Korzystanie z asystenta planowania AI
Gdy Twój asystent jest już skonfigurowany, możesz koordynować działania z innymi w wątku e-mail lub zarządzać własnym harmonogramem bezpośrednio. Ten przewodnik omawia, jak asystent działa w każdym z tych scenariuszy.
Jak korzystać z asystenta w różnych scenariuszach
Gdy Twój asystent jest już skonfigurowany, możesz wchodzić z nim w interakcję na trzy sposoby:
- Dodaj go do istniejącej rozmowy e-mail
- Uwzględnij go, rozpoczynając nowego e-maila z innymi osobami
- Napisz lub porozmawiaj z nim bezpośrednio
Sposób, w jaki go używasz, zależy od tego, czy koordynujesz działania z innymi osobami, czy zarządzasz własnym harmonogramem.
Gdy zaangażowane są inne osoby, dołącz asystenta do rozmowy e-mail, aby mógł koordynować działania bezpośrednio w wątku.
Gdy zarządzasz własnym czasem, przypomnieniami lub przygotowaniami, napisz do asystenta bezpośrednio lub skorzystaj z czatu w Zunifikowanym Kalendarzu.
Poniższe sekcje wyjaśniają, jak asystent działa w każdym ze scenariuszy.
Gdy jest uwzględniony w rozmowie e-mail
Po dodaniu do wątku asystent zarządza planowaniem i koordynacją bezpośrednio w ramach rozmowy.
Może proponować terminy, planować lub przekładać spotkania, ustawiać wydarzenia cykliczne, planować indywidualne spotkania w ramach grupy, przekształcać dyskusję w potwierdzone wydarzenie w kalendarzu, rezerwować sale, dodawać szczegóły konferencji, uwzględniać wspólne zasoby, kontaktować się z uczestnikami, wysyłać przypomnienia i potwierdzać obecność.
Przykład:
“Znajdź proszę termin w przyszłym tygodniu, który pasuje wszystkim w tym wątku.”
Gdy piszesz do asystenta bezpośrednio
Gdy kontaktujesz się z nim bezpośrednio, asystent zarządza Twoim osobistym kalendarzem i przypomnieniami.
Może planować spotkania, blokować czas na skupienie, przenosić lub anulować wydarzenia, dodawać czas na podróż lub przygotowanie, tworzyć osobiste przypomnienia, planować przypomnienia o terminach oraz wysyłać e-maile z przypomnieniami o określonej porze.
Przykład:
“Zablokuj dwie godziny jutro rano.”
“Przypomnij mi o przesłaniu raportu w przyszłą środę o 14:00.”
Odwoływanie się do osób po imieniu
Asystent wykorzystuje kontekst z Twojego kalendarza i wcześniejszych zaproszeń, aby zidentyfikować właściwego odbiorcę. Jeśli ktoś był uwzględniony we wcześniejszych spotkaniach lub istnieje w Twoich kontaktach e-mail, możesz odwołać się do niego bezpośrednio:
- “Zaplanuj spotkanie z Markiem w przyszłym tygodniu.”
- “Przypomnij Sarah o spotkaniu o 15:00, o 13:00.”
- “Skontaktuj się z Paulem jutro rano.”
Jeśli ktoś nie jest jeszcze rozpoznawany, możesz zdefiniować go jednorazowo:
“E-mail mojego szefa Marka to mark@company.com.”
“John z finansów to john@company.com.”
Następnie możesz po prostu używać ich imienia w przyszłych prośbach.
Odwoływanie się do osób w wątku
Gdy asystent jest uwzględniony w rozmowie e-mail, możesz odwołać się do:
“Wszystkich w tym wątku.”
“Wszystkich uczestników.”
“Każdego, kto nie odpowiedział.”
Asystent automatycznie identyfikuje uczestników i odpowiednio koordynuje działania.
Korzystanie z grup kontaktów
Jeśli korzystasz z grup kontaktów w Outlook lub etykiet kontaktów w Google, asystent może zidentyfikować członków tych grup podczas przetwarzania Twojej prośby. Pozwala to planować spotkania lub wysyłać przypomnienia całym zespołom bez ręcznego wymieniania każdego adresu e-mail.
