Workflow dello scheduler: email di promemoria e follow-up

Ogni scheduler può automatizzare ciò che accade attorno a una riunione prenotata: fino a due email di promemoria prima che inizi e una di follow-up dopo che è terminata.

C CalendarBridge Aggiornato il 21 agosto 2026 4 min di lettura

Dove trovarlo

I workflow si trovano nel passaggio 5, Workflow, dell’editor dello scheduler. Apri Scheduler dalla barra laterale, fai clic su Modifica sullo scheduler da automatizzare e scorri fino all’ultimo passaggio. Tutto in questo passaggio è facoltativo; uno scheduler con workflow vuoto si comporta esattamente come sempre.

Le impostazioni del workflow sono per singolo scheduler. Il tuo link «intro 30 min» può inviare un promemoria il giorno prima mentre il link «chiamata di supporto» resta silenzioso.

Email di promemoria

Aggiungi fino a due promemoria. Ognuno ha quattro impostazioni:

Invia: quanto tempo prima dell’inizio della riunione, da 15 minuti fino a 1 settimana.
Invia a: chi ha prenotato, tu, oppure tutti i presenti alla riunione (ospiti inclusi).
Oggetto: la riga dell’oggetto dell’email.
Messaggio: il corpo dell’email. È consentito l’HTML di base.

Se lasci vuoto l’oggetto o il messaggio, CalendarBridge usa un valore predefinito sensato.

info

Le prenotazioni dell’ultimo minuto saltano i promemoria già scaduti. Se qualcuno prenota una riunione che inizia tra 20 minuti e hai configurato un promemoria «1 giorno prima», quel promemoria semplicemente non viene inviato: sarebbe dovuto partire ieri. Ogni promemoria ancora nel futuro viene inviato normalmente.

Email di follow-up

Aggiungi un follow-up, inviato dopo la fine della riunione. Lo scarto va da subito dopo la riunione fino a una settimana più tardi. Destinatari, oggetto e messaggio funzionano esattamente come per i promemoria.

I follow-up sono ideali per un link di feedback, un elenco dei prossimi passi o un link per «prenotare la sessione successiva».

Segnaposto

Sia l’oggetto sia il messaggio accettano segnaposto, sostituiti dai dati reali della prenotazione al momento dell’invio:

{invitee_name}: il nome inserito da chi ha prenotato
{invitee_email}: l’indirizzo email di chi ha prenotato
{my_name} / {my_email}: il tuo nome e la tua email come compaiono sulla pagina di prenotazione
{subject}: l’oggetto dell’evento di calendario
{start_time} / {end_time}: l’orario della riunione, nel fuso e nel formato orario dello scheduler
{meeting_link}: il link della videoconferenza, se la riunione ne ha uno
{manage_link}: il link per riprogrammare o annullare questa prenotazione
{scheduler_name}: il nome dello scheduler

Un segnaposto senza valore (ad esempio {meeting_link} su una riunione senza link video) si risolve nel nulla invece di stampare il token grezzo.

Cosa succede in caso di riprogrammazione e annullamento

I passaggi temporizzati seguono la prenotazione, non l’orologio:

Riprogrammata: i promemoria in sospeso e il follow-up vengono spostati per allinearsi al nuovo orario. I passaggi che finirebbero nel passato vengono scartati.
Annullata: ogni promemoria in sospeso e il follow-up vengono annullati. Nessuno riceve un promemoria per una riunione che non si terrà.
Workflow modificato: le modifiche valgono per le riunioni prenotate dopo il salvataggio. Le prenotazioni già a calendario mantengono la pianificazione con cui sono state create.

Risoluzione dei problemi

Il promemoria non è mai arrivato. Controlla se la riunione è stata prenotata dopo il momento del promemoria e verifica l’indirizzo del destinatario sulla prenotazione. I promemoria arrivano da booking@calendarbridge.com: controlla filtri antispam ed elenchi di indirizzi consentiti.
È tutto disattivato ma le email arrivano comunque. Sono la normale conferma di prenotazione e l’invito di calendario stesso, che non fanno parte dei workflow.