Jak wytrenować asystenta planowania AI CalendarBridge

Możesz wytrenować swojego asystenta, aby zachowywał się zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, pisząc proste instrukcje w zwykłym języku. Innymi słowy, możesz wytrenować asystenta własnymi słowami.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez to, co uwzględnić w konfiguracji i jak najlepiej wykorzystać asystenta planowania CalendarBridge bez nadmiernego komplikowania spraw.

Twoja konfiguracja znajduje się w sekcji Ustawienia asystenta AI w panelu CalendarBridge. Możesz ją zaktualizować w dowolnym momencie.

Gdzie dodać konfigurację

Przejdź do swojego panelu CalendarBridge i otwórz Ustawienia asystenta AI. Możesz się tam dostać, klikając Asystent w menu po lewej stronie lub Konfiguruj asystenta na ekranie głównym. Kliknij „Edytuj”, aby w dowolnym momencie wprowadzić zmiany w swoich instrukcjach.

To tutaj dodajesz swoje instrukcje. Napisz je tak samo, jak rozmawiałbyś z prawdziwym asystentem.

1. Zacznij od podstaw

Twój asystent działa najlepiej, gdy zna Twoje główne preferencje. To pierwsze rzeczy, które należy zdefiniować.

Godziny pracy

Ustaw dni i godziny, w których jesteś dostępny na spotkania.

Przykłady:

• Jestem dostępny od poniedziałku do piątku od 9:00 do 17:00.
• Nie umawiam spotkań po godzinie 16:00 w piątki.

Długości i lokalizacje spotkań

Zdefiniuj standardowe czasy trwania oraz miejsca, w których odbywają się spotkania.

Przykłady:

• Ustaw rozmowy wewnętrzne na 30 minut przez Zoom.
• Spotkania na lunchu trwają 1 godzinę, moja preferowana lokalizacja to The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
• Spotkania na kawie trwają 30 minut w Cougar Coffee.

Preferencje dotyczące platform

Poinformuj asystenta, których narzędzi ma używać.

Przykłady:

• Zawsze dołączaj mój osobisty link Zoom: https://zoom.us/my/katrina w zaproszeniu
• Używaj Microsoft Teams do spotkań z kimkolwiek z @company.com. Dla wszystkich pozostałych używaj Zoom
• Używaj Google Meet do wszystkich spotkań krótszych niż 30 minut. W przypadku dłuższych spotkań używaj Zoom.

Ton komunikacji

Kontroluj, jak asystent brzmi w wiadomościach e-mail.

Przykłady:

• Używaj profesjonalnego i przyjaznego tonu.
• Utrzymuj wiadomości zwięzłe i uprzejme.
• Mów jak pirat.

Zalecamy zachowanie profesjonalizmu, ale możesz też trochę się zabawić.

2. Dodaj reguły przypomnień

Powiedz asystentowi, kiedy i jak wysyłać przypomnienia oraz do kogo. Możesz ustawić jasne granice, aby uniknąć nadmiernego wysyłania wiadomości lub kontaktu z niewłaściwą osobą.

Przykłady:

• Wysyłaj przypomnienie raz na 24 godziny, ale nie więcej niż 3 razy łącznie.
• Odczekaj co najmniej 1 pełny dzień przed wysłaniem przypomnienia.
• Wysyłaj przypomnienia tylko od poniedziałku do piątku.
• Nigdy nie wysyłaj przypomnienia więcej niż raz do boss@example.com.
• Nie wysyłaj przypomnień do nikogo, jeśli do spotkania pozostało więcej niż 5 dni.

Dostosuj zachowanie przypomnień w wątku

Możesz zaktualizować instrukcje dotyczące przypomnień, wysyłając ponownie wiadomość e-mail do asystenta w tym samym wątku.

Scenariusz: Odbiorca prosi o przypomnienie później.

Dodajesz asystenta w polu DW, aby umówić spotkanie. Osoba odpowiada: „Spróbuj później w tym tygodniu”. Aby dostosować termin, wyślij ponownie wiadomość do asystenta w tym samym wątku z treścią:

Przypomnij za dwa dni zamiast tego

Asystent wstrzyma swój bieżący harmonogram i wznowi go za dwa dni.

Scenariusz: Spotkanie nie jest już potrzebne.

Jeśli spotkanie zostanie umówione w inny sposób lub anulowane, wyślij ponownie wiadomość do asystenta z treścią:

Proszę przestań wysyłać przypomnienia w tym wątku

Asystent całkowicie zakończy wysyłanie przypomnień w tym wątku.

Tylko Ty, pierwotny nadawca, który dodał asystenta w polu DW, możesz wysyłać te aktualizacje. Ktokolwiek inny w wątku zostanie zignorowany.

3. Ustaw typy spotkań (opcjonalne, ale pomocne)

Jeśli często umawiasz różne rodzaje spotkań, możesz je tutaj zdefiniować, aby asystent nie musiał pytać o szczegóły.

Przykłady:

• Rozmowy kwalifikacyjne trwają 60 minut i odbywają się w Sali konferencyjnej A.
• Spotkania na lunchu trwają 45 minut i nie powinny być umawiane jedno po drugim.
• Rozmowy przy kawie trwają 30 minut i są umawiane tylko między 10:00 a 14:00.
• Nie umawiaj rozmów kwalifikacyjnych jedna po drugiej.

Dowiedz się więcej o tym, jak używać AI jako planera sal konferencyjnych.

4. Wskazówki dla lepszych rezultatów

Używaj zwykłego języka

Nie musisz niczego formatować w specjalny sposób. Po prostu jasno wyjaśnij, czego chcesz, i oddzielaj każdą regułę kropką.

Zacznij od prostych rzeczy

Nie potrzebujesz pełnej konfiguracji od pierwszego dnia. Zacznij od godzin pracy, tonu oraz jednego lub dwóch typów spotkań. Dodawaj więcej z czasem.

Poprawiaj błędy w wątku

Unikaj błędów w planowaniu, upewniając się, że Twoje instrukcje są kompletne i jednoznaczne. Jeśli coś pójdzie nie tak, możesz ponownie wysłać wiadomość do asystenta w tym samym wątku z poprawką.

Wprowadzaj zmiany na bieżąco

Twoja konfiguracja może rozwijać się razem z Tobą. Gdy zmienia się Twój harmonogram, preferencje lub rola, możesz zaktualizować swoje ustawienia w dowolnym momencie. Po prostu dostosuj to, czego potrzebujesz, bez zaczynania od nowa.

Przykładowa konfiguracja

Oto gotowy do skopiowania i wklejenia punkt wyjścia; pamiętaj, aby w ostatniej linii zmienić adres e-mail na adresy członków Twojego zespołu wewnętrznego:
(Najedź na pole, funkcja kopiowania pojawi się w prawym górnym rogu)

Używaj przyjaznego i profesjonalnego tonu.
Jestem dostępny od poniedziałku do piątku od 9:00 do 17:00.
Nie umawiam spotkań między 16:30 a 17:00.
Zawsze pytaj klientów o ich dostępność, zanim zaproponujesz moją.
Umawiaj spotkania wewnętrzne na podstawie mojej dostępności.
Rozmowy zewnętrzne trwają 30 minut przez Zoom.
Spotkania na lunchu trwają 45 minut w Earl's.
Wysyłaj przypomnienie raz dziennie, ale nigdy tego samego dnia, w którym wysłano zaproszenie.
Członkowie zespołu wewnętrznego mają adresy e-mail kończące się na @example.com.