Como Treinar Seu Assistente de Agendamento com IA do CalendarBridge

Você pode treinar seu assistente para se comportar da forma que desejar escrevendo instruções simples em linguagem natural. Em outras palavras, você pode treinar seu assistente com suas próprias palavras.

Este guia mostra o que incluir na sua configuração e como aproveitar ao máximo o Assistente de Agendamento do CalendarBridge sem complicar demais as coisas.

Sua configuração fica na seção Configurações do Assistente de IA do seu painel do CalendarBridge. Você pode atualizá-la a qualquer momento.

Onde Adicionar Sua Configuração

Acesse seu painel do CalendarBridge e abra as Configurações do Assistente de IA. Você pode chegar lá clicando em Assistente no menu à esquerda ou em Configurar Assistente na tela inicial. Toque em “Editar” para fazer alterações nas suas instruções a qualquer momento.

É aqui que você adiciona suas instruções. Escreva-as da mesma forma que você falaria com um assistente de verdade.

1. Comece pelo Básico

Seu assistente funciona melhor quando conhece suas preferências essenciais. Estas são as primeiras coisas a definir.

Horário de Trabalho

Defina os dias e horários em que você está disponível para reuniões.

Exemplos:

• Estou disponível de segunda a sexta, das 9h às 17h.
• Não faço reuniões depois das 16h nas sextas-feiras.

Duração e locais das reuniões

Defina durações padrão e onde as reuniões acontecem.

Exemplos:

• Defina chamadas internas com 30 minutos pelo Zoom.
• Reuniões de almoço duram 1 hora, meu local preferido é The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
• Reuniões para café duram 30 minutos no Cougar Coffee.

Preferências de plataforma

Informe ao assistente quais ferramentas usar.

Exemplos:

• Sempre inclua meu link pessoal do Zoom: https://zoom.us/my/katrina no convite
• Use o Microsoft Teams para reuniões com qualquer pessoa de @company.com. Use o Zoom para todos os outros
• Use o Google Meet para todas as reuniões com menos de 30 minutos. Para reuniões mais longas, use o Zoom.

Tom da comunicação

Controle como o assistente soa nos e-mails.

Exemplos:

• Use um tom profissional e amigável.
• Mantenha as mensagens concisas e educadas.
• Fale como um pirata.

Recomendamos manter isso profissional, mas você pode se divertir um pouco com isso.

2. Adicione Regras de Acompanhamento

Diga ao seu assistente quando e como fazer o acompanhamento, e com quem. Você pode definir limites claros para evitar enviar mensagens em excesso ou contatar a pessoa errada.

Exemplos:

• Faça o acompanhamento uma vez a cada 24 horas, mas no máximo 3 vezes no total.
• Aguarde pelo menos 1 dia inteiro antes de enviar um acompanhamento.
• Envie acompanhamentos apenas de segunda a sexta.
• Nunca faça mais de um acompanhamento com boss@example.com.
• Não faça acompanhamento com ninguém se a reunião for daqui a mais de 5 dias.

Ajuste o Comportamento de Acompanhamento em um Tópico

Você pode atualizar as instruções de acompanhamento enviando um novo e-mail ao assistente no mesmo tópico.

Cenário: O destinatário pede para fazer o acompanhamento mais tarde.

Você coloca o assistente em cópia (CC) para agendar uma reunião. A pessoa responde: “Fale comigo mais para o fim da semana.” Para ajustar o momento, envie um novo e-mail ao assistente nesse mesmo tópico com:

Faça o acompanhamento em dois dias, em vez disso

O assistente pausará o cronograma atual e o retomará em dois dias.

Cenário: A reunião não é mais necessária.

Se a reunião for marcada de outra forma ou for cancelada, envie um novo e-mail ao assistente com:

Por favor, pare de fazer acompanhamento neste tópico

O assistente interromperá completamente os acompanhamentos desse tópico.

Apenas você, o remetente original que colocou o assistente em cópia (CC), pode enviar essas atualizações. Qualquer outra pessoa no tópico será ignorada.

3. Defina Tipos de Reunião (Opcional, mas Útil)

Se você agenda com frequência diferentes tipos de reunião, pode defini-los aqui para que o assistente não precise pedir detalhes.

Exemplos:

• Entrevistas duram 60 minutos e acontecem na Sala de Conferências A.
• Reuniões de almoço duram 45 minutos e não devem ser agendadas uma logo após a outra.
• Conversas para café duram 30 minutos e só são marcadas entre 10h e 14h.
• Não agende entrevistas uma logo após a outra.

Saiba mais sobre como usar a IA como agendador de salas de reunião.

4. Dicas para Melhores Resultados

Use linguagem natural

Você não precisa formatar nada de forma especial. Basta explicar o que você quer com clareza e separar cada regra com um ponto final.

Comece de forma simples

Você não precisa de uma configuração completa desde o primeiro dia. Comece com horário de trabalho, tom e um ou dois tipos de reunião. Adicione mais com o tempo.

Corrija erros no próprio tópico

Evite erros de agendamento garantindo que suas instruções sejam completas e sem ambiguidades. Se algo der errado, você pode enviar um novo e-mail ao assistente no mesmo tópico com uma correção.

Faça alterações conforme necessário

Sua configuração pode crescer junto com você. Conforme sua agenda, preferências ou função mudam, você pode atualizar sua configuração a qualquer momento. Basta ajustar o que precisar, sem começar do zero.

Exemplo de Configuração

Aqui está um ponto de partida pronto para copiar e colar; certifique-se de alterar o endereço de e-mail na última linha para o dos membros da sua equipe interna:
(Passe o mouse sobre a caixa e a função de cópia aparece no canto superior direito)

Use um tom amigável e profissional.
Estou disponível de segunda a sexta, das 9h às 17h.
Não faço reuniões entre 16h30 e 17h.
Sempre pergunte aos clientes a disponibilidade deles antes de oferecer a minha.
Marque reuniões internas com base na minha disponibilidade.
Chamadas externas duram 30 minutos no Zoom.
Reuniões de almoço duram 45 minutos no Earl’s.
Faça o acompanhamento uma vez por dia, mas nunca no mesmo dia em que o convite é enviado.
Os membros da equipe interna têm endereços de e-mail terminados em @example.com.