Gecombineerde boekingslinks (gezamenlijke beschikbaarheid)

De linkopbouw

Een gecombineerde link is je gewone boekings-URL met meer dan één handle erin, verbonden door een +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: ieders standaardplanner.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: per persoon een specifieke planner, geschreven als handle_planner.
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: vrij te combineren, elke kant wordt apart opgelost.

Met andere woorden: neem de URL die je normaal zou delen, /book/frank/sales, vervang de schuine streep door een liggend streepje zodat je frank_sales krijgt, en verbind die met een + aan de volgende persoon.

Er een maken vanuit het dashboard

Je hoeft de URL niet met de hand samen te stellen. Klik op de pagina Planners rechtsboven in de Planners-kaart op Gecombineerde link maken.

1. Kies je planner
   Kies welke van je eigen planners de link moet aansturen, of laat je standaardplanner staan. Deze planner bepaalt de afspraakduur, het boekingsvenster, het afspraakonderwerp, de tijdzone, de huisstijl en een eventuele workflow; de anderen leveren alleen beschikbaarheid.
2. Voeg je teamgenoten toe
   Typ de handle van elke teamgenoot, eventueel gevolgd door _ en de naam van een van hun planners. Je kunt ook een van hun boekings-URL's plakken; de generator zet die om. Maximaal vijf mensen kunnen één link delen.
3. Kopieer de link
   De voltooide URL verschijnt onder in het venster met een knop Kopiëren en een knop Openen, zodat je hem kunt controleren voordat je hem deelt. Een gecombineerde link werkt zodra hij bestaat: er valt niets te publiceren.
4. Bewaar hem voor de volgende keer (optioneel)
   Geef de link een naam en klik op Opslaan. Hij verschijnt onder Opgeslagen links in hetzelfde venster, waar je hem kunt kopiëren, opnieuw in de generator kunt openen om te wisselen wie erop staat, of kunt verwijderen.

Opgeslagen links

Omdat een gecombineerde link gewoon een URL is, is er een opslaan puur een bladwijzer voor jezelf: het maakt niets aan op de server en stelt de betrokkenen niet op de hoogte. Opgeslagen links staan bij je persoonlijke agenda-instellingen, dus ze volgen je login over apparaten heen, en je kunt er maximaal 25 bewaren.

• Kopiëren zet de volledige URL op je klembord.
• Bewerken laadt de link terug in de generator, zodat je een teamgenoot kunt vervangen of naar een andere planner kunt wijzen, en slaat hem daarna overheen op.
• Verwijderen haalt de bladwijzer weg. Wie de URL al heeft, kan er nog steeds mee boeken: een opgeslagen link verwijderen schakelt de link zelf niet uit.

Sla je dezelfde groep mensen twee keer op, dan wordt de naam van het bestaande item bijgewerkt in plaats van dat er een duplicaat ontstaat.

Hoe de beschikbaarheid wordt berekend

Een gecombineerde link toont de overlap van ieders beschikbaarheid. Een tijdslot wordt alleen aangeboden als dit allemaal klopt:

• De dag staat aan in de weekbeschikbaarheid van iedere persoon.
• De tijd valt binnen de overlap van ieders werkuren op die dag: een 9 tot 17 uur en een 10 tot 15 uur leveren 10 tot 15 uur op.
• Niemand is bezet, niet op zijn boekingsagenda en niet op de eventueel ingestelde «extra te controleren agenda's».

Al het overige, dus afspraakduur, buffers, minimale aanmeldtijd, boekingsvenster, tijdzone, eigen vragen, afspraakkleur en videovergaderen, komt van de eerste planner in de link. Dat is degene waarin de boeking wordt weggeschreven.

Wat er gebeurt als iemand boekt

• De beschikbaarheid wordt op het moment van boeken opnieuw gecontroleerd voor iedereen, zodat een tijdslot dat intussen bezet is geraakt wordt geweigerd in plaats van dubbel geboekt.
• De afspraak wordt aangemaakt in de boekingsagenda van de eerste persoon.
• Alle anderen op de link worden als deelnemer toegevoegd, zodat de afspraak als uitnodiging in hun agenda's belandt: één afspraak, één draad, geen duplicaten die uit elkaar kunnen lopen.
• Degene die boekt en zijn gasten worden zoals gebruikelijk uitgenodigd.
• Links om te verzetten en te annuleren werken precies zoals bij een link van één persoon en werken de afspraak voor iedereen tegelijk bij.
• Heeft de eerste planner een workflow, dan gelden de herinneringen, de opvolgmail en de webhook ervan ook voor gecombineerde boekingen.

Problemen oplossen

• «Deze boekingslink is niet meer beschikbaar.» Minstens één handle in de link wordt niet herkend: een typefout, een verwijderde planner of een hernoemde plannernaam. Bouw de link opnieuw op vanuit het dashboard.
• Er worden helemaal geen tijden aangeboden. Waarschijnlijk overlappen de werkuren niet. Werkt de een ma-vr 9 tot 17 uur in Eastern-tijd en de ander ma-vr 9 tot 17 uur in een verre tijdzone, dan kan de overlap echt leeg zijn. Verruim iemands uren of verkort de afspraakduur.
• Veel minder tijden dan verwacht. Buffers en minimale aanmeldtijd van de eerste planner gelden voor de hele link, en ieders bezette tijd wordt afgetrokken. Zie De beschikbaarheid van je planner verfijnen.
• De handle van een teamgenoot bevat een liggend streepje. Dat werkt gewoon: CalendarBridge probeert eerst de langst mogelijke handle voordat een liggend streepje als scheidingsteken voor de planner wordt gelezen.
• Meer dan vijf personen. Een gecombineerde link ondersteunt er maximaal vijf.