Ajouter un utilisateur qui possède déjà un compte CalendarBridge
Lorsque vous ajoutez une personne qui possède déjà son propre compte CalendarBridge, elle reçoit une invitation par e-mail à rejoindre votre organisation. Une fois qu’elle accepte, son abonnement personnel est annulé avec un crédit au prorata et sa licence est transférée sur votre compte de groupe — sans aucun ticket d’assistance.
Comment fonctionne l’invitation d’un utilisateur existant
La plupart des personnes que vous ajoutez à votre organisation n’ont pas encore de compte CalendarBridge : elles sont donc créées et ajoutées instantanément (voir Premiers pas avec les utilisateurs gérés). Mais certaines personnes se sont déjà inscrites de leur côté — souvent avec un abonnement individuel payant ou un essai actif.
Comme rejoindre votre organisation modifie leur facturation (leur abonnement personnel est annulé et votre compte de groupe prend en charge leur licence), nous demandons d’abord le consentement de l’utilisateur. Au lieu de l’ajouter immédiatement, CalendarBridge lui envoie une invitation par e-mail. Il examine ce qui va changer, puis accepte ou refuse. Lorsqu’il accepte, tout est géré automatiquement.
Envoyer l’invitation
Depuis l’onglet Gérer les utilisateurs de votre portail d’organisation, cliquez sur Ajouter un utilisateur et saisissez l’adresse e-mail de la personne, le forfait et la politique d’accès, exactement comme vous le feriez pour tout nouvel utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Ajouter un utilisateur, si cette adresse e-mail possède déjà un compte CalendarBridge, vous verrez une confirmation indiquant qu’une invitation a été envoyée, au lieu de voir l’utilisateur apparaître immédiatement dans la liste.
L’utilisateur n’apparaîtra pas dans votre liste Comptes d’utilisateur tant qu’il n’a pas accepté. Vous pouvez ajouter à nouveau la même adresse e-mail plus tard pour renvoyer l’invitation — elle réutilise le même lien au lieu d’en envoyer un second.
Ce que voit la personne invitée
L’e-mail d’invitation renvoie vers une page où l’utilisateur examine l’invitation avant que quoi que ce soit ne change sur son compte. Elle indique clairement ce que l’acceptation entraîne pour sa facturation :
- Abonnement individuel payant — il est annulé automatiquement avec un crédit au prorata pour la durée non utilisée, et votre organisation prend en charge sa licence par la suite.
- Essai gratuit — l’essai prend fin et votre organisation prend en charge sa licence. Rien à payer.
Ses calendriers, ses synchronisations et ses paramètres restent intacts dans les deux cas. Depuis cette page, il choisit Rejoindre ou Refuser. Le lien d’invitation reste valable pendant 14 jours.
Après son acceptation
Lorsque l’utilisateur accepte, CalendarBridge automatiquement :
- ajoute un siège sur votre compte de groupe pour son forfait,
- annule son abonnement personnel (avec le crédit au prorata), et
- transfère sa licence vers votre organisation.
Vous recevrez un e-mail vous informant qu’il a accepté, et il apparaîtra dans votre liste Comptes d’utilisateur en tant que membre actif. À partir de là, vous le gérez comme n’importe quel autre utilisateur.
Refus et cas particuliers
- S’il refuse — rien ne change sur son compte, et nous vous envoyons un e-mail pour vous prévenir.
- Utilisateur déjà dans une autre organisation — il ne peut pas être invité tant qu’il n’a pas quitté son organisation actuelle. Vous verrez un message « l’utilisateur appartient à une autre organisation » lorsque vous essayez de l’ajouter.
- Utilisateurs en essai sur l’un de vos domaines autorisés — ceux-ci sont ajoutés immédiatement à votre organisation, sans invitation, puisqu’ils sont déjà sur votre domaine.
Toujours bloqué ? Contactez-nous à support@calendarbridge.com et nous vous aiderons.