Workflows du planificateur : e-mails de rappel et de suivi

Chaque planificateur peut automatiser ce qui se passe autour d’une réunion réservée : jusqu’à deux e-mails de rappel avant qu’elle commence et un e-mail de suivi après qu’elle se termine.

C CalendarBridge Mis à jour le 21 août 2026 4 min de lecture

Où le trouver

Les workflows se trouvent à l’étape 5, Workflow, de l’éditeur de planificateur. Ouvrez Planificateurs depuis le rail latéral, cliquez sur Modifier sur le planificateur à automatiser, puis faites défiler jusqu’à la dernière étape. Tout y est facultatif : un planificateur au workflow vide se comporte exactement comme avant.

Les réglages de workflow sont propres à chaque planificateur. Votre lien « intro 30 min » peut envoyer un rappel la veille pendant que votre lien « appel support » reste silencieux.

E-mails de rappel

Ajoutez jusqu’à deux rappels. Chacun comporte quatre réglages :

Envoyer : combien de temps avant le début de la réunion, de 15 minutes à 1 semaine.
Envoyer à : la personne qui a réservé, vous, ou tout le monde sur la réunion (invités compris).
Objet : la ligne d’objet de l’e-mail.
Message : le corps de l’e-mail. Le HTML de base est autorisé.

Laissez l’objet ou le message vide et CalendarBridge utilisera une valeur par défaut appropriée.

info

Les réservations de dernière minute sautent les rappels passés. Si quelqu’un réserve une réunion qui commence dans 20 minutes et que vous avez configuré un rappel « 1 jour avant », ce rappel n’est tout simplement pas envoyé : il aurait dû partir hier. Tout rappel encore à venir est envoyé normalement.

E-mail de suivi

Ajoutez un e-mail de suivi, envoyé après la fin de la réunion. Le décalage va de juste après la réunion à une semaine plus tard. Destinataires, objet et message fonctionnent exactement comme pour les rappels.

Les suivis conviennent bien à un lien de retour d’expérience, une liste des prochaines étapes ou un lien pour « réserver la prochaine session ».

Espaces réservés

L’objet comme le message acceptent des espaces réservés, remplacés par les vraies informations de réservation au moment de l’envoi :

{invitee_name} : le nom saisi par la personne qui réserve
{invitee_email} : l’adresse e-mail de la personne qui réserve
{my_name} / {my_email} : vos nom et e-mail tels qu’ils apparaissent sur la page de réservation
{subject} : l’objet de l’événement d’agenda
{start_time} / {end_time} : l’horaire de la réunion, dans le fuseau et le format d’heure du planificateur
{meeting_link} : le lien de visioconférence, si la réunion en a un
{manage_link} : le lien de report ou d’annulation de cette réservation
{scheduler_name} : le nom du planificateur

Un espace réservé sans valeur (par exemple {meeting_link} pour une réunion sans lien vidéo) se résout en rien plutôt que d’afficher le jeton brut.

Ce qui se passe en cas de report ou d’annulation

Les étapes programmées suivent la réservation, pas l’horloge :

Reportée : les rappels en attente et le suivi sont déplacés pour correspondre au nouvel horaire. Les étapes qui tomberaient désormais dans le passé sont abandonnées.
Annulée : tous les rappels en attente et le suivi sont annulés. Personne ne reçoit de rappel pour une réunion qui n’a pas lieu.
Workflow modifié : les changements s’appliquent aux réunions réservées après l’enregistrement. Les réservations déjà présentes dans l’agenda conservent le calendrier avec lequel elles ont été créées.

Dépannage

Le rappel n’est jamais arrivé. Vérifiez si la réunion a été réservée après l’heure du rappel, et confirmez l’adresse du destinataire sur la réservation. Les rappels proviennent de booking@calendarbridge.com : vérifiez les filtres antispam et les listes d’autorisation.
Tout est désactivé mais des e-mails arrivent quand même. Il s’agit de la confirmation de réservation standard et de l’invitation d’agenda elle-même, qui ne font pas partie des workflows.