AI Assistant

Basis van de assistent

Open AI Assistant vanuit de zijbalk. De pagina is één kaart met bovenaan vier tabbladen: Configuratie, Gesprekken, Hoe werkt het? en Breng je eigen agent (MCP). Boven de kaart staat hetzelfde paneel Verbonden accounts dat je bij Planners ziet — je hebt minstens één agenda-account nodig voordat de assistent iets heeft om tegen te plannen.

Liever je eigen AI gebruiken? Met het tabblad Breng je eigen agent (MCP) kun je Claude, ChatGPT, Cursor en andere MCP-clients rechtstreeks met je CalendarBridge-account verbinden.

Wat de assistent doet

Je CalendarBridge-assistent is bereikbaar op een e-mailadres dat eruitziet als assistant@ai.calendarbridge.com. Stuur een thread naar hem door — of zet hem in CC bij een antwoord — en hij:

• Leest vrij/bezet uit je primaire agenda (en eventuele extra agenda's die je hebt gemarkeerd als alleen-beschikbaarheid).
• Stelt tijden voor die je werkuren, tijdzone en de regels in gewoon Nederlands in je Gebruikersconfiguratie respecteren.
• Antwoordt in de thread vanaf je assistentadres, zodat de ander kan blijven e-mailen alsof hij met een menselijke persoonlijk assistent praat.
• Zodra iedereen het eens is over een tijd, boekt hij de vergadering — met een videolink, als je een standaardaanbieder hebt ingesteld — en schrijft deze naar je agenda.

De drie tabbladen in één oogopslag

Stel je assistent in

De eerste keer dat je Configuratie bezoekt, zie je een gecentreerde lege staat — de mascotte, drie opsommingstekens die beschrijven wat de assistent kan doen, en een knop Mijn assistent configureren. Klik erop om het configuratieformulier te openen.

1. Stap 1 — Kies het e-mailaccount waarmee de assistent antwoordt

   Kies onder E-mail waarop de assistent antwoordt voor Google, Microsoft of Apple. Dit is het account waarvan de assistent vrij/bezet leest en waarnaar hij boekingen schrijft. Als de aanbieder die je wilt nog niet in de lijst staat, klik dan op Een account toevoegen om een primaire agenda te selecteren om naar Mijn accounts te springen en deze te verbinden.

   Je assistentadres wordt op basis van deze keuze gegenereerd — bijvoorbeeld assistant@ai.calendarbridge.com. Het is zichtbaar in de Configuratielijst zodra je opslaat, en het is het adres dat mensen in de CC-regel zullen zien van elke thread waaraan de assistent deelneemt.

2. Stap 2 — Voeg alleen-beschikbaarheid-agenda's toe (optioneel)

   Gebruik het keuzemenu Alleen-beschikbaarheid-agenda's om secundaire agenda's toe te voegen waarvan de afspraken tijd moeten blokkeren, maar waar je geen boekingen geschreven wilt hebben. Persoonlijke agenda's, gedeelde teamagenda's en afwezigheidsagenda's zijn hier de gebruikelijke keuzes.

   Gebruik + Meer accounts toevoegen om nog een account te verbinden en de bijbehorende agenda's in hetzelfde keuzemenu te tonen.

3. Stap 3 — Bevestig je tijdzone

   Kies je tijdzone uit het keuzemenu Tijdzone — deze staat standaard op wat je browser meldt. De assistent gebruikt deze om tijden in zijn antwoorden te vertalen (“wat dacht je van woensdag om 10 uur ET?”) en om binnenkomende tijden zonder expliciete zone te interpreteren.

4. Stap 4 — Stel een standaardaanbieder voor videoconferenties in

   Kies een van Geen, Zoom, Google Meet of Microsoft Teams als standaard. We behandelen dit in detail in Standaard videoconferenties.

5. Stap 5 — Schrijf je planningsregels en sla op

   Het tekstvak Gebruikersconfiguratie is waar de assistent het grootste deel van zijn persoonlijkheid vandaan haalt — zie Planningsregels. Klik op Wijzigingen opslaan wanneer je klaar bent. Het formulier sluit en je belandt op de Configuratielijst met de nieuwe assistentkaart.

