Link di prenotazione combinati (disponibilità collettiva)

Il formato del link

Un link combinato è il tuo normale URL di prenotazione con più di un handle al suo interno, uniti da +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: lo scheduler predefinito di ciascuno.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: uno scheduler specifico per ciascuno, scritto come handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: combinabili a piacere, ogni parte viene risolta in modo indipendente.

In altre parole: prendi l’URL che condivideresti normalmente, /book/frank/sales, sostituisci la barra con un trattino basso per ottenere frank_sales e uniscilo alla persona successiva con un +.

Crearne uno dalla dashboard

Non devi comporre l’URL a mano. Nella pagina Scheduler, fai clic su Crea un link combinato in alto a destra nella scheda Scheduler.

1. Scegli il tuo scheduler
   Scegli quale dei tuoi scheduler deve guidare il link, oppure lascia quello predefinito. Questo scheduler determina durata della riunione, finestra di prenotazione, oggetto dell’evento, fuso orario, branding ed eventuale workflow; le altre persone contribuiscono solo con la loro disponibilità.
2. Aggiungi i colleghi
   Digita l’handle di ogni collega, seguito facoltativamente da _ e dal nome di uno dei suoi scheduler. Puoi anche incollare uno dei suoi URL di prenotazione e il generatore lo convertirà. Fino a cinque persone possono condividere un link.
3. Copia il link
   L’URL finito compare in fondo alla finestra con un pulsante Copia e un pulsante Apri, così puoi controllarlo prima di condividerlo. Un link combinato funziona appena esiste: non c’è nulla da pubblicare.
4. Salvalo per la prossima volta (facoltativo)
   Assegna un nome al link e fai clic su Salva. Comparirà sotto Link salvati nella stessa finestra, dove puoi copiarlo, riaprirlo nel generatore per cambiare le persone coinvolte, oppure eliminarlo.

Link salvati

Poiché un link combinato è solo un URL, salvarlo è puramente un segnalibro per te: non crea nulla sul server e non avvisa le persone coinvolte. I link salvati sono archiviati insieme alle impostazioni personali del calendario, quindi ti seguono su tutti i dispositivi, e puoi conservarne fino a 25.

• Copia mette l’URL completo negli appunti.
• Modifica ricarica il link nel generatore così puoi sostituire un collega o puntare a un altro scheduler, quindi salvarlo sopra.
• Elimina rimuove il segnalibro. Chi ha già l’URL può comunque prenotare: eliminare un link salvato non disattiva il link stesso.

Salvando due volte lo stesso gruppo di persone si aggiorna il nome della voce esistente invece di creare un duplicato.

Come viene calcolata la disponibilità

Un link combinato mostra l’intersezione della disponibilità di tutti. Uno slot viene proposto solo quando valgono tutte queste condizioni:

• Il giorno è attivo nella disponibilità settimanale di ogni persona.
• L’orario rientra nella sovrapposizione degli orari di lavoro di tutti per quel giorno: un 9-17 e un 10-15 danno 10-15.
• Nessuno è occupato, né sul proprio calendario di prenotazione né sugli eventuali «calendari aggiuntivi da controllare» configurati.

Tutto il resto, cioè durata della riunione, buffer, preavviso minimo, finestra di prenotazione, fuso orario, domande personalizzate, colore dell’evento e videoconferenza, proviene dal primo scheduler del link. È quello su cui viene scritta la prenotazione.

Cosa succede quando qualcuno prenota

• La disponibilità viene ricontrollata per tutti al momento della prenotazione, così uno slot occupato nel frattempo viene rifiutato invece di essere prenotato due volte.
• L’evento viene creato sul calendario di prenotazione della prima persona.
• Tutti gli altri presenti nel link vengono aggiunti come partecipanti, quindi la riunione arriva sui loro calendari come invito: un solo evento, un solo thread, nessun duplicato che possa divergere.
• Chi prenota e i suoi ospiti vengono invitati come di consueto.
• I link per riprogrammare e annullare funzionano esattamente come per un link singolo e aggiornano la riunione per tutti in una volta.
• Se il primo scheduler ha un workflow, i suoi promemoria, il follow-up e il webhook valgono anche per le prenotazioni combinate.

Risoluzione dei problemi

• «Questo link di prenotazione non è più disponibile». Almeno un handle nel link non viene risolto: un errore di battitura, uno scheduler eliminato o un nome di scheduler rinominato. Ricrea il link dalla dashboard.
• Non viene proposto alcun orario. Probabilmente gli orari di lavoro non si sovrappongono. Se una persona lavora lun-ven 9-17 sulla costa est e un’altra lun-ven 9-17 in un fuso lontano, l’intersezione può essere davvero vuota. Amplia gli orari di qualcuno o accorcia la durata della riunione.
• Molti meno orari del previsto. Buffer e preavviso minimo del primo scheduler valgono per l’intero link, e il tempo occupato di ciascuno viene sottratto. Vedi Affinare la disponibilità dello scheduler.
• L’handle di un collega contiene un trattino basso. Funziona comunque: CalendarBridge prova prima l’handle più lungo possibile, prima di trattare un trattino basso come separatore dello scheduler.
• Più di cinque persone. Un link combinato ne supporta al massimo cinque.