Link di prenotazione combinati (disponibilità collettiva)

Il formato del link

Un link combinato è il tuo normale URL di prenotazione con più di un handle al suo interno, uniti da +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: lo scheduler predefinito di ciascuno.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: uno scheduler specifico per ciascuno, scritto come handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: combinabili a piacere, perché ogni parte viene risolta in modo indipendente.

In altre parole: prendi l’URL che condivideresti normalmente, /book/frank/sales, sostituisci la barra con un trattino basso per ottenere frank_sales e uniscilo alla persona successiva con un +.

Tre modi per assegnare la riunione

Per impostazione predefinita un link combinato è collettivo: tutti devono essere liberi e tutti partecipano alla riunione. Per cambiare questo comportamento, aggiungi un ulteriore token alla fine del link:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: Tutti insieme. Solo gli orari in cui tutti gli host sono liberi; vengono invitati tutti.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa: Primo disponibile. Un orario viene proposto se almeno un host è libero. La prima persona del link libera in quell’orario riceve la prenotazione ed è l’unica a partecipare alla riunione.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: Round robin. Stessa disponibilità del primo disponibile, ma le prenotazioni vengono assegnate a rotazione: tocca a chi è rimasto più a lungo senza riceverne una.

Il token della modalità deve essere l’ultimo elemento del link. fa e rr non possono mai entrare in conflitto con un handle reale, perché gli handle hanno almeno cinque caratteri, quindi non c’è nulla da gestire in modo speciale.

Crearne uno dalla dashboard

Non devi comporre l’URL a mano. Nella pagina Scheduler, fai clic su Crea un link combinato in alto a destra nella scheda Scheduler.

1. Scegli il tuo scheduler
   Scegli quale dei tuoi scheduler deve guidare il link, oppure lascia quello predefinito. Questo scheduler determina durata della riunione, finestra di prenotazione, oggetto dell’evento, fuso orario, branding ed eventuale workflow. Le altre persone contribuiscono solo con la loro disponibilità.
2. Scegli come assegnare le prenotazioni
   Scegli Tutti insieme, Primo disponibile o Round robin (vedi sopra). Il generatore aggiunge automaticamente il token corretto.
3. Aggiungi i colleghi
   Digita l’handle di ogni collega, seguito facoltativamente da _ e dal nome di uno dei suoi scheduler. Puoi anche incollare uno dei suoi URL di prenotazione e il generatore lo convertirà. Fino a cinque persone possono condividere un link.
4. Copia il link
   L’URL finito compare in fondo alla finestra con un pulsante Copia e un pulsante Apri, così puoi controllarlo prima di condividerlo. Un link combinato funziona non appena esiste e non c’è nulla da pubblicare.
5. Salvalo per la prossima volta (facoltativo)
   Assegna un nome al link e fai clic su Salva. Comparirà sotto Link salvati nella stessa finestra, dove puoi copiarlo, riaprirlo nel generatore per cambiare le persone coinvolte, oppure eliminarlo.

Link salvati

Poiché un link combinato è solo un URL, salvarlo equivale a creare un segnalibro per te: non crea nulla sul server e non avvisa le persone coinvolte. I link salvati sono archiviati insieme alle impostazioni personali del calendario, quindi ti seguono su tutti i dispositivi con cui accedi, e puoi conservarne fino a 25.

• Copia mette l’URL completo negli appunti.
• Modifica ricarica il link nel generatore, così puoi sostituire un collega o puntare a un altro scheduler e poi salvarlo sovrascrivendo quello esistente.
• Elimina rimuove il segnalibro. Chi ha già l’URL può comunque prenotare, perché eliminare un link salvato non disattiva il link stesso.

Salvando due volte lo stesso gruppo di persone si aggiorna il nome della voce esistente invece di creare un duplicato.

Come viene calcolata la disponibilità

Un link Tutti insieme mostra l’intersezione della disponibilità di tutti. Uno slot viene proposto solo quando valgono tutte queste condizioni:

• Il giorno è attivo nella disponibilità settimanale di ogni persona.
• L’orario rientra nella sovrapposizione degli orari di lavoro di tutti per quel giorno: un 9-17 e un 10-15 danno 10-15.
• Nessuno è occupato, né sul proprio calendario di prenotazione né sugli eventuali «calendari aggiuntivi da controllare» configurati.

