CalendarBridge AI 일정 관리 도우미를 학습시키는 방법

간단한 지침을 자연어로 작성하여 도우미가 원하는 방식으로 동작하도록 학습시킬 수 있습니다. 다시 말해, 여러분의 말로 도우미를 학습시킬 수 있습니다.

이 가이드에서는 지나치게 복잡하게 만들지 않으면서 구성에 무엇을 포함해야 하는지와 CalendarBridge 일정 관리 도우미를 최대한 활용하는 방법을 안내합니다.

구성은 CalendarBridge 대시보드의 AI 도우미 설정 섹션에 저장됩니다. 언제든지 업데이트할 수 있습니다.

구성을 추가할 위치

CalendarBridge 대시보드로 이동하여 AI 도우미 설정을 엽니다. 왼쪽 메뉴에서 Assistant를 클릭하거나 홈 화면에서 Configure Assistant를 클릭하면 이동할 수 있습니다. 언제든지 지침을 변경하려면 “Edit”을 탭하세요.

여기에서 지침을 추가합니다. 실제 도우미에게 말하듯이 작성하세요.

1. 기본 사항부터 시작하기

도우미는 여러분의 핵심 선호 사항을 알 때 가장 잘 작동합니다. 이것이 가장 먼저 정의해야 할 사항입니다.

업무 시간

회의가 가능한 요일과 시간을 설정하세요.

예시:

• 저는 월요일부터 금요일까지 오전 9시부터 오후 5시까지 시간이 됩니다.
• 금요일 오후 4시 이후에는 회의를 하지 않습니다.

회의 길이 및 장소

표준 회의 시간과 회의가 열리는 장소를 정의하세요.

예시:

• 내부 통화는 Zoom으로 30분으로 설정하세요.
• 점심 회의는 1시간이며, 제가 선호하는 장소는 The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002입니다.
• 커피 회의는 Cougar Coffee에서 30분입니다.

플랫폼 선호 사항

어떤 도구를 사용할지 도우미에게 알려주세요.

예시:

• 초대장에 항상 제 개인 Zoom 링크 https://zoom.us/my/katrina 를 포함하세요.
• @company.com에 속한 사람과의 회의에는 Microsoft Teams를 사용하세요. 나머지 모든 사람에게는 Zoom을 사용하세요.
• 30분 미만의 모든 회의에는 Google Meet를 사용하세요. 더 긴 회의에는 Zoom을 사용하세요.

커뮤니케이션 어조

도우미가 이메일에서 어떤 어조로 표현할지 조정하세요.

예시:

• 전문적이면서 친근한 어조를 사용하세요.
• 메시지는 간결하고 정중하게 유지하세요.
• 해적처럼 말하세요.

전문적인 어조를 유지하는 것을 권장하지만, 약간의 재미를 더할 수도 있습니다.

2. 후속 연락 규칙 추가하기

도우미에게 언제, 어떻게, 누구에게 후속 연락을 할지 알려주세요. 과도한 메시지 발송이나 잘못된 사람에게 연락하는 것을 방지하기 위해 명확한 경계를 설정할 수 있습니다.

예시:

• 24시간마다 한 번씩 후속 연락하되, 총 3회를 넘기지 마세요.
• 후속 연락을 보내기 전에 최소 하루를 기다리세요.
• 후속 연락은 월요일부터 금요일까지만 보내세요.
• boss@example.com에게는 후속 연락을 한 번 이상 하지 마세요.
• 회의가 5일 이상 남은 경우 누구에게도 후속 연락을 하지 마세요.

스레드에서 후속 연락 동작 조정하기

같은 스레드에서 도우미에게 다시 이메일을 보내 후속 연락 지침을 업데이트할 수 있습니다.

시나리오: 수신자가 나중에 후속 연락해 달라고 요청하는 경우.

회의 일정을 잡기 위해 도우미를 CC로 추가합니다. 상대방이 “이번 주 후반에 다시 연락 주세요.”라고 답장합니다. 시점을 조정하려면 같은 스레드에서 도우미에게 다시 이메일을 보내세요:

대신 이틀 후에 후속 연락하세요

도우미는 현재 일정을 일시 중지하고 이틀 후에 다시 시작합니다.

시나리오: 회의가 더 이상 필요하지 않은 경우.

회의가 다른 방법으로 예약되거나 취소된 경우, 도우미에게 다시 이메일을 보내세요:

이 스레드에 대한 후속 연락을 중단해 주세요

도우미는 해당 스레드에 대한 후속 연락을 완전히 중단합니다.

도우미를 CC로 추가한 원래 발신자인 여러분만 이러한 업데이트를 보낼 수 있습니다. 스레드에 있는 다른 사람은 무시됩니다.

3. 회의 유형 설정하기 (선택 사항이지만 유용함)

다양한 종류의 회의를 자주 잡는다면, 도우미가 세부 정보를 물어보지 않도록 여기에서 회의 유형을 정의할 수 있습니다.

예시:

• 면접은 60분이며 회의실 A에서 진행됩니다.
• 점심 회의는 45분이며 연달아 잡지 않아야 합니다.
• 커피 챗은 30분이며 오전 10시부터 오후 2시 사이에만 예약됩니다.
• 면접을 연달아 잡지 마세요.

AI를 회의실 예약 도우미로 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

4. 더 나은 결과를 위한 팁

자연어를 사용하세요

특별한 방식으로 형식을 지정할 필요가 없습니다. 원하는 바를 명확하게 설명하고 각 규칙을 마침표로 구분하기만 하면 됩니다.

간단하게 시작하세요

처음부터 완전한 구성이 필요하지는 않습니다. 업무 시간, 어조, 그리고 한두 가지 회의 유형으로 시작하세요. 시간이 지남에 따라 더 추가하세요.

스레드에서 실수를 수정하세요

지침이 완전하고 명확하도록 하여 일정 오류를 방지하세요. 문제가 발생하면 같은 스레드에서 도우미에게 다시 이메일을 보내 수정할 수 있습니다.

진행하면서 변경하세요

구성은 여러분과 함께 성장할 수 있습니다. 일정, 선호 사항 또는 역할이 바뀌면 언제든지 설정을 업데이트할 수 있습니다. 처음부터 다시 시작하지 않고 필요한 부분만 조정하세요.

샘플 구성

다음은 복사하여 붙여넣을 수 있는 시작점입니다. 마지막 줄의 이메일 주소를 내부 팀 구성원의 주소로 반드시 변경하세요:
(상자 위에 마우스를 올리면 오른쪽 상단에 복사 기능이 나타납니다)

Use a friendly and professional tone.
I’m available Monday through Friday from 9 AM to 5 PM.
I do not take meetings between 4:30 and 5:00 PM.
Always ask clients for their availability before offering mine.
Book internal meetings based on my availability.
External calls are 30 minutes on Zoom.
Lunch meetings are 45 minutes at Earl’s.
Follow up once per day, but never on the same day the invite is sent.
Internal team members have email addresses ending in @example.com.