अपने AI शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग करना

विभिन्न परिदृश्यों में अपने असिस्टेंट का उपयोग कैसे करें

एक बार आपका असिस्टेंट सेट अप हो जाने के बाद, आप इसके साथ तीन तरीकों से इंटरैक्ट कर सकते हैं:

• इसे किसी मौजूदा ईमेल वार्तालाप में जोड़ें
• दूसरों के साथ नया ईमेल शुरू करते समय इसे शामिल करें
• इसे सीधे संदेश भेजें या इसके साथ चैट करें

आप इसका उपयोग कैसे करते हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अन्य लोगों के साथ समन्वय कर रहे हैं या अपना खुद का शेड्यूल प्रबंधित कर रहे हैं।

जब अन्य लोग शामिल हों, तो असिस्टेंट को ईमेल वार्तालाप में शामिल करें ताकि वह थ्रेड में सीधे समन्वय कर सके।

जब आप अपना समय, रिमाइंडर या तैयारी का काम प्रबंधित कर रहे हों, तो असिस्टेंट को सीधे संदेश भेजें या Unified Calendar में चैट का उपयोग करें।

नीचे दिए गए अनुभाग बताते हैं कि असिस्टेंट प्रत्येक परिदृश्य में कैसे काम करता है।

जब किसी ईमेल वार्तालाप में शामिल किया गया हो

जब किसी थ्रेड में जोड़ा जाता है, तो असिस्टेंट वार्तालाप के भीतर सीधे शेड्यूलिंग और समन्वय का प्रबंधन करता है।

यह समय प्रस्तावित कर सकता है, मीटिंग शेड्यूल या पुनर्निर्धारित कर सकता है, आवर्ती इवेंट सेट कर सकता है, किसी समूह के भीतर अलग-अलग मीटिंग शेड्यूल कर सकता है, चर्चा को एक पुष्ट कैलेंडर इवेंट में बदल सकता है, रूम बुक कर सकता है, कॉन्फ्रेंसिंग विवरण जोड़ सकता है, साझा संसाधन शामिल कर सकता है, प्रतिभागियों के साथ फॉलो-अप कर सकता है, रिमाइंडर भेज सकता है और उपस्थिति की पुष्टि कर सकता है।

उदाहरण:
“कृपया अगले सप्ताह इस थ्रेड के सभी लोगों के लिए एक समय ढूंढें।”

जब असिस्टेंट को सीधे संदेश भेजा जाए

जब सीधे संपर्क किया जाता है, तो असिस्टेंट आपके व्यक्तिगत कैलेंडर और रिमाइंडर का प्रबंधन करता है।

यह मीटिंग शेड्यूल कर सकता है, फोकस टाइम ब्लॉक कर सकता है, इवेंट को स्थानांतरित या रद्द कर सकता है, यात्रा या तैयारी का समय जोड़ सकता है, व्यक्तिगत रिमाइंडर बना सकता है, डेडलाइन रिमाइंडर शेड्यूल कर सकता है और निर्दिष्ट समय पर रिमाइंडर ईमेल भेज सकता है।

उदाहरण:
“कल सुबह दो घंटे ब्लॉक करें।”
“मुझे अगले बुधवार दोपहर 2 बजे रिपोर्ट सबमिट करने की याद दिलाएं।”

व्यक्तियों को नाम से संदर्भित करना

असिस्टेंट सही प्राप्तकर्ता की पहचान करने के लिए आपके कैलेंडर और पिछले आमंत्रणों के संदर्भ का उपयोग करता है। यदि किसी को पिछली मीटिंगों में शामिल किया गया है या वह आपके ईमेल संपर्कों में मौजूद है, तो आप उन्हें सीधे संदर्भित कर सकते हैं:

• “अगले सप्ताह Mark के साथ समय शेड्यूल करें।”
• “Sarah को दोपहर 1 बजे 3 बजे की मीटिंग की याद दिलाएं।”
• “कल सुबह Paul के साथ फॉलो-अप करें।”

यदि किसी को अभी तक पहचाना नहीं गया है, तो आप उन्हें एक बार परिभाषित कर सकते हैं:

“मेरे बॉस Mark का ईमेल mark@company.com है।”
“फाइनेंस के John का ईमेल john@company.com है।”

उसके बाद, आप भविष्य के अनुरोधों में बस उनके नाम का उपयोग कर सकते हैं।

थ्रेड में लोगों को संदर्भित करना

जब असिस्टेंट किसी ईमेल वार्तालाप में शामिल होता है, तो आप संदर्भित कर सकते हैं:

“इस थ्रेड के सभी लोग।”
“सभी उपस्थित लोग।”
“जिसने भी जवाब नहीं दिया है।”

असिस्टेंट प्रतिभागियों की स्वचालित रूप से पहचान करता है और उसी के अनुसार समन्वय करता है।

संपर्क समूहों का उपयोग करना

यदि आप Outlook में संपर्क समूहों या Google में संपर्क लेबल का उपयोग करते हैं, तो असिस्टेंट आपके अनुरोध को संसाधित करते समय उन समूहों के सदस्यों की पहचान कर सकता है। यह आपको प्रत्येक ईमेल पते को मैन्युअल रूप से सूचीबद्ध किए बिना पूरी टीमों को शेड्यूल करने या रिमाइंडर भेजने की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए:

