Assistant IA

Notions de base sur l’assistant

Ouvrez Assistant IA depuis la barre latérale. La page est une seule carte avec quatre onglets en haut : Configuration, Conversations, Comment ça marche ? et Apportez votre propre agent (MCP). Au-dessus de la carte se trouve le même panneau Comptes connectés que vous verrez sur les Planificateurs — vous devez avoir au moins un compte d’agenda connecté avant que l’assistant ait quoi que ce soit à planifier.

Vous préférez utiliser votre propre IA ? L’onglet Apportez votre propre agent (MCP) vous permet de connecter Claude, ChatGPT, Cursor et d’autres clients MCP directement à votre compte CalendarBridge.

Ce que fait l’assistant

Votre assistant CalendarBridge est joignable à une adresse e-mail qui ressemble à assistant@ai.calendarbridge.com. Transférez-lui un fil — ou mettez-le en copie d’une réponse — et il :

• Lit les disponibilités/occupations de votre agenda principal (et de tout agenda supplémentaire que vous avez marqué comme disponibilité uniquement).
• Suggère des créneaux qui respectent vos heures de travail, votre fuseau horaire et les règles en langage courant de votre Configuration utilisateur.
• Répond dans le fil depuis votre adresse d’assistant, pour que l’autre personne puisse continuer à écrire comme si elle parlait à un assistant de direction humain.
• Une fois que tout le monde s’accorde sur une heure, réserve la réunion — avec un lien vidéo, si vous avez défini un fournisseur par défaut — et l’écrit sur votre agenda.

Les trois onglets en un coup d’œil

Configurer votre assistant

La première fois que vous visitez Configuration, vous verrez un état vide centré — la mascotte, trois puces décrivant ce que l’assistant peut faire, et un bouton Configurer mon assistant. Cliquez dessus pour ouvrir le formulaire de configuration.

1. Étape 1 — Choisir le compte e-mail depuis lequel l’assistant répond

   Sous E-mail auquel l’assistant répond, choisissez Google, Microsoft ou Apple. C’est le compte dont l’assistant lira les disponibilités/occupations de l’agenda et où il écrira les réservations. Si le fournisseur que vous voulez n’est pas encore listé, cliquez sur Ajouter un compte pour sélectionner un agenda principal pour accéder à Mes comptes et le connecter.

   Votre adresse d’assistant est générée à partir de ce choix — par exemple assistant@ai.calendarbridge.com. Elle est visible dans la liste de Configuration une fois enregistrée, et c’est l’adresse que les gens verront dans la ligne CC de tout fil auquel l’assistant participe.

2. Étape 2 — Ajouter des agendas en disponibilité uniquement (facultatif)

   Utilisez le menu déroulant Agendas en disponibilité uniquement pour ajouter des agendas secondaires dont les événements doivent bloquer du temps mais où vous ne voulez pas que des réservations soient écrites. Les agendas personnels, les agendas d’équipe partagés et les agendas d’absence sont les choix habituels ici.

   Utilisez + Ajouter plus de comptes pour connecter un autre compte et faire apparaître ses agendas dans le même menu déroulant.

3. Étape 3 — Confirmer votre fuseau horaire

   Choisissez votre fuseau horaire dans le menu déroulant Fuseau horaire — il est réglé par défaut sur ce que votre navigateur indique. L’assistant l’utilise pour traduire les heures dans ses réponses (« que diriez-vous de mercredi à 10h ET ? ») et pour interpréter les heures entrantes qui n’ont pas de fuseau explicite.

4. Étape 4 — Définir un fournisseur de visioconférence par défaut

   Choisissez l’un de Aucun, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams comme valeur par défaut. Nous traitons ceci en détail dans Visioconférence par défaut.

