शेड्यूलर वर्कफ़्लो: रिमाइंडर और फ़ॉलो-अप ईमेल

यह कहां मिलेगा

वर्कफ़्लो शेड्यूलर एडिटर के चरण 5 – वर्कफ़्लो में होते हैं। साइड रेल से शेड्यूलर खोलें, जिस शेड्यूलर को स्वचालित करना है उस पर संपादित करें क्लिक करें, और अंतिम चरण तक स्क्रॉल करें। इस चरण की हर चीज़ वैकल्पिक है; खाली वर्कफ़्लो वाला शेड्यूलर ठीक वैसे ही काम करता है जैसे पहले करता था।

वर्कफ़्लो सेटिंग हर शेड्यूलर के लिए अलग होती है। आपका "30 मिनट परिचय" लिंक एक दिन पहले रिमाइंडर भेज सकता है, जबकि आपका "सपोर्ट कॉल" लिंक चुप रह सकता है।

रिमाइंडर ईमेल

अधिकतम दो रिमाइंडर जोड़ें। हर एक में चार सेटिंग होती हैं:

• भेजें: मीटिंग शुरू होने से कितनी देर पहले, 15 मिनट से लेकर 1 सप्ताह तक।
• किसे भेजें: बुकिंग करने वाला व्यक्ति, आप, या मीटिंग में शामिल सभी लोग (मेहमानों सहित)।
• विषय: ईमेल की विषय पंक्ति।
• संदेश: ईमेल का मुख्य भाग। बुनियादी HTML की अनुमति है।

विषय या संदेश खाली छोड़ दें तो CalendarBridge एक उपयुक्त डिफ़ॉल्ट का उपयोग करता है।

फ़ॉलो-अप ईमेल

एक फ़ॉलो-अप जोड़ें, जो मीटिंग समाप्त होने के बाद भेजा जाता है। इसका अंतराल मीटिंग के तुरंत बाद से लेकर एक सप्ताह बाद तक हो सकता है। प्राप्तकर्ता, विषय और संदेश ठीक वैसे ही काम करते हैं जैसे रिमाइंडर में।

फ़ॉलो-अप में फ़ीडबैक लिंक, अगले कदमों की चेकलिस्ट, या "अगला सत्र बुक करें" लिंक देना अच्छा रहता है।

प्लेसहोल्डर

विषय और संदेश दोनों में प्लेसहोल्डर स्वीकार किए जाते हैं, जिन्हें ईमेल भेजते समय वास्तविक बुकिंग विवरण से बदल दिया जाता है:

• {invitee_name}: बुकिंग करने वाले ने जो नाम दर्ज किया
• {invitee_email}: बुकिंग करने वाले का ईमेल पता
• {my_name} / {my_email}: बुकिंग पेज पर दिखने वाला आपका नाम और ईमेल
• {subject}: कैलेंडर इवेंट की विषय पंक्ति
• {start_time} / {end_time}: मीटिंग का समय, शेड्यूलर के समय क्षेत्र और समय प्रारूप में
• {meeting_link}: वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग लिंक, यदि मीटिंग में है
• {manage_link}: इस बुकिंग के लिए समय बदलने या रद्द करने वाला लिंक
• {scheduler_name}: शेड्यूलर का नाम

जिस प्लेसहोल्डर का कोई मान नहीं है (उदाहरण के लिए वीडियो लिंक रहित मीटिंग में {meeting_link}), वह कच्चा टोकन छापने के बजाय खाली रह जाता है।

समय बदलने और रद्द करने पर क्या होता है

समय-आधारित चरण घड़ी नहीं, बुकिंग का अनुसरण करते हैं:

• समय बदला गया: लंबित रिमाइंडर और फ़ॉलो-अप नए मीटिंग समय के अनुसार खिसका दिए जाते हैं। जो चरण अब अतीत में पड़ जाते, वे हटा दिए जाते हैं।
• रद्द किया गया: हर लंबित रिमाइंडर और फ़ॉलो-अप रद्द कर दिया जाता है। जो मीटिंग हो ही नहीं रही, उसका रिमाइंडर किसी को नहीं मिलता।
• वर्कफ़्लो संपादित किया गया: बदलाव सहेजने के बाद बुक हुई मीटिंग पर लागू होते हैं। जो बुकिंग पहले से कैलेंडर में हैं, वे उसी शेड्यूल पर बनी रहती हैं जिसके साथ वे बनी थीं।

समस्या निवारण

• रिमाइंडर कभी नहीं आया। जांचें कि मीटिंग रिमाइंडर के समय के बाद तो बुक नहीं हुई, और बुकिंग पर प्राप्तकर्ता का पता सत्यापित करें। रिमाइंडर booking@calendarbridge.com से आते हैं, इसलिए स्पैम फ़िल्टर और अनुमति सूचियां भी देखें।
• सब कुछ बंद है फिर भी ईमेल आ रहे हैं। वे मानक बुकिंग पुष्टिकरण और कैलेंडर आमंत्रण ही हैं, जो वर्कफ़्लो का हिस्सा नहीं हैं।