Flujos de trabajo del programador: correos de recordatorio y seguimiento
Cada programador puede automatizar lo que ocurre alrededor de una reunión reservada: hasta dos correos de recordatorio antes de que empiece y uno de seguimiento después de que termine.
Dónde encontrarlo
Los flujos de trabajo están en el paso 5, Flujo de trabajo, del editor del programador. Abra Programadores desde la barra lateral, haga clic en Editar en el programador que quiera automatizar y desplácese hasta el último paso. Todo en este paso es opcional; un programador con un flujo de trabajo vacío se comporta exactamente como siempre.
La configuración del flujo de trabajo es por programador. Su enlace de «presentación de 30 min» puede enviar un recordatorio con un día de antelación mientras su enlace de «llamada de soporte» permanece en silencio.
Correos de recordatorio
Añada hasta dos recordatorios. Cada uno tiene cuatro ajustes:
- Enviar: con cuánta antelación al inicio de la reunión, desde 15 minutos hasta 1 semana.
- Enviar a: la persona que reservó, usted, o todos los asistentes a la reunión (invitados incluidos).
- Asunto: la línea de asunto del correo.
- Mensaje: el cuerpo del correo. Se admite HTML básico.
Si deja el asunto o el mensaje en blanco, CalendarBridge usa un valor predeterminado razonable.
Correo de seguimiento
Añada un seguimiento, enviado después de que termine la reunión. El desfase va desde justo después de la reunión hasta una semana más tarde. El destinatario, el asunto y el mensaje funcionan igual que en los recordatorios.
Los seguimientos son un buen sitio para un enlace de opinión, una lista de próximos pasos o un enlace para «reservar la siguiente sesión».
Marcadores
Tanto el asunto como el mensaje aceptan marcadores, que se sustituyen por los datos reales de la reserva cuando se envía el correo:
{invitee_name}: el nombre que introdujo quien reservó{invitee_email}: la dirección de correo de quien reservó{my_name}/{my_email}: su nombre y su correo tal como aparecen en la página de reserva{subject}: la línea de asunto del evento de calendario{start_time}/{end_time}: la hora de la reunión, en la zona horaria y el formato de hora del programador{meeting_link}: el enlace de videoconferencia, si la reunión tiene uno{manage_link}: el enlace para reprogramar o cancelar esta reserva{scheduler_name}: el nombre del programador
Un marcador sin valor (por ejemplo {meeting_link} en una reunión sin enlace de vídeo) se resuelve como nada en lugar de imprimir el token tal cual.
Qué pasa al reprogramar y al cancelar
Los pasos programados siguen a la reserva, no al reloj:
- Reprogramada: los recordatorios pendientes y el seguimiento se mueven para ajustarse a la nueva hora de la reunión. Los pasos que ahora quedarían en el pasado se descartan.
- Cancelada: se cancelan todos los recordatorios pendientes y el seguimiento. Nadie recibe un recordatorio de una reunión que no va a celebrarse.
- Flujo de trabajo editado: los cambios se aplican a las reuniones reservadas después de guardar. Las reservas que ya están en el calendario conservan la programación con la que se crearon.
Resolución de problemas
- El recordatorio nunca llegó. Compruebe si la reunión se reservó después del momento del recordatorio y confirme la dirección del destinatario en la reserva. Los recordatorios se envían desde
booking@calendarbridge.com: revise filtros de spam y listas de permitidos. - Está todo desactivado pero siguen llegando correos. Son la confirmación de reserva estándar y la propia invitación de calendario, que no forman parte de los flujos de trabajo.