5. Étape 5 — Rédiger vos règles de planification et enregistrer

   La zone de texte Configuration utilisateur est l’endroit d’où l’assistant tire l’essentiel de sa personnalité — voir Règles de planification. Cliquez sur Enregistrer les modifications quand vous avez terminé. Le formulaire se ferme et vous atterrissez sur la liste de Configuration avec la nouvelle carte d’assistant.

Disponibilité et fuseau horaire

L’assistant utilise le même modèle de disponibilité que vos planificateurs, avec quelques différences à connaître.

Agenda principal (accessible en écriture)

L’agenda rattaché au compte que vous avez choisi à l’étape 1 est l’agenda de réservation. Les réservations que l’assistant confirme y sont écrites ; les événements occupés ici bloquent la disponibilité.

Agendas en disponibilité uniquement (lecture seule)

Les agendas ajoutés sous Agendas en disponibilité uniquement sont lus pour les disponibilités/occupations mais ne sont jamais écrits. Utilisez-les pour :

• Bloquer des engagements personnels sans les exposer — seul l’état occupé/disponible est partagé, pas les titres.
• Respecter un agenda d’équipe ou partagé sans donner d’accès en écriture à l’assistant.
• Intégrer un agenda de vacances/absence pour que l’assistant ne propose pas de créneaux pendant un voyage.

Fuseau horaire

Le fuseau horaire que vous choisissez ici est le fuseau « domicile » de l’assistant — c’est ainsi qu’il formule les heures dans ses réponses sortantes. Si une contrepartie écrit dans un fuseau différent (« que diriez-vous de 15h CET ? »), l’assistant traduit vers le vôtre lorsqu’il propose des alternatives.

Visioconférence par défaut

Le menu déroulant Fournisseur de réunion par défaut définit le type de lien que l’assistant attache aux réservations, sauf si le fil d’e-mails demande quelque chose de spécifique.

• Aucun — aucun lien n’est ajouté. Utilisez ceci si la plupart de vos réservations sont en personne ou utilisent un lieu que votre assistant doit laisser tranquille.
• Zoom — génère un lien Zoom à partir du compte Zoom connecté à votre profil CalendarBridge. Si vous n’en avez pas encore connecté, le lien + Ajouter un compte Zoom sous le menu déroulant lance ce flux.
• Google Meet — génère un lien Meet. Nécessite un compte principal Google ; si votre compte principal est Microsoft ou Apple, l’option reste sélectionnable mais l’assistant se rabattra sur une invite écrite demandant à la contrepartie son outil de conférence préféré.
• Microsoft Teams — comme Meet, mais pour Teams. À associer de préférence à un compte principal Microsoft.

Règles de planification (Configuration utilisateur)

La zone de texte Configuration utilisateur est la personnalité de l’assistant. C’est un bloc en langage courant et en forme libre (jusqu’à 1 000 caractères) que l’assistant consulte à chaque réponse. Le compteur de caractères en bas à droite du champ se met à jour à mesure que vous tapez.

Que mettre dedans

Tout ce que vous diriez à un assistant de direction humain le premier jour. Les valeurs par défaut que nous proposons aux nouveaux utilisateurs couvrent les catégories courantes — remplacez-les par les vôtres :

• Heures de travail — par ex. « Mon emploi du temps est de 9h à 17h du lundi au vendredi, sauf le mercredi qui est de 8h à 16h. »
• Plages de réunion préférées — par ex. « Les meilleurs moments pour les réunions sont en milieu de matinée ou en milieu d’après-midi. »
• Périodes d’indisponibilité strictes — par ex. « Ne jamais rien réserver les jours fériés ou les week-ends. »
• Durée par défaut — par ex. « Régler les réunions par défaut à 30 minutes, sauf indication contraire dans le fil. »
• Marges — par ex. « Laisser 15 minutes entre les réunions consécutives. »
• Ton — par ex. « Sois bref et professionnel ; signe avec “— Sam (via l’assistant)”. »

Consulter l’exemple de configuration

Le lien Consulter l’exemple de configuration au-dessus de la zone de texte ouvre un exemple reconnu comme valide que vous pouvez copier et réduire. C’est le moyen le plus rapide de voir à quel point vous pouvez être précis sans dépasser la limite de 1 000 caractères.

