Fluxos de trabalho do agendador: e-mails de lembrete e acompanhamento
Todo agendador pode automatizar o que acontece em torno de uma reunião agendada: até dois e-mails de lembrete antes de ela começar e um de acompanhamento depois que ela termina.
Onde encontrar
Os fluxos de trabalho ficam na etapa 5, Fluxo de trabalho, do editor do agendador. Abra Agendadores na barra lateral, clique em Editar no agendador que quer automatizar e role até a última etapa. Tudo nessa etapa é opcional; um agendador com fluxo de trabalho vazio se comporta exatamente como sempre.
As configurações de fluxo de trabalho são por agendador. Seu link «intro de 30 min» pode enviar um lembrete com um dia de antecedência enquanto o link «chamada de suporte» permanece em silêncio.
E-mails de lembrete
Adicione até dois lembretes. Cada um tem quatro configurações:
- Enviar: com quanta antecedência em relação ao início da reunião, de 15 minutos até 1 semana.
- Enviar para: quem agendou, você, ou todos na reunião (incluindo convidados).
- Assunto: a linha de assunto do e-mail.
- Mensagem: o corpo do e-mail. HTML básico é permitido.
Deixe o assunto ou a mensagem em branco e o CalendarBridge usa um padrão adequado.
E-mail de acompanhamento
Adicione um acompanhamento, enviado depois que a reunião termina. O intervalo vai de logo após a reunião até uma semana depois. Destinatários, assunto e mensagem funcionam exatamente como nos lembretes.
Acompanhamentos são um bom lugar para um link de feedback, uma lista de próximos passos ou um link para agendar a próxima sessão.
Marcadores
Tanto o assunto quanto a mensagem aceitam marcadores, substituídos pelos dados reais do agendamento quando o e-mail é enviado:
{invitee_name}: o nome que quem agendou informou{invitee_email}: o endereço de e-mail de quem agendou{my_name}/{my_email}: seu nome e e-mail como aparecem na página de agendamento{subject}: a linha de assunto do evento de calendário{start_time}/{end_time}: o horário da reunião, no fuso horário e no formato de hora do agendador{meeting_link}: o link de videoconferência, se a reunião tiver um{manage_link}: o link para reagendar ou cancelar este agendamento{scheduler_name}: o nome do agendador
Um marcador sem valor (por exemplo {meeting_link} em uma reunião sem link de vídeo) é resolvido como nada, em vez de imprimir o token bruto.
O que acontece ao reagendar e cancelar
As etapas com horário seguem o agendamento, não o relógio:
- Reagendado: os lembretes pendentes e o acompanhamento são movidos para corresponder ao novo horário da reunião. Etapas que passariam a cair no passado são descartadas.
- Cancelado: todos os lembretes pendentes e o acompanhamento são cancelados. Ninguém recebe lembrete de uma reunião que não vai acontecer.
- Fluxo de trabalho editado: as alterações valem para reuniões agendadas depois de você salvar. Agendamentos que já estão no calendário mantêm a programação com que foram criados.
Solução de problemas
- O lembrete nunca chegou. Verifique se a reunião foi agendada depois do momento do lembrete e confirme o endereço do destinatário no agendamento. Os lembretes vêm de
booking@calendarbridge.com: confira filtros de spam e listas de permissões. - Está tudo desativado, mas os e-mails continuam chegando. São a confirmação de agendamento padrão e o próprio convite de calendário, que não fazem parte dos fluxos de trabalho.