buchung über diesen Link am längsten zurückliegt. Wer übersprungen wurde, weil er belegt war, behält seinen Platz vorne in der Warteschlange und verliert seine Runde nicht.
• Der Termin wird im Kalender dieser Person angelegt, mit Terminfarbe, Videokonferenz, Beschreibung und Workflow ihres Terminplaners. Niemand sonst im Link wird eingeladen.
• Auf der Bestätigungsseite sieht die buchende Person, bei wem sie gebucht hat.
• Verschieben und Stornieren betreffen nur die zugewiesene Person. Beim Verschieben wird die Rotation nicht neu ausgeführt: Der Termin bleibt bei derselben Person.
• Die Round-Robin-Rotation gilt für den Link unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Handles eingegeben wurden. frank+chad+rr und chad+frank+rr teilen sich also dieselbe Warteschlange.

Fehlerbehebung

• „Dieser Buchungslink ist nicht mehr verfügbar.“ Mindestens ein Handle im Link wird nicht aufgelöst, etwa wegen eines Tippfehlers, eines gelöschten Terminplaners oder eines umbenannten Terminplaner-Namens. Erstellen Sie den Link im Dashboard neu.
• Es werden gar keine Zeiten angeboten. Wahrscheinlich überschneiden sich die Arbeitszeiten nicht. Wenn eine Person Mo bis Fr von 9 bis 17 Uhr Eastern Time arbeitet und eine andere Mo bis Fr von 9 bis 17 Uhr in einer weit entfernten Zeitzone, kann die Schnittmenge tatsächlich leer sein. Erweitern Sie die Arbeitszeiten einer Person oder verkürzen Sie die Termindauer.
• Deutlich weniger Zeiten als erwartet. Puffer und Mindestvorlauf des ersten Terminplaners gelten für den gesamten Link, und die belegten Zeiten jeder Person werden abgezogen. Siehe Verfügbarkeit Ihres Planers verfeinern.
• Das Handle eines Teammitglieds enthält einen Unterstrich. Das funktioniert trotzdem. CalendarBridge probiert zuerst das längstmögliche Handle, bevor ein Unterstrich als Trennzeichen für den Terminplaner behandelt wird.
• Mehr als fünf Personen. Ein kombinierter Link unterstützt bis zu fünf Personen.
• Round Robin wählt immer wieder dieselbe Person. Nur wer zur gewählten Zeit tatsächlich frei ist, kommt infrage. Sind die anderen zu den Zeiten, die Buchende meist wählen, belegt, erhält eine Person naturgemäß mehr Termine. Prüfen Sie die Wochenverfügbarkeit und die „zusätzlich zu prüfenden Kalender“ der belegten Personen.
• Ein Link mit erster verfügbarer Person zeigt Zeiten, zu denen eine gastgebende Person nicht kann. Das ist so gewollt: Das Zeitfenster wird angeboten, weil jemand frei ist, und die Buchung geht an genau diese Person.