Comment les règles sont appliquées

Les règles sont appliquées à chaque réponse — il n’y a pas d’étape de « publication » séparée. Enregistrez vos modifications et le prochain fil que l’assistant traite utilise la nouvelle formulation. Si vous êtes au milieu d’un fil lorsque vous changez une règle, la prochaine réponse dans ce fil la suit déjà.

Essayer

Chaque assistant configuré dispose d’un bouton Essayer sur sa carte. En cliquant dessus, vous ouvrez le testeur d’e-mail d’exemple — un véritable e-mail composé pour votre assistant, mais pré-rempli avec l’un des quatre scénarios prêts à l’emploi pour que vous puissiez prévisualiser le genre de réponse que vous obtiendrez.

À l’intérieur de la fenêtre

• De — votre adresse e-mail principale (l’adresse rattachée à la configuration).
• À — saisissez l’adresse à laquelle vous aimeriez que l’assistant réponde. C’est le seul champ que vous remplissez.
• CC — pré-réglé sur votre adresse d’assistant. La supprimer enverrait un e-mail ordinaire, le champ est donc affiché mais verrouillé.
• Titre — la ligne d’objet du scénario.
• Corps — le message du scénario.

Choisir un scénario

Utilisez les chevrons ‹ / › (ou les points de pagination) pour passer d’un des quatre exemples intégrés à l’autre :

• Demande de réunion générale — « Je cherche 30 minutes la semaine prochaine. »
• Trouver une heure précise — « Mardi à 14h, ça marche ? »
• Reprogrammer une réunion existante — « Pouvons-nous déplacer notre appel ? »
• Vérification d’absence — « Êtes-vous libre la semaine du 14 ? »

L’envoyer

Cliquez sur Envoyer. Un indicateur de chargement tourne pendant environ une seconde, puis une bande de confirmation verte apparaît en haut de la fenêtre — « Exemple envoyé. Vérifiez votre boîte de réception. » Une vraie réponse arrive dans la boîte de réception du destinataire en une minute ou deux, et le fil apparaît sous l’onglet Conversations.

Conversations

L’onglet Conversations est un flux de chaque fil d’e-mails que l’assistant a touché, regroupé par statut.

États des fils

• En attente de réponse — l’assistant a proposé des créneaux et attend l’autre partie.
• Réservé — une heure a été convenue et l’événement est sur votre agenda. La carte renvoie vers l’événement.
• Refusé ou annulé — la contrepartie s’est retirée, ou la réunion a été annulée après réservation.
• Nécessite votre intervention — l’assistant a signalé le fil pour une révision humaine. Généralement déclenché par une demande ambiguë ou un conflit de règles qu’il n’a pas pu résoudre. Ouvrez le fil pour voir la note de l’assistant et répondez manuellement si nécessaire.

Lire une transcription

Cliquez sur n’importe quel fil pour développer tout l’échange. Chaque message est horodaté et marqué de son expéditeur (vous, l’assistant ou la contrepartie). La colonne de droite de la transcription affiche les heures proposées et choisies.

États vides

Avant que quiconque ait écrit à votre assistant, l’onglet affiche une mascotte centrée avec Aucune conversation pour l’instant — transférez ou mettez votre assistant en copie de n’importe quel e-mail de planification et les réponses apparaîtront ici. Envoyez un exemple depuis Essayer pour amorcer votre première ligne.

Gérer les assistants existants

La vue par défaut de l’onglet Configuration est une liste de cartes d’assistant. Chaque carte affiche l’adresse e-mail principale (avec une puce de fournisseur — Outlook, Google ou iCloud), l’adresse e-mail d’assistant générée pour elle, et trois actions.