Liens de réservation combinés (disponibilité collective)

Le format du lien

Un lien combiné est votre URL de réservation habituelle contenant plusieurs identifiants, reliés par + :

• calendarbridge.com/book/frank+chad : le planificateur par défaut de chaque personne.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales : un planificateur précis pour chaque personne, écrit sous la forme handle_scheduler (identifiant, tiret bas, nom du planificateur).
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales : à combiner librement, chaque partie est résolue indépendamment.

Autrement dit, prenez l’URL que vous partageriez normalement, /book/frank/sales, remplacez la barre oblique par un tiret bas pour obtenir frank_sales, puis reliez-la à la personne suivante par un +.

Trois façons d’attribuer la réunion

Par défaut, un lien combiné est collectif : tout le monde doit être libre, et tout le monde participe à la réunion. Ajoutez un élément de plus à la fin du lien pour changer ce comportement :

• calendarbridge.com/book/frank+chad : Tout le monde ensemble. Uniquement les créneaux où chaque hôte est libre ; tous sont invités.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa : Premier disponible. Un créneau est proposé dès qu’un hôte est libre. La première personne du lien disponible à ce moment-là prend la réservation, et elle seule participe à la réunion.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr : Round robin. Même disponibilité qu’en premier disponible, mais les réservations tournent : la personne qui attend depuis le plus longtemps sans réservation passe en premier.

L’élément de mode doit être la dernière chose dans le lien. fa et rr ne peuvent jamais entrer en conflit avec un véritable identifiant, puisque les identifiants comptent au moins cinq caractères : il n’y a donc rien à échapper.

En créer un depuis le tableau de bord

Vous n’avez pas à assembler l’URL à la main. Sur la page Planificateurs, cliquez sur Créer un lien combiné en haut à droite de la carte Planificateurs.

1. Choisissez votre planificateur
   Choisissez lequel de vos planificateurs doit piloter le lien, ou laissez celui par défaut. Ce planificateur définit la durée de la réunion, la fenêtre de réservation, l’objet de l’événement, le fuseau horaire, l’identité visuelle et un éventuel workflow. Les autres personnes n’apportent que leur disponibilité.
2. Choisissez comment les réservations sont attribuées
   Sélectionnez Tout le monde ensemble, Premier disponible ou Round robin (voir ci-dessus). L’assistant ajoute l’élément approprié à votre place.
3. Ajoutez vos collègues
   Saisissez l’identifiant de chaque collègue, éventuellement suivi de _ et du nom de l’un de ses planificateurs. Vous pouvez aussi coller l’une de ses URL de réservation et l’assistant la convertira. Jusqu’à cinq personnes peuvent partager un même lien.
4. Copiez le lien
   L’URL finale apparaît en bas de la boîte de dialogue avec un bouton Copier, ainsi qu’un bouton Ouvrir pour la vérifier avant de la partager. Un lien combiné fonctionne dès qu’il existe : il n’y a rien à publier.
5. Enregistrez-le pour la prochaine fois (facultatif)
   Donnez un nom au lien et cliquez sur Enregistrer. Il apparaît sous Liens enregistrés dans la même boîte de dialogue, où vous pouvez le copier, le rouvrir dans l’assistant pour changer les personnes concernées, ou le supprimer.

Liens enregistrés

Comme un lien combiné n’est qu’une URL, l’enregistrer revient simplement à créer un signet pour vous : cela ne crée rien sur le serveur et ne prévient pas les personnes concernées. Les liens enregistrés sont stockés avec vos paramètres d’agenda personnels, ils vous suivent donc d’un appareil à l’autre, et vous pouvez en conserver jusqu’à 25.

• Copier place l’URL complète dans le presse-papiers.
• Modifier recharge le lien dans l’assistant pour remplacer un collègue ou pointer vers un autre planificateur, puis l’enregistrer par-dessus.
• Supprimer retire le signet. Quiconque possède déjà l’URL peut toujours réserver avec, car supprimer un lien enregistré ne désactive pas le lien lui-même.

Enregistrer deux fois le même ensemble de personnes met à jour le nom de l’entrée existante au lieu de créer un doublon.

Comment la disponibilité est calculée

Un lien Tout le monde ensemble affiche l’intersection des disponibilités de chacun. Un créneau n’est proposé que si toutes ces conditions sont réunies :

• Le jour est activé dans la disponibilité hebdomadaire de chaque personne.
• L’heure se situe dans le chevauchement des horaires de travail de tous ce jour-là : un 9 h-17 h et un 10 h-15 h donnent 10 h-15 h.
• Personne n’est occupé, ni sur son agenda de réservation ni sur les « agendas supplémentaires à vérifier » qu’il a configurés.

