बहु-दिशात्मक सिंकिंग सेट अप करना

परिचय

यह लेख आपको 2 या अधिक कैलेंडर के बीच दोनों (सभी) दिशाओं में सिंकिंग सेट अप करने के बारे में मार्गदर्शन करता है। यदि आप बस एक कैलेंडर से दूसरे में एक दिशा में सिंकिंग सेट अप करना चाहते हैं, तो एकल सिंक कनेक्शन सेट अप करना देखें।

अपने Syncs पेज पर जाएं

शीर्ष नेविगेशन बार पर “Sync” लिंक पर क्लिक करें। या बस अपने ब्राउज़र में https://calendarbridge.com/dashboard/syncs दर्ज करें। यदि आपने अभी तक कोई सिंक नहीं बनाया है, तो यह इस तरह दिखेगा:

कैलेंडर चयन स्क्रीन पर आगे बढ़ने के लिए “Sync Multiple Calendars” बटन पर क्लिक करें।

वे कैलेंडर चुनें जिन्हें आप एक-दूसरे में सिंक करना चाहते हैं

इस स्क्रीन के केंद्र स्तंभ में वे सभी कैलेंडर खाते सूचीबद्ध हैं जिन्हें आपने CalendarBridge से कनेक्ट किया है।

उस खाते के कैलेंडर की सूची को विस्तृत करने के लिए खाते के आगे तीर पर क्लिक करें।

फिर उस खाते से वह विशिष्ट कैलेंडर चुनें जिसे आप सिंक करना चाहते हैं।

2 या अधिक कैलेंडर के लिए ऐसा करें। (ध्यान दें कि 3-4 कैलेंडर चुनने के लिए premium खाते की आवश्यकता होगी। 5-6 कैलेंडर चुनने के लिए Pro खाते की आवश्यकता होगी।)

चयनित कैलेंडर के नीचे उन परिणामी सिंक कनेक्शन की सूची है जो चयनित कैलेंडर के बीच बनाए जाएंगे (प्रत्येक 2 कैलेंडर के संयोजन के लिए एक कनेक्शन)।

एक बार जब आप सिंक किए जाने वाले वांछित कैलेंडर चुन लेते हैं, तो “Continue to Privacy” पर क्लिक करें।

कौन सी इवेंट जानकारी सिंक करनी है, चुनें

इस चरण पर आप बनाए जाने वाले सभी सिंक कनेक्शन के लिए डिफ़ॉल्ट सिंक सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। अगले चरण में आप प्रत्येक विशिष्ट सिंक कनेक्शन को कस्टमाइज़ कर पाएंगे।

उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि अधिकांश सिंक कनेक्शन इवेंट विवरण सिंक करें लेकिन एक सिंक कनेक्शन केवल “free” या “busy” सिंक करे, तो इस चरण में आप विवरण के लिए बॉक्स चेक कर सकते हैं और अगले चरण में आप उस विशिष्ट सिंक कनेक्शन के लिए बॉक्स अनचेक कर सकते हैं।

कौन से इवेंट फ़ील्ड सिंक करने हैं, चुनें

• Subject
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का विषय स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक है तो इवेंट कॉपी का विषय बस “busy” होगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन चाहते हैं कि आपकी इवेंट कॉपी Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में “busy” के रूप में दिखें, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई है)।
• Attendees
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट के उपस्थित लोग स्रोत कैलेंडर के attendees फ़ील्ड से गंतव्य कैलेंडर के description फ़ील्ड में कॉपी किए जाएंगे। गलत कैलेंडर से आमंत्रण और इवेंट अपडेट भेजे जाने की संभावना से बचने के लिए उपस्थित लोगों को इवेंट कॉपी के attendees फ़ील्ड में कॉपी नहीं किया जाता।
• Description
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का विषय स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक है तो इवेंट कॉपी में विवरण खाली छोड़ दिया जाएगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन नहीं चाहते कि विवरण Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में दिखे, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई है)।
• Location
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का स्थान स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक है तो इवेंट कॉपी का location फ़ील्ड खाली छोड़ दिया जाएगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन नहीं चाहते कि स्थान Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में दिखे, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई है)।
• Conference
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो Google Meets, Microsoft Teams, Skype, और Zoom ऐड-इन/एक्सटेंशन द्वारा जनरेट किए गए वेब कॉन्फ़्रेंस विवरण इवेंट कॉपी के विवरण में कॉपी किए जाएंगे। यदि यह बॉक्स अनचेक है, तो इन ऐड-इन/एक्सटेंशन के माध्यम से जनरेट किए गए वेब कॉन्फ़्रेंस विवरण इवेंट कॉपी में नहीं जोड़े जाएंगे।
• Reminders
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो गंतव्य कैलेंडर की डिफ़ॉल्ट रिमाइंडर सेटिंग्स इवेंट कॉपी पर लागू होंगी। यदि यह बॉक्स अनचेक है तो इवेंट कॉपी में डिफ़ॉल्ट रूप से कोई रिमाइंडर सेट नहीं होगा। नोट: यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो मूल इवेंट में बाद के अपडेट के कारण इवेंट कॉपी पर रिमाइंडर रीसेट हो जाएगा (यानी, आपको इसे गंतव्य कैलेंडर पर फिर से खारिज करना पड़ सकता है)।
• All Private
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो सभी इवेंट कॉपी को private के रूप में चिह्नित किया जाएगा ताकि आपके संगठन के अन्य उपयोगकर्ता Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time सुविधाओं में आपकी इवेंट कॉपी को बस “busy” के रूप में देखें।

