Planner-workflows: herinnerings- en opvolgmails

Elke planner kan automatiseren wat er rondom een geboekte afspraak gebeurt: maximaal twee herinneringsmails voordat hij begint en één opvolgmail nadat hij is afgelopen.

C CalendarBridge Bijgewerkt op 21 augustus 2026 4 min leestijd

Waar je het vindt

Workflows staan in stap 5, Workflow, van de plannereditor. Open Planners in de zijbalk, klik op Bewerken bij de planner die je wilt automatiseren en scrol naar de laatste stap. Alles in deze stap is optioneel; een planner met een lege workflow gedraagt zich precies zoals altijd.

Workflow-instellingen gelden per planner. Je link «kennismaking 30 min» kan een dag van tevoren een herinnering sturen terwijl je link «supportgesprek» stil blijft.

Herinneringsmails

Voeg maximaal twee herinneringen toe. Elke herinnering heeft vier instellingen:

Verzenden: hoe lang voor het begin van de afspraak, van 15 minuten tot 1 week.
Verzenden aan: degene die boekte, jijzelf, of iedereen op de afspraak (gasten inbegrepen).
Onderwerp: de onderwerpregel van de mail.
Bericht: de tekst van de mail. Basis-HTML is toegestaan.

Laat je het onderwerp of het bericht leeg, dan gebruikt CalendarBridge een verstandige standaardtekst.

info

Laatste-minuutboekingen slaan verstreken herinneringen over. Boekt iemand een afspraak die over 20 minuten begint terwijl je een herinnering «1 dag van tevoren» hebt ingesteld, dan wordt die herinnering simpelweg niet verstuurd: hij had gisteren de deur uit gemoeten. Elke herinnering die nog in de toekomst ligt, gaat gewoon uit.

Opvolgmail

Voeg één opvolgmail toe, verstuurd nadat de afspraak is afgelopen. De vertraging loopt van direct na de afspraak tot een week later. Ontvangers, onderwerp en bericht werken precies zoals bij herinneringen.

Opvolgmails zijn een goede plek voor een feedbacklink, een lijstje met vervolgstappen of een link om de volgende sessie te boeken.

Tijdelijke aanduidingen

Zowel het onderwerp als het bericht accepteren tijdelijke aanduidingen, die bij verzending worden vervangen door de echte boekingsgegevens:

{invitee_name}: de naam die degene die boekte heeft ingevuld
{invitee_email}: het e-mailadres van degene die boekte
{my_name} / {my_email}: jouw naam en e-mailadres zoals ze op de boekingspagina staan
{subject}: de onderwerpregel van de agenda-afspraak
{start_time} / {end_time}: de tijd van de afspraak, in de tijdzone en tijdnotatie van de planner
{meeting_link}: de videovergaderlink, als de afspraak die heeft
{manage_link}: de link om deze boeking te verzetten of te annuleren
{scheduler_name}: de naam van de planner

Een tijdelijke aanduiding zonder waarde (bijvoorbeeld {meeting_link} bij een afspraak zonder videolink) wordt vervangen door niets, in plaats van dat het ruwe token wordt afgedrukt.

Wat er gebeurt bij verzetten en annuleren

Getimede stappen volgen de boeking, niet de klok:

Verzet: openstaande herinneringen en de opvolgmail schuiven mee met de nieuwe afspraaktijd. Stappen die daardoor in het verleden zouden vallen, vervallen.
Geannuleerd: elke openstaande herinnering en de opvolgmail worden geannuleerd. Niemand krijgt een herinnering voor een afspraak die niet doorgaat.
Workflow bewerkt: wijzigingen gelden voor afspraken die na het opslaan worden geboekt. Boekingen die al in de agenda staan, houden het schema waarmee ze zijn aangemaakt.

Problemen oplossen

De herinnering is nooit aangekomen. Controleer of de afspraak pas na het herinneringsmoment is geboekt, en check het ontvangeradres op de boeking. Herinneringen komen van booking@calendarbridge.com: kijk naar spamfilters en toegestane-afzenderlijsten.
Alles staat uit maar er komen toch mails binnen. Dat zijn de standaard boekingsbevestiging en de agenda-uitnodiging zelf, die geen onderdeel zijn van workflows.