Beschikbaarheid & tijdzone

De assistent gebruikt hetzelfde beschikbaarheidsmodel als je planners, met een paar verschillen die het waard zijn om te weten.

Primaire agenda (beschrijfbaar)

De agenda die is gekoppeld aan het account dat je in Stap 1 koos, is de boekingsagenda. Boekingen die de assistent bevestigt, worden hier geschreven; bezette afspraken hier blokkeren beschikbaarheid.

Alleen-beschikbaarheid-agenda's (alleen-lezen)

Agenda's die zijn toegevoegd onder Alleen-beschikbaarheid-agenda's worden gelezen voor vrij/bezet maar er wordt nooit naar geschreven. Gebruik ze om:

• Persoonlijke verplichtingen te blokkeren zonder ze te onthullen — alleen bezet/vrij wordt gedeeld, geen titels.
• Een team- of gedeelde agenda te respecteren zonder de assistent schrijftoegang te geven.
• Een vakantie-/afwezigheidsagenda toe te voegen, zodat de assistent geen tijden voorstelt tijdens een reis.

Tijdzone

De tijdzone die je hier kiest, is de “thuis”-zone van de assistent — zo formuleert hij tijden in uitgaande antwoorden. Als een tegenpartij in een andere zone schrijft (“wat dacht je van 15 uur CET?”), vertaalt de assistent naar de jouwe wanneer hij alternatieven voorstelt.

Standaard videoconferenties

Het keuzemenu Standaard vergaderaanbieder stelt het soort link in dat de assistent aan boekingen koppelt, tenzij de e-mailthread om iets specifieks vraagt.

• Geen — er wordt geen link toegevoegd. Gebruik dit als de meeste van je boekingen persoonlijk zijn of een locatie gebruiken die je assistent met rust moet laten.
• Zoom — genereert een Zoom-link vanuit het Zoom-account dat is verbonden met je CalendarBridge-profiel. Als je er nog geen hebt verbonden, start de link + Zoom-account toevoegen onder het keuzemenu die stroom.
• Google Meet — genereert een Meet-link. Vereist een Google-primair account; als je primaire account Microsoft of Apple is, is de optie nog steeds selecteerbaar maar valt de assistent terug op een geschreven prompt die de tegenpartij om hun voorkeurstool voor vergaderen vraagt.
• Microsoft Teams — hetzelfde als Meet, maar voor Teams. Het beste gecombineerd met een Microsoft-primair account.

Planningsregels (Gebruikersconfiguratie)

Het tekstvak Gebruikersconfiguratie is de persoonlijkheid van de assistent. Het is een vrij in te vullen blok in gewoon Nederlands (tot 1.000 tekens) dat de assistent bij elk antwoord raadpleegt. De tekenteller rechtsonder in het veld werkt bij terwijl je typt.

Wat erin te zetten

Alles wat je een menselijke persoonlijk assistent op dag één zou vertellen. De standaardwaarden die we voor nieuwe gebruikers instellen dekken de gebruikelijke categorieën — vervang ze door je eigen:

• Werkuren — bijv. “Mijn schema is 9:00–17:00 maandag–vrijdag, behalve woensdagen die 8:00–16:00 zijn.”
• Voorkeurstijden voor vergaderingen — bijv. “De beste tijden voor vergaderingen zijn halverwege de ochtend of halverwege de middag.”
• Harde blokkades — bijv. “Boek nooit iets op feestdagen of in het weekend.”
• Standaardduur — bijv. “Stel vergaderingen standaard in op 30 minuten, tenzij de thread anders aangeeft.”
• Buffers — bijv. “Laat 15 minuten tussen opeenvolgende vergaderingen.”
• Toon — bijv. “Wees kort en professioneel; onderteken met ‘— Sam (via assistent).’ ”

Bekijk de voorbeeldconfiguratie

De link Voorbeeldconfiguratie bekijken boven het tekstvak opent een bekend goed voorbeeld dat je kunt kopiëren en uitkleden. Het is de snelste manier om te zien hoe gedetailleerd je kunt worden zonder de limiet van 1.000 tekens te overschrijden.