इवेंट विषय टैग कॉन्फ़िगर करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, CalendarBridge इवेंट कॉपी के विषय में “(copy)” जोड़ता है। यदि आप “(copy)” को किसी अन्य टेक्स्ट (उदाहरण के लिए, कोई टेक्स्ट जो उस कैलेंडर को इंगित करता है जहां से इवेंट आया था) से बदलना चाहते हैं, तो उस टेक्स्ट को इस टेक्स्टबॉक्स में टाइप करें। यदि आप नहीं चाहते कि CalendarBridge इवेंट कॉपी के विषय में कोई टैग जोड़े, तो इस बॉक्स को चेक करें।

• कोई टैग न होना अनुशंसित नहीं है क्योंकि यह जल्दी ही भ्रमित करने वाला हो सकता है कि कौन से इवेंट किस कैलेंडर से उत्पन्न हुए। यदि आपकी चिंता यह है कि “(copy)” सहकर्मियों को अजीब लगता है, तो अनुशंसित तरीका इसके बजाय “make private” सेटिंग का उपयोग करना है। यदि आप निश्चित हैं कि आप इवेंट कॉपी के टैगिंग को अक्षम करना चाहते हैं, तो कम से कम इवेंट कॉपी के लिए एक कस्टम रंग सेट करने की अनुशंसा की जाती है (चरण 5c और 5e, ऊपर)।
• केवल free/busy सिंक करते समय कस्टम टैग का कोई प्रभाव नहीं होता (यानी, जब विषय सिंक नहीं किए जाते)।
• ऐसा टैग चुनें जो किसी इवेंट विषय के अंत में “स्वाभाविक रूप से” होने की संभावना न हो। उदाहरण के लिए, टैग को कोष्ठक में लपेटें या एक विशेष वर्ण शामिल करें।

प्रत्येक सिंक कनेक्शन को कस्टमाइज़ करें

“Review and Edit Syncs” चरण में, आप बनाए जाने वाले प्रत्येक सिंक कनेक्शन की सेटिंग को अलग-अलग कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से प्रत्येक कनेक्शन इस तरह कॉन्फ़िगर किया जाता है:

• पिछले चरण में आपके द्वारा चुनी गई जानकारी को सिंक करने के लिए
• पिछले चरण में आपके द्वारा चुने गए टैग का उपयोग करने के लिए
• इवेंट कॉपी को गंतव्य कैलेंडर के डिफ़ॉल्ट रंग पर सेट करने के लिए
• free और tentative इवेंट सिंक करने के लिए
• किसी भी इवेंट श्रेणी को फ़िल्टर न करने के लिए

इस चरण में, आप अपने प्रत्येक कनेक्शन के लिए इन सेटिंग्स को अलग-अलग बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए:

• आप कुछ कनेक्शन पर इवेंट विषय सिंक कर सकते हैं और अन्य सिंक कनेक्शन पर केवल “free/busy” सिंक कर सकते हैं
• आप अपने प्रत्येक सिंक कनेक्शन के लिए एक अलग टैग और रंग सेट कर सकते हैं
• आप कुछ सिंक कनेक्शन को कुछ इवेंट फ़िल्टर करा सकते हैं और अन्य सिंक कनेक्शन को उन इवेंट को फ़िल्टर न कराएं

