Usare il tuo assistente di pianificazione AI
Una volta configurato il tuo assistente, puoi coordinarti con gli altri in un thread email o gestire direttamente il tuo programma. Questa guida illustra come opera l'assistente in ciascuno scenario.
Come usare il tuo assistente in diversi scenari
Una volta configurato il tuo assistente, puoi interagire con esso in tre modi:
- Aggiungerlo a una conversazione email esistente
- Includerlo quando avvii una nuova email con altre persone
- Inviargli un messaggio o chattare direttamente con esso
Il modo in cui lo usi dipende dal fatto che tu ti stia coordinando con altre persone o gestendo il tuo programma.
Quando sono coinvolte altre persone, includi l'assistente nella conversazione email in modo che possa coordinarsi direttamente nel thread.
Quando gestisci il tuo tempo, i tuoi promemoria o il lavoro di preparazione, invia un messaggio direttamente all'assistente o usa la chat nel Unified Calendar.
Le sezioni seguenti spiegano come opera l'assistente in ciascuno scenario.
Quando è incluso in una conversazione email
Quando viene aggiunto a un thread, l'assistente gestisce la pianificazione e il coordinamento direttamente all'interno della conversazione.
Può proporre orari, programmare o riprogrammare riunioni, impostare eventi ricorrenti, programmare singole riunioni all'interno di un gruppo, convertire la discussione in un evento confermato del calendario, prenotare sale, aggiungere i dettagli per le conferenze, includere risorse condivise, dare seguito ai partecipanti, inviare promemoria e confermare la partecipazione.
Esempio:
“Trova un orario la prossima settimana per tutti i partecipanti a questo thread.”
Quando invii un messaggio direttamente all'assistente
Quando viene contattato direttamente, l'assistente gestisce il tuo calendario personale e i tuoi promemoria.
Può programmare riunioni, bloccare il tempo per la concentrazione, spostare o annullare eventi, aggiungere tempo per spostamenti o preparazione, creare promemoria personali, programmare promemoria per le scadenze e inviare email di promemoria a un orario specificato.
Esempio:
“Blocca due ore domani mattina.”
“Ricordami di inviare il rapporto mercoledì prossimo alle 14.”
Fare riferimento alle persone per nome
L'assistente usa il contesto del tuo calendario e degli inviti precedenti per identificare il destinatario corretto. Se qualcuno è stato incluso in riunioni precedenti o è presente nei tuoi contatti email, puoi farvi riferimento direttamente:
- “Programma un orario con Mark la prossima settimana.”
- “Ricorda a Sarah la riunione delle 15 alle 13.”
- “Dai seguito con Paul domani mattina.”
Se qualcuno non è ancora riconosciuto, puoi definirlo una volta:
“L'email del mio capo Mark è mark@company.com.”
“John dell'ufficio finanziario è john@company.com.”
Dopodiché, potrai semplicemente usare il loro nome nelle richieste future.
Fare riferimento alle persone in un thread
Quando l'assistente è incluso in una conversazione email, puoi fare riferimento a:
“Tutti i partecipanti a questo thread.”
“Tutti i partecipanti.”
“Chiunque non abbia ancora risposto.”
L'assistente identifica automaticamente i partecipanti e si coordina di conseguenza.
Usare i gruppi di contatti
Se usi i gruppi di contatti in Outlook o le etichette di contatto in Google, l'assistente può identificare i membri di tali gruppi durante l'elaborazione della tua richiesta. Questo ti consente di programmare riunioni o inviare promemoria a interi team senza elencare manualmente ogni indirizzo email.
Ad esempio:
“Programma una riunione con il Dev Team la prossima settimana.”
“Invia un promemoria al gruppo Leadership domani alle 9.”
Se “Dev Team” o “Leadership” esiste come gruppo di contatti salvato in Outlook o come etichetta nei contatti di Google, l'assistente espanderà quel gruppo e si coordinerà con tutti i membri.
Prenotare risorse condivise e sale
Puoi configurare risorse condivise come le sale riunioni nelle impostazioni del tuo assistente. Una volta aggiunte, l'assistente può prenotarle nello stesso modo in cui programma le persone.
Ad esempio:
westroom@boomscan.info ospita 5 persone
southroom@boomscan.info ospita 30 persone
eastroom@boomscan.info ospita 10 persone
northroom@boomscan.info ospita 10 persone
Dopo averle aggiunte nella tua configurazione, puoi farvi riferimento in modo naturale in una richiesta:
“Prenota la South Room.”
“Programma questo nella East Room.”
“Aggiungi una sala che ospiti 10 persone.”
L'assistente verifica la disponibilità sia dei partecipanti sia delle sale prima di confermare la riunione.
Una volta aggiunto l'indirizzo email assistant@ai.calendarbridge.com, rilassati e lascia che faccia il lavoro. Non è richiesta alcuna ulteriore interazione da parte tua e l'assistente gestisce tutto per organizzare l'orario, discuterne con la persona a cui hai scritto e aggiungere l'evento al tuo calendario.
Semplice, veloce e molto efficiente!
Lavorare con thread email, allegati e immagini
L'assistente non richiede richieste perfettamente strutturate. Può estrarre le informazioni rilevanti da thread email, messaggi inoltrati, allegati e immagini.
Inoltrare thread email
Puoi inoltrare una catena di email esistente e chiedere all'assistente di intervenire.
Ad esempio:
Inoltra una conversazione su una riunione proposta e di': “Trova un orario che vada bene per tutti e programma questa riunione.”
Inoltra l'ambito di un progetto con date incorporate e di': “Aggiungi le scadenze delle tappe al mio calendario.”
Inoltra un lungo thread e di': “Riassumi le date chiave e programma ciò che serve.”
L'assistente legge il thread, identifica date, partecipanti e contesto, e crea o aggiorna di conseguenza gli eventi del calendario.
Trasformare le email in eventi
Se un'email contiene già i dettagli necessari, puoi semplicemente istruire:
“Aggiungi questo al mio calendario.”
“Crea un evento basato sulle informazioni qui sotto.”
“Riserva questo orario mentre confermiamo i dettagli.”
L'assistente estrae direttamente dal messaggio la data, l'ora, il luogo e i partecipanti.
Usare foto, screenshot e allegati
Puoi anche inviare immagini o file invece di inserire manualmente i dettagli.
Ad esempio:
Scatta una foto di un biglietto di appuntamento e inviala via email con: “Aggiungi questo al mio calendario.”
Fai uno screenshot del volantino di un concerto e di': “Aggiungi questo evento e ricordami di acquistare i biglietti una settimana prima.”
Inoltra un orario scolastico e di': “Aggiungi tutte queste date al mio calendario.”
Allega un PDF con la pianificazione di un progetto e di': “Aggiungi le scadenze come eventi del calendario.”
L'assistente legge l'immagine o il documento, identifica le date e i dettagli rilevanti e crea le voci appropriate nel calendario.