Ihren KI-Planungsassistenten verwenden
Sobald Ihr Assistent eingerichtet ist, können Sie sich in einem E-Mail-Thread mit anderen abstimmen oder Ihren eigenen Zeitplan direkt verwalten. Dieser Leitfaden erklärt, wie der Assistent in jedem Szenario arbeitet.
So verwenden Sie Ihren Assistenten in verschiedenen Szenarien
Sobald Ihr Assistent eingerichtet ist, können Sie auf drei Arten mit ihm interagieren:
- Fügen Sie ihn zu einer bestehenden E-Mail-Konversation hinzu
- Beziehen Sie ihn ein, wenn Sie eine neue E-Mail mit anderen beginnen
- Schreiben oder chatten Sie direkt mit ihm
Wie Sie ihn nutzen, hängt davon ab, ob Sie sich mit anderen Personen abstimmen oder Ihren eigenen Zeitplan verwalten.
Wenn andere beteiligt sind, beziehen Sie den Assistenten in die E-Mail-Konversation ein, damit er sich direkt im Thread abstimmen kann.
Wenn Sie Ihre eigene Zeit, Erinnerungen oder Vorbereitungsarbeiten verwalten, schreiben Sie dem Assistenten direkt oder nutzen Sie den Chat im Unified Calendar.
Die folgenden Abschnitte erklären, wie der Assistent in jedem Szenario arbeitet.
Wenn er in eine E-Mail-Konversation einbezogen wird
Wenn er zu einem Thread hinzugefügt wird, übernimmt der Assistent die Planung und Koordination direkt innerhalb der Konversation.
Er kann Termine vorschlagen, Besprechungen planen oder verschieben, wiederkehrende Termine festlegen, einzelne Besprechungen innerhalb einer Gruppe planen, die Diskussion in einen bestätigten Kalendertermin umwandeln, Räume buchen, Konferenzdetails hinzufügen, gemeinsam genutzte Ressourcen einbeziehen, bei Teilnehmern nachfassen, Erinnerungen senden und die Teilnahme bestätigen.
Beispiel:
“Bitte finde nächste Woche einen Termin für alle in diesem Thread.”
Wenn Sie dem Assistenten direkt schreiben
Wenn er direkt kontaktiert wird, verwaltet der Assistent Ihren persönlichen Kalender und Ihre Erinnerungen.
Er kann Besprechungen planen, Fokuszeit blockieren, Termine verschieben oder absagen, Reise- oder Vorbereitungszeit hinzufügen, persönliche Erinnerungen erstellen, Erinnerungen für Fristen planen und Erinnerungs-E-Mails zu einer bestimmten Uhrzeit senden.
Beispiel:
“Blockiere morgen Vormittag zwei Stunden.”
“Erinnere mich nächsten Mittwoch um 14 Uhr daran, den Bericht einzureichen.”
Personen namentlich referenzieren
Der Assistent nutzt den Kontext aus Ihrem Kalender und früheren Einladungen, um den richtigen Empfänger zu identifizieren. Wenn jemand in früheren Besprechungen einbezogen war oder in Ihren E-Mail-Kontakten vorhanden ist, können Sie ihn direkt referenzieren:
- “Plane nächste Woche einen Termin mit Mark.”
- “Erinnere Sarah um 13 Uhr an die Besprechung um 15 Uhr.”
- “Fasse morgen Vormittag bei Paul nach.”
Wenn jemand noch nicht erkannt wird, können Sie ihn einmalig definieren:
“Die E-Mail-Adresse meines Chefs Mark ist mark@company.com.”
“John aus der Finanzabteilung ist john@company.com.”
Danach können Sie in zukünftigen Anfragen einfach den Namen verwenden.
Personen in einem Thread referenzieren
Wenn der Assistent in eine E-Mail-Konversation einbezogen ist, können Sie folgende Personen referenzieren:
“Alle in diesem Thread.”
“Alle Teilnehmer.”
“Alle, die noch nicht geantwortet haben.”
Der Assistent identifiziert die Teilnehmer automatisch und stimmt sich entsprechend ab.
Kontaktgruppen verwenden
Wenn Sie Kontaktgruppen in Outlook oder Kontaktbezeichnungen in Google verwenden, kann der Assistent die Mitglieder dieser Gruppen bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage identifizieren. So können Sie ganze Teams planen oder an sie Erinnerungen senden, ohne jede E-Mail-Adresse einzeln auflisten zu müssen.