Hoe regels worden toegepast

Regels worden bij elk antwoord toegepast — er is geen aparte “publiceren”-stap. Sla je wijzigingen op en de volgende thread die de assistent afhandelt, gebruikt de nieuwe formulering. Als je midden in een thread zit wanneer je een regel wijzigt, volgt het volgende antwoord in die thread deze al.

Probeer het uit

Elke geconfigureerde assistent heeft een knop Probeer het uit op zijn kaart. Erop klikken opent de tester met een voorbeeldmail — een echte e-mail opgesteld aan je assistent, maar vooraf ingevuld met een van vier kant-en-klare scenario's, zodat je een voorbeeld kunt zien van het soort antwoord dat je zult krijgen.

In het venster

• Van — je primaire e-mailadres (het adres dat aan de configuratie is gekoppeld).
• Aan — typ het adres waarop je wilt dat de assistent antwoordt. Dit is het enige veld dat je invult.
• CC — vooraf ingesteld op je assistentadres. Dit verwijderen zou een gewone e-mail versturen, dus het veld wordt getoond maar is vergrendeld.
• Titel — de onderwerpregel van het scenario.
• Tekst — het bericht van het scenario.

Kies een scenario

Gebruik de pijltjes ‹ / › (of de paginatiestippen) om te wisselen tussen vier ingebouwde voorbeelden:

• Algemeen vergaderverzoek — “Op zoek naar 30 minuten volgende week.”
• Een specifieke tijd vinden — “Past dinsdag om 14 uur?”
• Een bestaande vergadering verzetten — “Kunnen we ons gesprek verplaatsen?”
• Afwezigheidscontrole — “Ben je vrij in de week van de 14e?”

Verstuur het

Klik op Verzenden. Een spinner draait ongeveer een seconde, daarna verschijnt er bovenaan het venster een groene bevestigingsstrook — “Voorbeeld verzonden. Controleer je inbox.” Een echt antwoord komt binnen een minuut of twee in de inbox van de ontvanger, en de thread verschijnt onder het tabblad Gesprekken.

Gesprekken

Het tabblad Gesprekken is een overzicht van elke e-mailthread die de assistent heeft aangeraakt, gegroepeerd op status.

Threadstatussen

• Wacht op antwoord — de assistent heeft tijden voorgesteld en wacht op de andere kant.
• Geboekt — er is een tijd afgesproken en de afspraak staat op je agenda. De kaart linkt naar de afspraak.
• Afgewezen of geannuleerd — de tegenpartij heeft zich teruggetrokken, of de vergadering is na het boeken geannuleerd.
• Heeft je input nodig — de assistent heeft de thread gemarkeerd voor menselijke beoordeling. Meestal veroorzaakt door een dubbelzinnig verzoek of een regelconflict dat hij niet kon oplossen. Open de thread om de notitie van de assistent te zien en zo nodig handmatig te antwoorden.

Een transcript lezen

Klik op een thread om het volledige heen-en-weer uit te vouwen. Elk bericht heeft een tijdstempel en is getagd met wie het heeft verzonden (jij, de assistent of de tegenpartij). De rechterzijbalk van het transcript toont de voorgestelde en gekozen tijden.

Lege staten

Voordat iemand je assistent heeft gemaild, toont het tabblad een gecentreerde mascotte met Nog geen gesprekken — stuur door of zet je assistent in CC bij een planningsmail en antwoorden verschijnen hier. Verstuur een voorbeeld vanuit Probeer het uit om je eerste rij te vullen.

Bestaande assistenten beheren

De standaardweergave van het tabblad Configuratie is een lijst met assistentkaarten. Elke kaart toont het primaire e-mailadres (met een aanbiederpil — Outlook, Google of iCloud), het assistente-mailadres dat ervoor is gegenereerd, en drie acties.