Enlaces de reserva combinados (disponibilidad colectiva)

El formato del enlace

Un enlace combinado es su URL de reserva habitual con más de un identificador, unidos por +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: el programador predeterminado de cada persona.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: un programador concreto para cada persona, escrito como handle_scheduler (identificador y nombre del programador).
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: combínelos como quiera; cada parte se resuelve de forma independiente.

Dicho de otro modo: tome la URL que compartiría normalmente, /book/frank/sales, sustituya la barra por un guion bajo para obtener frank_sales y únala a la siguiente persona con +.

Tres formas de asignar la reunión

De forma predeterminada, un enlace combinado es colectivo: todos tienen que estar libres y todos acaban en la reunión. Añada un elemento más al final del enlace para cambiarlo:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: Todos juntos. Solo los horarios en los que todos los anfitriones están libres; se invita a todos.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa: Primer disponible. Se ofrece un horario si cualquiera de los anfitriones está libre. La primera persona del enlace que esté libre a esa hora se queda con la reserva, y solo ella participa en la reunión.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: Round robin. La misma disponibilidad que en primer disponible, pero las reservas se reparten por turnos: la siguiente va para quien lleve más tiempo sin recibir una.

El indicador de modo tiene que ir al final del enlace. fa y rr nunca pueden coincidir con un identificador real, ya que los identificadores tienen al menos cinco caracteres, así que no hay que escapar nada.

Crear uno desde el panel

No tiene que montar la URL a mano. En la página Programadores, haga clic en Crear un enlace combinado, arriba a la derecha de la tarjeta Programadores.

1. Elija su programador
   Elija cuál de sus propios programadores debe regir el enlace, o deje el predeterminado. Ese programador define la duración de la reunión, la ventana de reserva, el asunto del evento, la zona horaria, la marca y cualquier flujo de trabajo. Las demás personas solo aportan su disponibilidad.
2. Elija cómo se asignan las reservas
   Seleccione Todos juntos, Primer disponible o Round robin (consulte más arriba). El asistente añade automáticamente el indicador correcto.
3. Añada a sus compañeros
   Escriba el identificador de cada compañero, opcionalmente seguido de _ y el nombre de uno de sus programadores. También puede pegar una de sus URL de reserva y el asistente la convertirá. Hasta cinco personas pueden compartir un enlace.
4. Copie el enlace
   La URL final aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo con un botón Copiar y un botón Abrir para que pueda comprobarla antes de compartirla. Un enlace combinado funciona en cuanto existe y no hay nada que publicar.
5. Guárdelo para la próxima vez (opcional)
   Póngale un nombre al enlace y haga clic en Guardar. Aparecerá en Enlaces guardados dentro del mismo cuadro de diálogo, donde puede copiarlo, volver a abrirlo en el asistente para cambiar quién participa o eliminarlo.

Enlaces guardados

Como un enlace combinado es simplemente una URL, guardarlo equivale a crear un marcador para usted: no crea nada en el servidor ni avisa a las personas incluidas. Los enlaces guardados se almacenan con la configuración personal de su calendario, así que le acompañan en todos los dispositivos donde inicie sesión, y puede conservar hasta 25.

• Copiar coloca la URL completa en el portapapeles.
• Editar vuelve a cargar el enlace en el asistente para que pueda cambiar a un compañero o apuntar a otro programador, y luego guardarlo encima.
• Eliminar borra el marcador. Quien ya tenga la URL podrá seguir reservando con ella, porque eliminar un enlace guardado no desactiva el enlace en sí.

Si guarda dos veces el mismo grupo de personas, se actualiza el nombre de la entrada existente en lugar de crear un duplicado.

Cómo se calcula la disponibilidad

Un enlace Todos juntos muestra la intersección de la disponibilidad de todos. Solo se ofrece un hueco cuando se cumple todo lo siguiente:

• El día está activado en la disponibilidad semanal de todas las personas.
• La hora está dentro del solapamiento del horario laboral de todos ese día: un horario de 9 a 17 y otro de 10 a 15 dan como resultado de 10 a 15.
• Nadie está ocupado, ni en su calendario de reservas ni en los «calendarios adicionales que comprobar» que haya configurado.

Todo lo demás (duración de la reunión, márgenes, aviso mínimo, ventana de reserva, zona horaria, preguntas personalizadas, color del evento, videoconferencia) proviene del primer programador del enlace. Es en ese programador donde se registra la reserva.