Zum Beispiel:
“Plane nächste Woche eine Besprechung mit dem Dev-Team.”
“Sende der Führungsebene morgen um 9 Uhr eine Erinnerung.”
Wenn “Dev-Team” oder “Führungsebene” als gespeicherte Kontaktgruppe in Outlook oder als Bezeichnung in Google Kontakte existiert, erweitert der Assistent diese Gruppe und stimmt sich mit allen Mitgliedern ab.
Gemeinsam genutzte Ressourcen und Räume buchen
Sie können gemeinsam genutzte Ressourcen wie Konferenzräume in den Einstellungen Ihres Assistenten konfigurieren. Einmal hinzugefügt, kann der Assistent sie auf dieselbe Weise planen, wie er Personen plant.
Zum Beispiel:
westroom@boomscan.info fasst 5 Personen
southroom@boomscan.info fasst 30 Personen
eastroom@boomscan.info fasst 10 Personen
northroom@boomscan.info fasst 10 Personen
Nachdem Sie sie in Ihrer Konfiguration hinzugefügt haben, können Sie sie in einer Anfrage ganz natürlich referenzieren:
“Buche den South Room.”
“Plane dies im East Room.”
“Füge einen Raum hinzu, der für 10 Personen ausreicht.”
Der Assistent prüft die Verfügbarkeit sowohl der Teilnehmer als auch der Räume, bevor er die Besprechung bestätigt.
Sobald Sie die E-Mail-Adresse assistant@ai.calendarbridge.com hinzugefügt haben, lehnen Sie sich zurück und lassen Sie ihn die Arbeit erledigen. Es ist keine weitere Interaktion von Ihrer Seite erforderlich, und der Assistent kümmert sich um alles, um den Termin zu vereinbaren, ihn mit der angeschriebenen Person zu besprechen und den Termin Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Einfach, schnell und sehr effizient!
Arbeiten mit E-Mail-Threads, Anhängen und Bildern
Der Assistent benötigt keine perfekt strukturierten Anfragen. Er kann relevante Informationen aus E-Mail-Threads, weitergeleiteten Nachrichten, Anhängen und Bildern extrahieren.
E-Mail-Threads weiterleiten
Sie können eine bestehende E-Mail-Kette weiterleiten und den Assistenten bitten, tätig zu werden.
Zum Beispiel:
Leiten Sie eine Konversation über eine vorgeschlagene Besprechung weiter und sagen Sie: “Bitte finde einen Termin, der für alle passt, und plane dies.”
Leiten Sie einen Projektumfang mit eingebetteten Terminen weiter und sagen Sie: “Füge die Meilenstein-Fristen meinem Kalender hinzu.”
Leiten Sie einen langen Thread weiter und sagen Sie: “Fasse die wichtigsten Termine zusammen und plane, was nötig ist.”
Der Assistent liest den Thread, identifiziert Termine, Teilnehmer und Kontext und erstellt oder aktualisiert die Kalendertermine entsprechend.
E-Mails in Termine umwandeln
Wenn eine E-Mail bereits die nötigen Details enthält, können Sie einfach anweisen:
“Füge dies meinem Kalender hinzu.”
“Erstelle einen Termin basierend auf den unten stehenden Informationen.”
“Halte diesen Termin frei, während wir die Details klären.”
Der Assistent extrahiert Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer direkt aus der Nachricht.
Fotos, Screenshots und Anhänge verwenden
Sie können auch Bilder oder Dateien senden, anstatt die Details manuell einzugeben.
Zum Beispiel:
Machen Sie ein Foto von einer Terminkarte und senden Sie es per E-Mail mit: “Füge dies meinem Kalender hinzu.”
Machen Sie einen Screenshot eines Konzert-Flyers und sagen Sie: “Füge diesen Termin hinzu und erinnere mich eine Woche vorher daran, Tickets zu kaufen.”
Leiten Sie einen Stundenplan weiter und sagen Sie: “Füge alle diese Termine meinem Kalender hinzu.”
Hängen Sie ein PDF mit einem Projektzeitplan an und sagen Sie: “Füge die Fristen als Kalendertermine hinzu.”
Der Assistent liest das Bild oder Dokument, identifiziert relevante Termine und Details und erstellt die entsprechenden Kalendereinträge.