AI 일정 관리 도우미 사용하기

다양한 상황에서 도우미 사용하는 방법

도우미가 설정되면 세 가지 방법으로 상호작용할 수 있습니다:

• 기존 이메일 대화에 추가하기
• 다른 사람들과 새 이메일을 시작할 때 포함하기
• 직접 메시지를 보내거나 채팅하기

사용 방법은 다른 사람들과 조율하는지 아니면 자신의 일정을 관리하는지에 따라 달라집니다.

다른 사람들이 관련된 경우, 도우미를 이메일 대화에 포함하여 스레드 내에서 직접 조율할 수 있도록 하세요.

자신의 시간, 알림 또는 준비 작업을 관리할 때는 도우미에게 직접 메시지를 보내거나 통합 캘린더에서 채팅을 사용하세요.

아래 섹션에서는 각 상황에서 도우미가 어떻게 작동하는지 설명합니다.

이메일 대화에 포함되었을 때

스레드에 추가되면 도우미는 대화 내에서 직접 일정 관리와 조율을 수행합니다.

시간을 제안하고, 회의를 예약하거나 일정을 변경하고, 반복 이벤트를 설정하고, 그룹 내에서 개별 회의를 예약하고, 논의를 확정된 캘린더 이벤트로 전환하고, 회의실을 예약하고, 화상 회의 정보를 추가하고, 공유 리소스를 포함하고, 참가자에게 후속 조치를 취하고, 알림을 보내고, 참석을 확인할 수 있습니다.

예시:
“이 스레드에 있는 모든 사람을 위해 다음 주에 시간을 찾아 주세요.”

도우미에게 직접 메시지를 보낼 때

직접 연락하면 도우미는 개인 캘린더와 알림을 관리합니다.

회의를 예약하고, 집중 시간을 확보하고, 이벤트를 이동하거나 취소하고, 이동 또는 준비 시간을 추가하고, 개인 알림을 만들고, 마감일 알림을 예약하고, 지정된 시간에 알림 이메일을 보낼 수 있습니다.

예시:
“내일 오전에 두 시간을 확보해 주세요.”
“다음 주 수요일 오후 2시에 보고서를 제출하라고 알려 주세요.”

이름으로 개인 참조하기

도우미는 캘린더와 이전 초대의 맥락을 사용하여 올바른 수신자를 식별합니다. 이전 회의에 포함되었거나 이메일 연락처에 있는 사람은 직접 참조할 수 있습니다:

• “다음 주에 Mark와 시간을 잡아 주세요.”
• “오후 1시에 Sarah에게 오후 3시 회의에 대해 알려 주세요.”
• “내일 오전에 Paul에게 후속 조치를 취해 주세요.”

아직 인식되지 않은 사람은 한 번만 정의하면 됩니다:

“내 상사 Mark의 이메일은 mark@company.com입니다.”
“재무 부서의 John은 john@company.com입니다.”

그 후에는 이후 요청에서 이름만 사용하면 됩니다.

스레드에 있는 사람 참조하기

도우미가 이메일 대화에 포함되면 다음과 같이 참조할 수 있습니다:

“이 스레드에 있는 모든 사람.”
“모든 참석자.”
“아직 답장하지 않은 사람.”

도우미는 참가자를 자동으로 식별하고 그에 따라 조율합니다.

연락처 그룹 사용하기

Outlook의 연락처 그룹이나 Google의 연락처 라벨을 사용하는 경우, 도우미는 요청을 처리할 때 해당 그룹의 구성원을 식별할 수 있습니다. 이를 통해 각 이메일 주소를 수동으로 나열하지 않고도 전체 팀에게 일정을 예약하거나 알림을 보낼 수 있습니다.

예를 들어:

“다음 주에 개발팀과 회의를 예약해 주세요.”
“내일 오전 9시에 리더십팀에게 알림을 보내 주세요.”