Na przykład:
“Zaplanuj spotkanie z zespołem Dev Team w przyszłym tygodniu.”
“Wyślij przypomnienie do kierownictwa jutro o 9:00.”
Jeśli “Dev Team” lub “Leadership” istnieje jako zapisana grupa kontaktów w Outlook lub etykieta w Kontaktach Google, asystent rozwinie tę grupę i będzie koordynował działania ze wszystkimi członkami.
Rezerwowanie wspólnych zasobów i sal
Możesz skonfigurować wspólne zasoby, takie jak sale konferencyjne, w ustawieniach asystenta. Po dodaniu asystent może je planować w taki sam sposób, jak planuje osoby.
Na przykład:
westroom@boomscan.info mieści 5 osób
southroom@boomscan.info mieści 30 osób
eastroom@boomscan.info mieści 10 osób
northroom@boomscan.info mieści 10 osób
Po dodaniu ich w konfiguracji możesz odwoływać się do nich naturalnie w prośbie:
“Zarezerwuj South Room.”
“Zaplanuj to w East Room.”
“Dodaj salę mieszczącą 10 osób.”
Asystent sprawdza dostępność zarówno uczestników, jak i sal przed potwierdzeniem spotkania.
Po dodaniu adresu e-mail assistant@ai.calendarbridge.com odpręż się i pozwól mu wykonać pracę. Nie jest wymagana żadna dalsza interakcja z Twojej strony, a asystent zajmuje się wszystkim, aby ustalić termin, omówić go z osobą, do której wysłałeś e-mail, i dodać wydarzenie do Twojego kalendarza.
Prosto, szybko i bardzo wydajnie!
Praca z wątkami e-mail, załącznikami i obrazami
Asystent nie wymaga idealnie ustrukturyzowanych próśb. Może wydobyć istotne informacje z wątków e-mail, przekazanych wiadomości, załączników i obrazów.
Przekazywanie wątków e-mail
Możesz przekazać istniejący łańcuch e-maili i poprosić asystenta o podjęcie działania.
Na przykład:
Przekaż rozmowę o proponowanym spotkaniu i napisz: “Znajdź proszę termin, który pasuje wszystkim, i zaplanuj to.”
Przekaż zakres projektu z osadzonymi datami i napisz: “Dodaj terminy kamieni milowych do mojego kalendarza.”
Przekaż długi wątek i napisz: “Podsumuj kluczowe daty i zaplanuj to, co potrzebne.”
Asystent odczytuje wątek, identyfikuje daty, uczestników i kontekst, a następnie odpowiednio tworzy lub aktualizuje wydarzenia w kalendarzu.
Zamiana e-maili w wydarzenia
Jeśli e-mail zawiera już niezbędne szczegóły, możesz po prostu polecić:
“Dodaj to do mojego kalendarza.”
“Utwórz wydarzenie na podstawie poniższych informacji.”
“Zarezerwuj ten termin, dopóki nie potwierdzimy szczegółów.”
Asystent wydobywa datę, godzinę, lokalizację i uczestników bezpośrednio z wiadomości.
Korzystanie ze zdjęć, zrzutów ekranu i załączników
Możesz również wysyłać obrazy lub pliki zamiast ręcznie wprowadzać szczegóły.
Na przykład:
Zrób zdjęcie karty wizyty i wyślij je e-mailem z tekstem: “Dodaj to do mojego kalendarza.”
Zrób zrzut ekranu ulotki koncertowej i napisz: “Dodaj to wydarzenie i przypomnij mi o kupnie biletów na tydzień wcześniej.”
Przekaż plan zajęć szkolnych i napisz: “Dodaj wszystkie te daty do mojego kalendarza.”
Załącz plik PDF z harmonogramem projektu i napisz: “Dodaj terminy jako wydarzenia w kalendarzu.”
Asystent odczytuje obraz lub dokument, identyfikuje istotne daty i szczegóły oraz tworzy odpowiednie wpisy w kalendarzu.