Tutto il resto (durata della riunione, buffer, preavviso minimo, finestra di prenotazione, fuso orario, domande personalizzate, colore dell’evento, videoconferenza) proviene dal primo scheduler del link. È quello su cui viene scritta la prenotazione.

Primo disponibile e round robin

Queste due modalità ribaltano la regola: uno slot viene proposto se almeno un host può accettarlo. La disponibilità viene calcolata separatamente per ogni persona (i suoi orari settimanali, il suo calendario di prenotazione, i suoi «calendari aggiuntivi da controllare») e poi combinata, così un host con l’agenda piena non nasconde mai un orario in cui un altro host è libero. Un giorno compare nel calendario non appena almeno un host lavora in quel giorno.

Sopra gli avatar, la pagina di prenotazione indica «Prenotazione con uno tra», così chi prenota sa che incontrerà una sola persona e non l’intero gruppo. Durata della riunione, finestra di prenotazione, domande e branding provengono comunque dal primo scheduler del link.

Cosa succede quando qualcuno prenota

Tutti insieme

• La disponibilità viene ricontrollata per tutti al momento della prenotazione, così uno slot occupato nel frattempo viene rifiutato invece di essere prenotato due volte.
• L’evento viene creato sul calendario di prenotazione della prima persona.
• Tutti gli altri presenti nel link vengono aggiunti come partecipanti, quindi la riunione arriva sui loro calendari come invito: un solo evento, un solo thread, nessun duplicato che possa disallinearsi.
• Chi prenota e i suoi ospiti vengono invitati come di consueto.
• I link per riprogrammare e annullare funzionano esattamente come per un link di una sola persona e aggiornano la riunione per tutti in una volta.
• Se il primo scheduler ha un workflow, i suoi promemoria, il follow-up e il webhook valgono anche per le prenotazioni combinate.

Primo disponibile e round robin

• Al momento della prenotazione il calendario di ogni host viene controllato singolarmente, e solo gli host ancora liberi sono candidati.
• Primo disponibile assegna la prenotazione al primo host libero nell’ordine del link. Round robin la assegna all’host libero che attende da più tempo dalla sua ultima prenotazione su questo link; chi viene saltato perché occupato mantiene il suo posto in cima alla coda invece di perdere il turno.
• La riunione viene creata sul calendario di quell’host, usando colore dell’evento, videoconferenza, descrizione e workflow del suo scheduler. Nessun altro presente nel link viene invitato.
• La schermata di conferma indica a chi prenota con chi avrà la riunione.
• Riprogrammazione e annullamento riguardano solo l’host assegnato. Riprogrammare non riavvia la rotazione: la riunione resta alla stessa persona.
• La rotazione round robin è condivisa per l’intero link a prescindere dall’ordine in cui sono stati digitati gli handle, quindi frank+chad+rr e chad+frank+rr si alternano attingendo alla stessa coda.

Risoluzione dei problemi

• «Questo link di prenotazione non è più disponibile». Almeno un handle nel link non viene risolto: un errore di battitura, uno scheduler eliminato o uno scheduler rinominato. Ricrea il link dalla dashboard.
• Non viene proposto alcun orario. Probabilmente gli orari di lavoro non si sovrappongono. Se una persona lavora lun-ven 9-17 ora della costa est degli Stati Uniti e un’altra lun-ven 9-17 in un fuso orario lontano, l’intersezione può essere davvero vuota. Amplia gli orari di qualcuno o accorcia la durata della riunione.
• Molti meno orari del previsto. Buffer e preavviso minimo del primo scheduler valgono per l’intero link, e il tempo occupato di ciascuno viene sottratto. Vedi Perfezionare la disponibilità dello scheduler.
• L’handle di un collega contiene un trattino basso. Funziona comunque. CalendarBridge prova prima l’handle più lungo possibile, prima di trattare un trattino basso come separatore dello scheduler.
• Più di cinque persone. Un link combinato ne supporta al massimo cinque.
• Il round robin sceglie sempre la stessa persona. Sono idonei solo gli host effettivamente liberi nell’orario scelto, quindi se gli altri sono occupati negli orari che chi prenota tende a scegliere, un host riceverà naturalmente più prenotazioni. Controlla la disponibilità settimanale e i «calendari aggiuntivi da controllare» degli host occupati.
• Un link primo disponibile mostra orari in cui un host non è libero. È il comportamento previsto: lo slot viene proposto perché qualcuno è libero, e la prenotazione va a quella persona.