समाप्त करें और सिंकिंग शुरू करें

एक बार जब आप प्रत्येक कनेक्शन को इच्छानुसार कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो “Create Syncs” पर क्लिक करें।

आपको सिंक समूह के आगे एक “syncing” स्थिति संकेतक दिखाई देगा:

प्रारंभिक सिंकिंग में कितना समय लगता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितने कनेक्शन बना रहे हैं और आपके कैलेंडर पर इवेंट की संख्या क्या है।

हल्के से भरे कैलेंडर के साथ सिर्फ 2 कनेक्शन बनाने में आमतौर पर 5 मिनट से कम समय लगेगा। भारी रूप से भरे कैलेंडर के साथ 12 कनेक्शन बनाने में एक घंटा या अधिक समय लग सकता है। प्रारंभिक सिंकिंग प्रगति पर होने के दौरान कृपया धैर्य रखें।

Free इवेंट को बाहर करें

यदि आप इस सेटिंग को सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो स्रोत कैलेंडर पर “free” के रूप में निर्दिष्ट हैं। (उदाहरण के लिए, Google और Outlook Calendars दोनों में all-day इवेंट डिफ़ॉल्ट रूप से “free” के रूप में सेट होते हैं।)

Tentative इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग तब उपलब्ध होती है जब स्रोत कैलेंडर एक Outlook कैलेंडर हो। यदि आप इसे सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो आपके Outlook कैलेंडर में “tentative” के रूप में सेट हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook उन आमंत्रणों को “tentative” के रूप में चिह्नित करता है जिन्हें आपने प्राप्त किया है लेकिन स्वीकार नहीं किया है।

अस्वीकृत (Unaccepted) इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग तब उपलब्ध होती है जब स्रोत कैलेंडर एक Google कैलेंडर हो। यदि आप इसे सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो आपके Google कैलेंडर पर आपको प्राप्त हुए, लेकिन स्वीकार नहीं किए गए आमंत्रणों से उत्पन्न होते हैं।

किसी विशिष्ट रंग/श्रेणी वाले स्रोत इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग आपको एक रंग (Google स्रोत कैलेंडर) /श्रेणी (Outlook स्रोत कैलेंडर) निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है जो, जब स्रोत कैलेंडर पर किसी इवेंट पर लागू होती है, तो CalendarBridge उस इवेंट को गंतव्य कैलेंडर में सिंक नहीं करेगा। यह प्रति-इवेंट आधार पर यह तय करने में सक्षम बनाता है कि कौन से इवेंट सिंक करने हैं और कौन से नहीं। कृपया ध्यान दें कि, Outlook स्रोत कैलेंडर के लिए, आपका श्रेणी नाम उस डिफ़ॉल्ट नाम से बिल्कुल मेल खाना चाहिए जिसका Outlook उपयोग करता है (“Green category”, “Yellow category” आदि)।

अब सिंक बनाए जा रहे हैं। उन्हें सेटअप होने में कितना समय लगता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितने कनेक्शन बना रहे हैं और आपके कैलेंडर कितने व्यस्त हैं। हल्के से भरे कैलेंडर के साथ सिर्फ 2 कनेक्शन बनाने में आमतौर पर 5 मिनट या उससे कम समय लगेगा। भारी रूप से भरे कैलेंडर के साथ 30 कनेक्शन बनाने में घंटों लग सकते हैं।

केवल किसी विशिष्ट रंग के इवेंट सिंक करें

यह उपरोक्त सेटिंग का उल्टा है। केवल वे इवेंट जो चयनित रंग/श्रेणी से मेल खाते हैं, सिंक किए जाएंगे, और बाकी सभी को अनदेखा कर दिया जाएगा। यह तब सहायक होता है जब आप कार्य इवेंट, व्यक्तिगत इवेंट, यात्रा इवेंट, आदि को एक रंग असाइन करते हैं, और केवल एक विशिष्ट उपसमूह को सिंक करना चाहते हैं।

समय सीमा और दिन फ़िल्टरिंग सक्षम करें

यह आपको केवल उन इवेंट को सिंक करने की अनुमति देता है जो विशिष्ट घंटों और सप्ताह के विशिष्ट दिनों के भीतर आते हैं। चयनित सीमा के बाहर होने वाले इवेंट सिंक नहीं किए जाएंगे।

एक बार जब आप प्रत्येक कनेक्शन को इच्छानुसार कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो “Create Syncs” पर क्लिक करें।