अपने CalendarBridge AI शेड्यूलिंग असिस्टेंट को कैसे प्रशिक्षित करें
आप सरल भाषा में साधारण निर्देश लिखकर अपने असिस्टेंट को उस तरह से व्यवहार करने के लिए प्रशिक्षित कर सकते हैं जैसा आप चाहते हैं। यह गाइड आपको बताती है कि अपने कॉन्फ़िगरेशन में क्या शामिल करना है और असिस्टेंट का अधिकतम लाभ कैसे उठाना है।
आप सरल भाषा में साधारण निर्देश लिखकर अपने असिस्टेंट को उस तरह से व्यवहार करने के लिए प्रशिक्षित कर सकते हैं जैसा आप चाहते हैं। दूसरे शब्दों में, आप अपने असिस्टेंट को अपने ही शब्दों में प्रशिक्षित कर सकते हैं।
यह गाइड आपको बताती है कि अपने कॉन्फ़िगरेशन में क्या शामिल करना है और चीज़ों को बहुत जटिल बनाए बिना CalendarBridge Scheduling Assistant का अधिकतम लाभ कैसे उठाना है।
आपका कॉन्फ़िगरेशन आपके CalendarBridge डैशबोर्ड के AI Assistant Settings अनुभाग में रहता है। आप इसे कभी भी अपडेट कर सकते हैं।
अपना कॉन्फ़िगरेशन कहाँ जोड़ें
अपने CalendarBridge डैशबोर्ड पर जाएँ और AI Assistant Settings खोलें। आप बाएँ मेनू में Assistant पर क्लिक करके या होम स्क्रीन पर Configure Assistant पर क्लिक करके वहाँ पहुँच सकते हैं। अपने निर्देशों में कभी भी बदलाव करने के लिए “Edit” पर टैप करें।
यहीं पर आप अपने निर्देश जोड़ते हैं। इन्हें उसी तरह लिखें जैसे आप किसी वास्तविक असिस्टेंट से बात करते हैं।
1. मूल बातों से शुरुआत करें
आपका असिस्टेंट तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह आपकी मुख्य प्राथमिकताओं को जानता है। ये सबसे पहले परिभाषित करने वाली चीज़ें हैं।
कार्य के घंटे
वे दिन और समय निर्धारित करें जब आप मीटिंग के लिए उपलब्ध होते हैं।
उदाहरण:
- मैं सोमवार से शुक्रवार तक सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक उपलब्ध हूँ।
- मैं शुक्रवार को शाम 4 बजे के बाद मीटिंग नहीं लेता।
मीटिंग की अवधि और स्थान
मानक अवधि और मीटिंग कहाँ होंगी, यह परिभाषित करें।
उदाहरण:
- आंतरिक कॉल Zoom पर 30 मिनट के लिए सेट करें।
- लंच मीटिंग 1 घंटे की होती हैं, मेरा पसंदीदा स्थान The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002 है
- कॉफ़ी मीटिंग Cougar Coffee पर 30 मिनट की होती हैं।
प्लेटफ़ॉर्म प्राथमिकताएँ
असिस्टेंट को बताएँ कि कौन-से टूल इस्तेमाल करने हैं।
उदाहरण:
- निमंत्रण में हमेशा मेरा व्यक्तिगत Zoom लिंक शामिल करें: https://zoom.us/my/katrina
- @company.com के किसी भी व्यक्ति के साथ मीटिंग के लिए Microsoft Teams का उपयोग करें। बाकी सभी के लिए Zoom का उपयोग करें
- 30 मिनट से कम की सभी मीटिंग के लिए Google Meet का उपयोग करें। लंबी मीटिंग के लिए Zoom का उपयोग करें।
संवाद का लहज़ा
नियंत्रित करें कि असिस्टेंट ईमेल में कैसा प्रतीत होता है।
उदाहरण:
- पेशेवर और मैत्रीपूर्ण लहज़े का उपयोग करें।
- संदेशों को संक्षिप्त और विनम्र रखें।
- समुद्री डाकू की तरह बात करें।
हम इसे पेशेवर रखने की सलाह देते हैं लेकिन आप इसके साथ थोड़ा मज़ा भी ले सकते हैं।
2. फ़ॉलो-अप नियम जोड़ें
अपने असिस्टेंट को बताएँ कि कब, कैसे और किसके साथ फ़ॉलो-अप करना है। आप अधिक-संदेश भेजने या गलत व्यक्ति तक पहुँचने से बचने के लिए स्पष्ट सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं।
उदाहरण:
- हर 24 घंटे में एक बार फ़ॉलो-अप करें, लेकिन कुल मिलाकर 3 बार से अधिक नहीं।
- फ़ॉलो-अप भेजने से पहले कम से कम 1 पूरा दिन प्रतीक्षा करें।
- केवल सोमवार से शुक्रवार तक फ़ॉलो-अप भेजें।
- boss@example.com के साथ कभी भी एक बार से अधिक फ़ॉलो-अप न करें।