Primer disponible y round robin

Estos dos modos invierten la regla: se ofrece un hueco si cualquier anfitrión puede atenderlo. La disponibilidad se calcula por separado para cada persona (su propio horario semanal, su propio calendario de reservas y sus propios «calendarios adicionales que comprobar») y después se combina, de modo que un anfitrión con la agenda llena nunca oculta un horario que otro tiene libre. Un día aparece en el calendario en cuanto un anfitrión trabaja ese día.

La página de reserva indica «Reserva con uno de» encima de los avatares para que quien reserva sepa que se reunirá con una sola persona y no con todo el grupo. La duración de la reunión, la ventana de reserva, las preguntas y la marca siguen procediendo del primer programador del enlace.

Qué ocurre cuando alguien reserva

Todos juntos

• La disponibilidad se vuelve a comprobar para todos en el momento de reservar, así que un hueco que se haya ocupado mientras tanto se rechaza en lugar de reservarse dos veces.
• El evento se crea en el calendario de reservas de la primera persona.
• El resto de personas del enlace se añaden como asistentes, de modo que la reunión llega a sus calendarios como una invitación: un solo evento, un solo hilo y ningún duplicado que pueda desincronizarse.
• Quien reserva y sus invitados reciben la invitación como siempre.
• Los enlaces para reprogramar y cancelar funcionan igual que en un enlace de una sola persona, y actualizan la reunión para todos a la vez.
• Si el primer programador tiene un flujo de trabajo, sus recordatorios, su seguimiento y su webhook también se aplican a las reservas combinadas.

Primer disponible y round robin

• El calendario de cada anfitrión se comprueba individualmente en el momento de reservar, y solo los anfitriones que siguen libres son candidatos.
• Primer disponible asigna la reserva al primer anfitrión libre según el orden del enlace. Round robin la asigna al anfitrión libre que lleve más tiempo esperando desde su última reserva en este enlace; si alguien se salta porque estaba ocupado, conserva su lugar al principio de la cola en lugar de perder el turno.
• La reunión se crea en el calendario de ese anfitrión, con el color de evento, la videoconferencia, la descripción y el flujo de trabajo de su programador. No se invita a nadie más del enlace.
• La pantalla de confirmación indica a quien reserva con quién se reunirá.
• Reprogramar y cancelar solo afectan al anfitrión asignado. Reprogramar no vuelve a ejecutar la rotación: la reunión se queda con la misma persona.
• La rotación de round robin es compartida en todo el enlace, sin importar el orden en que se escribieron los identificadores, así que frank+chad+rr y chad+frank+rr se turnan en la misma cola.

Resolución de problemas

• «Este enlace de reserva ya no está disponible». Al menos un identificador del enlace no se resuelve: un error tipográfico, un programador eliminado o un programador al que se le cambió el nombre. Vuelva a crear el enlace desde el panel.
• No se ofrece ningún horario. Lo más probable es que los horarios laborales no se solapen. Si una persona trabaja de lunes a viernes de 9 a 17 (hora del Este) y otra de lunes a viernes de 9 a 17 en una zona horaria lejana, la intersección puede estar realmente vacía. Amplíe el horario de alguien o acorte la duración de la reunión.
• Muchos menos horarios de los esperados. Los márgenes y el aviso mínimo del primer programador se aplican a todo el enlace, y se resta el tiempo ocupado de cada persona. Consulte Afinar la disponibilidad de su programador.
• El identificador de un compañero contiene un guion bajo. Sigue funcionando. CalendarBridge prueba primero el identificador más largo posible antes de tratar un guion bajo como separador del programador.
• Más de cinco personas. Un enlace combinado admite hasta cinco.
• Round robin elige siempre a la misma persona. Solo pueden recibir la reserva los anfitriones que estén realmente libres a la hora elegida, así que si los demás están ocupados en los horarios que suelen elegir quienes reservan, es natural que un anfitrión reciba más. Revise la disponibilidad semanal y los «calendarios adicionales que comprobar» de los anfitriones ocupados.
• Un enlace de primer disponible muestra horarios en los que un anfitrión no puede. Es así por diseño: el hueco se ofrece porque alguien está libre, y la reserva se asigna a esa persona.