Planer-Workflows: Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails

Jeder Terminplaner kann automatisieren, was rund um einen gebuchten Termin passiert: bis zu zwei Erinnerungs-E-Mails vor dem Beginn und eine Follow-up-E-Mail nach dem Ende.

C CalendarBridge Aktualisiert am 21. August 2026 4 Min. Lesezeit

Wo Sie es finden

Workflows liegen in Schritt 5 – Workflow des Terminplaner-Editors. Öffnen Sie Terminplaner in der Seitenleiste, klicken Sie beim gewünschten Terminplaner auf Bearbeiten und scrollen Sie zum letzten Schritt. Alles in diesem Schritt ist optional; ein Terminplaner mit leerem Workflow verhält sich genau wie bisher.

Workflow-Einstellungen gelten pro Terminplaner. Ihr Link „30 Min. Kennenlernen“ kann eine Erinnerung einen Tag vorher senden, während Ihr Link „Support-Gespräch“ stumm bleibt.

Erinnerungs-E-Mails

Fügen Sie bis zu zwei Erinnerungen hinzu. Jede hat vier Einstellungen:

Senden: wie lange vor Terminbeginn, von 15 Minuten bis zu 1 Woche.
Senden an: die buchende Person, Sie selbst oder alle Teilnehmenden des Termins (einschließlich Gäste).
Betreff: die Betreffzeile der E-Mail.
Nachricht: der E-Mail-Text. Einfaches HTML ist erlaubt.

Lassen Sie Betreff oder Nachricht leer, verwendet CalendarBridge eine sinnvolle Vorgabe.

info

Kurzfristige Buchungen überspringen vergangene Erinnerungen. Bucht jemand einen Termin, der in 20 Minuten beginnt, und Sie haben eine Erinnerung „1 Tag vorher“ konfiguriert, wird diese Erinnerung einfach nicht gesendet, denn sie hätte gestern hinausgehen müssen. Jede Erinnerung, die noch in der Zukunft liegt, wird normal gesendet.

Follow-up-E-Mail

Fügen Sie eine Follow-up-E-Mail hinzu, die nach Terminende gesendet wird. Der Abstand reicht von direkt nach dem Termin bis zu einer Woche danach. Empfänger, Betreff und Nachricht funktionieren genau wie bei Erinnerungen.

Follow-ups eignen sich gut für einen Feedback-Link, eine Checkliste mit nächsten Schritten oder einen Link zum Buchen der nächsten Sitzung.

Platzhalter

Sowohl Betreff als auch Nachricht akzeptieren Platzhalter, die beim Versand durch die echten Buchungsdetails ersetzt werden:

{invitee_name}: der Name, den die buchende Person eingegeben hat
{invitee_email}: die E-Mail-Adresse der buchenden Person
{my_name} / {my_email}: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, wie auf der Buchungsseite angezeigt
{subject}: die Betreffzeile des Kalendertermins
{start_time} / {end_time}: die Terminzeit, in Zeitzone und Zeitformat des Terminplaners
{meeting_link}: der Videokonferenz-Link, falls der Termin einen hat
{manage_link}: der Link zum Verschieben oder Stornieren dieser Buchung
{scheduler_name}: der Name des Terminplaners

Ein Platzhalter ohne Wert, zum Beispiel {meeting_link} bei einem Termin ohne Videolink, wird zu nichts aufgelöst, statt das rohe Token auszugeben.

Was beim Verschieben und Stornieren passiert

Zeitgesteuerte Schritte richten sich nach der Buchung, nicht nach der Uhr:

Verschoben: ausstehende Erinnerungen und das Follow-up wandern auf die neue Terminzeit. Schritte, die dann in der Vergangenheit lägen, entfallen.
Storniert: jede ausstehende Erinnerung und das Follow-up werden abgebrochen. Niemand erhält eine Erinnerung an einen Termin, der nicht stattfindet.
Workflow bearbeitet: Änderungen gelten für Termine, die nach dem Speichern gebucht werden. Bereits im Kalender stehende Buchungen behalten den Zeitplan, mit dem sie erstellt wurden.

Fehlerbehebung

Erinnerung kam nie an. Prüfen Sie, ob der Termin erst nach dem Erinnerungszeitpunkt gebucht wurde, und kontrollieren Sie die Empfängeradresse der Buchung. Erinnerungen kommen von booking@calendarbridge.com, prüfen Sie also Spamfilter und Zulassungslisten.
Alles ist aus, aber es kommen trotzdem E-Mails. Das sind die übliche Buchungsbestätigung und die Kalendereinladung selbst, die nicht zu den Workflows gehören.