“개발팀” 또는 “리더십팀”이 Outlook에 저장된 연락처 그룹이나 Google 연락처의 라벨로 존재하는 경우, 도우미는 해당 그룹을 확장하여 모든 구성원과 조율합니다.

공유 리소스 및 회의실 예약하기

도우미 설정에서 회의실과 같은 공유 리소스를 구성할 수 있습니다. 추가되면 도우미는 사람을 예약하는 것과 동일한 방식으로 리소스를 예약할 수 있습니다.

예를 들어:

westroom@boomscan.info 5명 수용
southroom@boomscan.info 30명 수용
eastroom@boomscan.info 10명 수용
northroom@boomscan.info 10명 수용

구성에 추가한 후에는 요청에서 자연스럽게 참조할 수 있습니다:

“South Room을 예약해 주세요.”
“이것을 East Room에 예약해 주세요.”
“10명이 들어갈 수 있는 회의실을 추가해 주세요.”

도우미는 회의를 확정하기 전에 참석자와 회의실 모두의 가용성을 확인합니다.

assistant@ai.calendarbridge.com 이메일 주소를 추가하면 편안하게 앉아서 도우미가 일을 하도록 맡기세요. 더 이상 사용자의 개입이 필요하지 않으며 도우미가 모든 것을 처리하여 시간을 정하고, 이메일을 보낸 사람과 논의하고, 이벤트를 캘린더에 추가합니다.

간단하고 빠르며 매우 효율적입니다!

이메일 스레드, 첨부 파일 및 이미지 작업하기

도우미는 완벽하게 구조화된 요청을 필요로 하지 않습니다. 이메일 스레드, 전달된 메시지, 첨부 파일 및 이미지에서 관련 정보를 추출할 수 있습니다.

이메일 스레드 전달하기

기존 이메일 체인을 전달하고 도우미에게 조치를 요청할 수 있습니다.

예를 들어:

제안된 회의에 대한 대화를 전달하고 “모두에게 맞는 시간을 찾아 이것을 예약해 주세요.”라고 말하세요.

날짜가 포함된 프로젝트 범위를 전달하고 “마일스톤 마감일을 내 캘린더에 추가해 주세요.”라고 말하세요.

긴 스레드를 전달하고 “주요 날짜를 요약하고 필요한 것을 예약해 주세요.”라고 말하세요.

도우미는 스레드를 읽고 날짜, 참가자 및 맥락을 파악한 다음 그에 따라 캘린더 이벤트를 생성하거나 업데이트합니다.

이메일을 이벤트로 전환하기

이메일에 이미 필요한 세부 정보가 포함되어 있는 경우, 간단히 지시하면 됩니다:

“이것을 내 캘린더에 추가해 주세요.”
“아래 정보를 기반으로 이벤트를 만들어 주세요.”
“세부 사항을 확인하는 동안 이 시간을 확보해 주세요.”

도우미는 메시지에서 날짜, 시간, 위치 및 참가자를 직접 추출합니다.

사진, 스크린샷 및 첨부 파일 사용하기

세부 정보를 수동으로 입력하는 대신 이미지나 파일을 보낼 수도 있습니다.

예를 들어:

예약 카드 사진을 찍어 “이것을 내 캘린더에 추가해 주세요.”라고 이메일로 보내세요.

콘서트 전단지를 스크린샷으로 찍고 “이 이벤트를 추가하고 일주일 전에 티켓을 구매하라고 알려 주세요.”라고 말하세요.

학교 일정을 전달하고 “이 모든 날짜를 내 캘린더에 추가해 주세요.”라고 말하세요.

프로젝트 타임라인이 포함된 PDF를 첨부하고 “마감일을 캘린더 이벤트로 추가해 주세요.”라고 말하세요.

도우미는 이미지나 문서를 읽고 관련 날짜와 세부 정보를 파악한 다음 적절한 캘린더 항목을 생성합니다.