- यदि मीटिंग 5 दिन से अधिक दूर है तो किसी के साथ फ़ॉलो-अप न करें।
किसी थ्रेड में फ़ॉलो-अप व्यवहार समायोजित करें
आप उसी थ्रेड में असिस्टेंट को फिर से ईमेल करके फ़ॉलो-अप निर्देशों को अपडेट कर सकते हैं।
नोट: यह केवल तभी काम करता है जब आपने ही मूल रूप से असिस्टेंट को CC किया हो।
परिदृश्य: प्राप्तकर्ता बाद में फ़ॉलो-अप करने के लिए कहता है।
आप मीटिंग शेड्यूल करने के लिए असिस्टेंट को CC करते हैं। वह व्यक्ति जवाब देता है, “इस सप्ताह बाद में मुझसे संपर्क करें।” समय समायोजित करने के लिए, उसी थ्रेड में असिस्टेंट को फिर से ईमेल करें:
इसके बजाय दो दिन में फ़ॉलो-अप करें
असिस्टेंट अपना वर्तमान शेड्यूल रोक देगा और दो दिन में फिर से शुरू करेगा।
परिदृश्य: अब मीटिंग की आवश्यकता नहीं है।
यदि मीटिंग किसी अन्य तरीके से बुक हो जाती है या रद्द हो जाती है, तो असिस्टेंट को फिर से ईमेल करें:
कृपया इस थ्रेड पर फ़ॉलो-अप करना बंद करें
असिस्टेंट उस थ्रेड के लिए फ़ॉलो-अप पूरी तरह से बंद कर देगा।
केवल आप, वह मूल प्रेषक जिसने असिस्टेंट को CC किया था, ये अपडेट भेज सकते हैं। थ्रेड पर किसी और को अनदेखा कर दिया जाएगा।
3. मीटिंग प्रकार सेट करें (वैकल्पिक लेकिन सहायक)
यदि आप अक्सर विभिन्न प्रकार की मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो आप उन्हें यहाँ परिभाषित कर सकते हैं ताकि असिस्टेंट को विवरण पूछना न पड़े।
उदाहरण:
- इंटरव्यू 60 मिनट के होते हैं और Conference Room A में होते हैं।
- लंच मीटिंग 45 मिनट की होती हैं और इन्हें लगातार शेड्यूल नहीं करना चाहिए।
- कॉफ़ी चैट 30 मिनट की होती हैं और केवल सुबह 10 बजे से दोपहर 2 बजे के बीच बुक की जाती हैं।
- इंटरव्यू लगातार शेड्यूल न करें।
मीटिंग रूम शेड्यूलर के रूप में AI का उपयोग कैसे करें के बारे में अधिक जानें।
4. बेहतर परिणामों के लिए सुझाव
सरल भाषा का उपयोग करें
आपको कुछ भी किसी विशेष तरीके से प्रारूपित करने की आवश्यकता नहीं है। बस स्पष्ट रूप से समझाएँ कि आप क्या चाहते हैं और प्रत्येक नियम को एक पूर्ण विराम से अलग करें।
सरल शुरुआत करें
आपको पहले दिन से ही पूर्ण कॉन्फ़िग की आवश्यकता नहीं है। कार्य के घंटों, लहज़े और एक या दो मीटिंग प्रकारों से शुरुआत करें। समय के साथ और जोड़ें।
थ्रेड में गलतियाँ सुधारें
यह सुनिश्चित करके कि आपके निर्देश पूर्ण और स्पष्ट हैं, शेड्यूलिंग त्रुटियों से बचें। यदि कुछ गलत हो जाता है, तो आप उसी थ्रेड पर असिस्टेंट को सुधार के साथ फिर से ईमेल कर सकते हैं।
जैसे-जैसे आगे बढ़ें बदलाव करें
आपका कॉन्फ़िगरेशन आपके साथ बढ़ सकता है। जैसे-जैसे आपका शेड्यूल, प्राथमिकताएँ या भूमिका बदलती है, आप अपना सेटअप कभी भी अपडेट कर सकते हैं। शुरू से शुरू किए बिना बस वही समायोजित करें जो आपको चाहिए।
नमूना कॉन्फ़िगरेशन
यहाँ एक कॉपी-पेस्ट करने योग्य शुरुआती बिंदु है, सुनिश्चित करें कि आप अंतिम पंक्ति में ईमेल पता अपनी आंतरिक टीम के सदस्यों में बदल दें:
(बॉक्स पर होवर करें, कॉपी फ़ंक्शन ऊपरी-दाएँ में दिखाई देता है)
Use a friendly and professional tone.
I’m available Monday through Friday from 9 AM to 5 PM.
I do not take meetings between 4:30 and 5:00 PM.
Always ask clients for their availability before offering mine.
Book internal meetings based on my availability.
External calls are 30 minutes on Zoom.
Lunch meetings are 45 minutes at Earl’s.
Follow up once per day, but never on the same day the invite is sent.
Internal team members have email addresses ending in @example.com.