Een gebruiker toevoegen die al een CalendarBridge-account heeft
Wanneer je iemand toevoegt die al een eigen CalendarBridge-account heeft, ontvangt hij een e-mailuitnodiging om lid te worden van je organisatie. Zodra hij accepteert, wordt zijn persoonlijke abonnement opgezegd met een naar rato berekend tegoed en gaat zijn licentie over naar je groepsaccount — geen supportticket nodig.
Hoe het uitnodigen van een bestaande gebruiker werkt
De meeste mensen die je aan je organisatie toevoegt, hebben nog geen CalendarBridge-account, dus worden ze direct aangemaakt en toegevoegd (zie Aan de slag met beheerde gebruikers). Maar sommige mensen hebben zich al zelf aangemeld — vaak met een betaald individueel abonnement of een actieve proefperiode.
Omdat lid worden van je organisatie hun facturering wijzigt (hun persoonlijke abonnement wordt opgezegd en je groepsaccount neemt hun licentie over), vragen we eerst toestemming aan de gebruiker. In plaats van hem direct toe te voegen, stuurt CalendarBridge hem een uitnodiging per e-mail. Hij bekijkt wat er verandert en accepteert of weigert vervolgens. Wanneer hij accepteert, wordt alles automatisch afgehandeld.
De uitnodiging versturen
Klik op het tabblad Gebruikers beheren van je organisatieportaal op Gebruiker toevoegen en voer het e-mailadres, het abonnement en het toegangsbeleid van de persoon in, precies zoals je dat voor elke nieuwe gebruiker zou doen. Wanneer je op Gebruiker toevoegen klikt en dat e-mailadres al een CalendarBridge-account heeft, zie je een bevestiging dat er een uitnodiging is verstuurd, in plaats van dat de gebruiker meteen in de lijst verschijnt.
De gebruiker verschijnt pas in je lijst Gebruikersaccounts wanneer hij accepteert. Je kunt hetzelfde e-mailadres later opnieuw toevoegen om de uitnodiging nogmaals te versturen — daarbij wordt dezelfde link hergebruikt in plaats van een tweede te versturen.
Wat de uitgenodigde persoon ziet
De uitnodigingsmail linkt naar een pagina waar de gebruiker de uitnodiging bekijkt voordat er iets aan zijn account verandert. Er staat duidelijk wat accepteren met zijn facturering doet:
- Betaald individueel abonnement — dit wordt automatisch opgezegd met een naar rato berekend tegoed voor de ongebruikte tijd, en je organisatie neemt vanaf dat moment zijn licentie over.
- Gratis proefperiode — de proefperiode eindigt en je organisatie neemt zijn licentie over. Niets te betalen.
Zijn agenda's, synchronisaties en instellingen blijven in beide gevallen ongewijzigd. Op deze pagina kiest hij Lid worden of Weigeren. De uitnodigingslink blijft 14 dagen geldig.
Nadat hij heeft geaccepteerd
Wanneer de gebruiker accepteert, doet CalendarBridge automatisch het volgende:
- voegt een plek toe aan je groepsaccount voor zijn abonnement,
- zegt zijn persoonlijke abonnement op (met het naar rato berekende tegoed), en
- verplaatst zijn licentie naar je organisatie.
Je ontvangt een e-mail waarin staat dat hij heeft geaccepteerd, en hij verschijnt in je lijst Gebruikersaccounts als actief lid. Vanaf daar beheer je hem net als elke andere gebruiker.
Weigeringen en speciale gevallen
- Als hij weigert — er verandert niets aan zijn account, en we mailen je om je op de hoogte te stellen.
- Gebruiker zit al in een andere organisatie — hij kan pas worden uitgenodigd wanneer hij zijn huidige organisatie verlaat. Wanneer je hem probeert toe te voegen, zie je de melding “gebruiker hoort bij een andere organisatie”.
- Proefgebruikers op een van je geautoriseerde domeinen — deze worden direct aan je organisatie toegevoegd, zonder uitnodiging, omdat ze al op je domein zitten.
Kom je er niet uit? Neem contact op via support@calendarbridge.com en we helpen je.