スケジューラーのワークフロー: リマインダーとフォローアップのメール

設定場所

ワークフローはスケジューラーエディターのステップ 5「ワークフロー」にあります。サイドレールからスケジューラーを開き、自動化したいスケジューラーの編集をクリックして、最後のステップまでスクロールします。このステップの内容はすべて任意で、ワークフローが空のスケジューラーはこれまでとまったく同じように動作します。

ワークフローの設定はスケジューラーごとです。「30 分の初回面談」リンクでは前日にリマインダーを送り、「サポート通話」リンクでは何も送らない、といった使い分けができます。

リマインダーメール

リマインダーは最大2 通まで追加できます。それぞれに次の 4 つの設定があります。

• 送信タイミング: 会議開始のどれくらい前か。15 分前から 1 週間前まで。
• 送信先: 予約した人、自分、または会議の参加者全員（ゲストを含む）。
• 件名: メールの件名。
• 本文: メールの本文。基本的な HTML を使えます。

件名や本文を空欄のままにすると、CalendarBridge が適切な既定文を使います。

フォローアップメール

会議終了後に送信されるフォローアップを1 通追加できます。送信タイミングは会議終了直後から 1 週間後までです。宛先、件名、本文はリマインダーとまったく同じように機能します。

フォローアップは、フィードバックのリンク、次のステップのチェックリスト、「次回を予約する」リンクなどに向いています。

プレースホルダー

件名にも本文にもプレースホルダーを使えます。メール送信時に実際の予約情報に置き換えられます。

• {invitee_name}: 予約した人が入力した名前
• {invitee_email}: 予約した人のメールアドレス
• {my_name} / {my_email}: 予約ページに表示されるあなたの名前とメールアドレス
• {subject}: カレンダーイベントの件名
• {start_time} / {end_time}: 会議の時刻。スケジューラーのタイムゾーンと時刻形式に従います
• {meeting_link}: ビデオ会議のリンク（会議に設定されている場合）
• {manage_link}: この予約の日時変更・キャンセル用リンク
• {scheduler_name}: スケジューラーの名前

値のないプレースホルダー（たとえばビデオリンクのない会議での {meeting_link}）は、生のトークンを出力せずに空文字になります。

日時変更とキャンセル時の動作

時刻指定のステップは時計ではなく予約に追従します。

• 日時変更: 保留中のリマインダーとフォローアップが新しい会議時刻に合わせて移動します。移動の結果、過去になってしまうステップは削除されます。
• キャンセル: 保留中のリマインダーとフォローアップはすべて取り消されます。開催されない会議のリマインダーが届くことはありません。
• ワークフローの編集: 変更は保存後に予約された会議に適用されます。すでにカレンダーに入っている予約は、作成時のスケジュールをそのまま保持します。

トラブルシューティング

• リマインダーが届かない。 会議がリマインダーの時点より後に予約されていないか確認し、予約に記載された宛先アドレスを確かめてください。リマインダーは booking@calendarbridge.com から送信されるため、迷惑メールフィルターや許可リストもご確認ください。
• すべてオフなのにメールが届く。 それは標準の予約確認メールとカレンダー招待そのもので、ワークフローの一部ではありません。