“अगले सप्ताह Dev Team के साथ एक मीटिंग शेड्यूल करें।”
“कल सुबह 9 बजे Leadership को एक रिमाइंडर भेजें।”

यदि Outlook में एक सहेजे गए संपर्क समूह या Google Contacts में एक लेबल के रूप में “Dev Team” या “Leadership” मौजूद है, तो असिस्टेंट उस समूह का विस्तार करेगा और सभी सदस्यों के साथ समन्वय करेगा।

साझा संसाधन और रूम बुक करना

आप अपने असिस्टेंट सेटिंग्स में कॉन्फ्रेंस रूम जैसे साझा संसाधन कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। एक बार जोड़ने के बाद, असिस्टेंट उन्हें उसी तरह शेड्यूल कर सकता है जैसे वह लोगों को शेड्यूल करता है।

उदाहरण के लिए:

westroom@boomscan.info में 5 लोग आते हैं
southroom@boomscan.info में 30 लोग आते हैं
eastroom@boomscan.info में 10 लोग आते हैं
northroom@boomscan.info में 10 लोग आते हैं

उन्हें अपने कॉन्फ़िगरेशन में जोड़ने के बाद, आप किसी अनुरोध में उन्हें स्वाभाविक रूप से संदर्भित कर सकते हैं:

“South Room बुक करें।”
“इसे East Room में शेड्यूल करें।”
“एक रूम जोड़ें जिसमें 10 लोग आ सकें।”

असिस्टेंट मीटिंग की पुष्टि करने से पहले उपस्थित लोगों और रूम दोनों की उपलब्धता की जांच करता है।

एक बार जब आप assistant@ai.calendarbridge.com ईमेल पता जोड़ लेते हैं, तो आराम से बैठें और इसे काम करने दें। आपकी ओर से किसी और इंटरैक्शन की आवश्यकता नहीं है और असिस्टेंट सब कुछ संभालता है — समय व्यवस्थित करने, जिस व्यक्ति को आपने ईमेल किया है उसके साथ इस पर चर्चा करने और इवेंट को आपके कैलेंडर में जोड़ने का।

सरल, तेज़ और बहुत कुशल!

ईमेल थ्रेड, अटैचमेंट और इमेज के साथ काम करना

असिस्टेंट को पूरी तरह से संरचित अनुरोधों की आवश्यकता नहीं होती। यह ईमेल थ्रेड, फॉरवर्ड किए गए संदेशों, अटैचमेंट और इमेज से प्रासंगिक जानकारी निकाल सकता है।

ईमेल थ्रेड फॉरवर्ड करना

आप किसी मौजूदा ईमेल श्रृंखला को फॉरवर्ड कर सकते हैं और असिस्टेंट से कार्रवाई करने के लिए कह सकते हैं।

उदाहरण के लिए:

किसी प्रस्तावित मीटिंग के बारे में एक वार्तालाप फॉरवर्ड करें और कहें, “कृपया एक ऐसा समय ढूंढें जो सभी के लिए उपयुक्त हो और इसे शेड्यूल करें।”

अंतर्निहित तिथियों वाला एक प्रोजेक्ट स्कोप फॉरवर्ड करें और कहें, “माइलस्टोन की डेडलाइन को मेरे कैलेंडर में जोड़ें।”

एक लंबा थ्रेड फॉरवर्ड करें और कहें, “मुख्य तिथियों का सारांश बनाएं और जो आवश्यक हो उसे शेड्यूल करें।”

असिस्टेंट थ्रेड पढ़ता है, तिथियों, प्रतिभागियों और संदर्भ की पहचान करता है, और तदनुसार कैलेंडर इवेंट बनाता या अपडेट करता है।

ईमेल को इवेंट में बदलना

यदि किसी ईमेल में पहले से ही आवश्यक विवरण मौजूद हैं, तो आप बस निर्देश दे सकते हैं:

“इसे मेरे कैलेंडर में जोड़ें।”
“नीचे दी गई जानकारी के आधार पर एक इवेंट बनाएं।”
“जब तक हम विवरण की पुष्टि करते हैं तब तक इस समय को होल्ड करें।”

असिस्टेंट संदेश से सीधे तिथि, समय, स्थान और प्रतिभागियों को निकालता है।

फोटो, स्क्रीनशॉट और अटैचमेंट का उपयोग करना

आप विवरण को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के बजाय इमेज या फाइलें भी भेज सकते हैं।

उदाहरण के लिए:

किसी अपॉइंटमेंट कार्ड की तस्वीर लें और इसे इस संदेश के साथ ईमेल करें, “इसे मेरे कैलेंडर में जोड़ें।”

किसी कॉन्सर्ट फ्लायर का स्क्रीनशॉट लें और कहें, “इस इवेंट को जोड़ें और मुझे एक सप्ताह पहले टिकट खरीदने की याद दिलाएं।”

एक स्कूल शेड्यूल फॉरवर्ड करें और कहें, “इन सभी तिथियों को मेरे कैलेंडर में जोड़ें।”

एक प्रोजेक्ट टाइमलाइन वाली PDF अटैच करें और कहें, “डेडलाइन को कैलेंडर इवेंट के रूप में जोड़ें।”

असिस्टेंट इमेज या दस्तावेज़ पढ़ता है, प्रासंगिक तिथियों और विवरणों की पहचान करता है, और उपयुक्त कैलेंडर प्रविष्टियां बनाता है।