Tout le reste (durée de la réunion, marges, préavis minimum, fenêtre de réservation, fuseau horaire, questions personnalisées, couleur de l’événement, visioconférence) provient du premier planificateur du lien. C’est dans celui-ci que la réservation est écrite.

Premier disponible et round robin

Ces deux modes inversent la règle : un créneau est proposé si n’importe quel hôte peut le prendre. La disponibilité est calculée séparément pour chaque personne (ses propres horaires hebdomadaires, son propre agenda de réservation, ses propres « agendas supplémentaires à vérifier »), puis combinée : un hôte entièrement pris ne masque donc jamais un créneau qu’un autre hôte a de libre. Un jour apparaît dans le calendrier dès qu’un seul hôte y travaille.

La page de réservation indique « Réservation avec l’une de ces personnes » au-dessus des avatars, pour que la personne qui réserve sache qu’elle obtiendra un seul interlocuteur et non tout le groupe. La durée de la réunion, la fenêtre de réservation, les questions et l’identité visuelle proviennent toujours du premier planificateur du lien.

Ce qui se passe quand quelqu’un réserve

Tout le monde ensemble

• La disponibilité est revérifiée pour tout le monde au moment de la réservation : un créneau entre-temps occupé est refusé plutôt que réservé en double.
• L’événement est créé dans l’agenda de réservation de la première personne.
• Toutes les autres personnes du lien sont ajoutées comme participants, si bien que la réunion arrive dans leurs agendas sous forme d’invitation : un seul événement, un seul fil, aucun doublon susceptible de diverger.
• La personne qui réserve et ses invités sont conviés comme d’habitude.
• Les liens de report et d’annulation fonctionnent exactement comme pour un lien individuel et mettent la réunion à jour pour tout le monde en même temps.
• Si le premier planificateur possède un workflow, ses rappels, son suivi et son webhook s’appliquent aussi aux réservations combinées.

Premier disponible et round robin

• L’agenda de chaque hôte est vérifié individuellement au moment de la réservation, et seuls les hôtes encore libres sont retenus.
• Premier disponible attribue la réunion au premier hôte libre dans l’ordre du lien. Round robin l’attribue à l’hôte libre qui attend depuis le plus longtemps sa dernière réservation sur ce lien. Une personne sautée parce qu’elle était occupée garde sa place en tête de file au lieu de perdre son tour.
• La réunion est créée dans l’agenda de cet hôte, avec la couleur d’événement, la visioconférence, la description et le workflow de son planificateur. Personne d’autre sur le lien n’est invité.
• L’écran de confirmation indique à la personne qui réserve avec qui elle a rendez-vous.
• Le report et l’annulation ne concernent que l’hôte attribué. Un report ne relance pas la rotation : la réunion reste avec la même personne.
• La rotation round robin est commune à tout le lien, quel que soit l’ordre dans lequel les identifiants ont été saisis : frank+chad+rr et chad+frank+rr puisent donc dans la même file.

Dépannage

• « Ce lien de réservation n’est plus disponible. » Au moins un identifiant du lien n’est pas résolu : une faute de frappe, un planificateur supprimé ou un nom de planificateur modifié. Reconstruisez le lien depuis le tableau de bord.
• Aucun créneau n’est proposé. Les horaires de travail ne se chevauchent probablement pas. Si une personne travaille du lundi au vendredi de 9 h à 17 h en heure de l’Est et une autre du lundi au vendredi de 9 h à 17 h dans un fuseau lointain, l’intersection peut réellement être vide. Élargissez les horaires de quelqu’un ou raccourcissez la durée de la réunion.
• Bien moins de créneaux que prévu. Les marges et le préavis minimum du premier planificateur s’appliquent à tout le lien, et le temps occupé de chaque personne est soustrait. Voir Affiner la disponibilité de votre planificateur.
• L’identifiant d’un collègue contient un tiret bas. Cela fonctionne quand même. CalendarBridge essaie d’abord l’identifiant le plus long possible avant de traiter un tiret bas comme séparateur de planificateur.
• Plus de cinq personnes. Un lien combiné en accepte cinq au maximum.
• Le round robin choisit toujours la même personne. Seuls les hôtes réellement libres à l’horaire choisi sont éligibles : si les autres sont occupés aux heures que les gens choisissent le plus souvent, un hôte en obtiendra naturellement davantage. Vérifiez la disponibilité hebdomadaire et les « agendas supplémentaires à vérifier » des hôtes occupés.
• Un lien premier disponible propose des créneaux qu’un hôte ne peut pas assurer. C’est voulu : le créneau est proposé parce que quelqu’un est libre, et la réservation revient à cette personne.