Come addestrare il tuo assistente AI di pianificazione CalendarBridge

Puoi addestrare il tuo assistente a comportarsi come desideri scrivendo semplici istruzioni in linguaggio naturale. In altre parole, puoi addestrare il tuo assistente con parole tue.

Questa guida ti spiega cosa includere nella tua configurazione e come ottenere il massimo dall'assistente di pianificazione CalendarBridge senza complicare le cose.

La tua configurazione si trova nella sezione Impostazioni assistente AI della tua dashboard CalendarBridge. Puoi aggiornarla in qualsiasi momento.

Dove aggiungere la tua configurazione

Vai alla tua dashboard CalendarBridge e apri le Impostazioni assistente AI. Puoi accedervi facendo clic su Assistente nel menu a sinistra oppure su Configura assistente nella schermata iniziale. Tocca “Modifica” per apportare modifiche alle tue istruzioni in qualsiasi momento.

È qui che aggiungi le tue istruzioni. Scrivile come parleresti a un vero assistente.

1. Inizia dalle basi

Il tuo assistente funziona al meglio quando conosce le tue preferenze fondamentali. Queste sono le prime cose da definire.

Orario di lavoro

Imposta i giorni e gli orari in cui sei disponibile per le riunioni.

Esempi:

• Sono disponibile dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 17:00.
• Non accetto riunioni dopo le 16:00 il venerdì.

Durate e luoghi delle riunioni

Definisci le durate standard e i luoghi in cui si svolgono le riunioni.

Esempi:

• Imposta le chiamate interne a 30 minuti su Zoom.
• I pranzi di lavoro durano 1 ora, il mio luogo preferito è The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
• Gli incontri al caffè durano 30 minuti al Cougar Coffee.

Preferenze di piattaforma

Indica all'assistente quali strumenti usare.

Esempi:

• Includi sempre il mio link Zoom personale: https://zoom.us/my/katrina nell'invito
• Usa Microsoft Teams per le riunioni con chiunque a @company.com. Usa Zoom per tutti gli altri
• Usa Google Meet per tutte le riunioni inferiori a 30 minuti. Per le riunioni più lunghe, usa Zoom.

Tono della comunicazione

Controlla il modo in cui l'assistente si esprime nelle email.

Esempi:

• Usa un tono professionale e amichevole.
• Mantieni i messaggi concisi e cortesi.
• Parla come un pirata.

Consigliamo di mantenere un tono professionale, ma puoi anche divertirti un po'.

2. Aggiungi regole di follow-up

Indica al tuo assistente quando e come fare il follow-up, e con chi. Puoi impostare limiti chiari per evitare di inviare troppi messaggi o di contattare la persona sbagliata.

Esempi:

• Fai il follow-up una volta ogni 24 ore, ma non più di 3 volte in totale.
• Attendi almeno 1 giorno intero prima di inviare un follow-up.
• Invia i follow-up solo dal lunedì al venerdì.
• Non fare mai il follow-up più di una volta con boss@example.com.
• Non fare il follow-up con nessuno se la riunione è a più di 5 giorni di distanza.

Modifica il comportamento dei follow-up in un thread

Puoi aggiornare le istruzioni di follow-up inviando di nuovo un'email all'assistente nello stesso thread.

Scenario: Il destinatario chiede di fare il follow-up più tardi.

Metti l'assistente in CC per pianificare una riunione. La persona risponde: “Riprovami più avanti questa settimana.” Per modificare la tempistica, invia di nuovo un'email all'assistente nello stesso thread con:

Fai il follow-up tra due giorni invece

L'assistente metterà in pausa la sua pianificazione attuale e riprenderà tra due giorni.

Scenario: La riunione non è più necessaria.

Se la riunione viene prenotata in altro modo o viene annullata, invia di nuovo un'email all'assistente con:

Smetti di fare il follow-up su questo thread

L'assistente interromperà completamente i follow-up per quel thread.

Solo tu, il mittente originale che ha messo l'assistente in CC, puoi inviare questi aggiornamenti. Chiunque altro nel thread verrà ignorato.

3. Imposta i tipi di riunione (facoltativo ma utile)

Se pianifichi spesso diversi tipi di riunioni, puoi definirli qui in modo che l'assistente non debba chiedere i dettagli.

Esempi:

• I colloqui durano 60 minuti e si svolgono nella Sala conferenze A.
• I pranzi di lavoro durano 45 minuti e non dovrebbero essere pianificati uno di seguito all'altro.
• Gli incontri al caffè durano 30 minuti e vengono prenotati solo tra le 10:00 e le 14:00.
• Non pianificare i colloqui uno di seguito all'altro.

Scopri di più su come usare l'AI come pianificatore di sale riunioni.

4. Suggerimenti per risultati migliori

Usa un linguaggio semplice

Non è necessario formattare nulla in modo particolare. Spiega chiaramente ciò che desideri e separa ogni regola con un punto.

Inizia in modo semplice

Non hai bisogno di una configurazione completa fin dal primo giorno. Inizia con l'orario di lavoro, il tono e uno o due tipi di riunione. Aggiungi altro col tempo.

Correggi gli errori nel thread

Evita errori di pianificazione assicurandoti che le tue istruzioni siano complete e inequivocabili. Se qualcosa va storto, puoi inviare di nuovo un'email all'assistente nello stesso thread con una correzione.

Apporta modifiche man mano

La tua configurazione può crescere con te. Man mano che il tuo programma, le tue preferenze o il tuo ruolo cambiano, puoi aggiornare la configurazione in qualsiasi momento. Modifica semplicemente ciò che ti serve senza ricominciare da capo.

Esempio di configurazione

Ecco un punto di partenza pronto da copiare e incollare; assicurati di cambiare l'indirizzo email nell'ultima riga con quello dei membri del tuo team interno:
(Passa il cursore sul riquadro, la funzione di copia appare in alto a destra)

Usa un tono amichevole e professionale.
Sono disponibile dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 17:00.
Non accetto riunioni tra le 16:30 e le 17:00.
Chiedi sempre ai clienti la loro disponibilità prima di proporre la mia.
Prenota le riunioni interne in base alla mia disponibilità.
Le chiamate esterne durano 30 minuti su Zoom.
I pranzi di lavoro durano 45 minuti da Earl’s.
Fai il follow-up una volta al giorno, ma mai lo stesso giorno in cui viene inviato l'invito.
I membri del team interno hanno indirizzi email che terminano con @example.com.