Links de agendamento combinados (disponibilidade coletiva)

O formato do link

Um link combinado é a sua URL de agendamento normal com mais de um identificador, unidos por +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: o agendador padrão de cada pessoa.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: um agendador específico de cada pessoa, escrito como handle_scheduler (identificador, sublinhado e nome do agendador).
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: combine como quiser; cada lado é resolvido de forma independente.

Em outras palavras, pegue a URL que você compartilharia normalmente, /book/frank/sales, troque a barra por um sublinhado para obter frank_sales e junte-a à próxima pessoa com +.

Três formas de atribuir a reunião

Por padrão, um link combinado é coletivo: todos precisam estar livres e todos participam da reunião. Para mudar isso, adicione mais um marcador ao final do link:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: Todos juntos. Apenas horários em que todos os anfitriões estão livres; todos são convidados.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+fa: Primeiro disponível. Um horário é oferecido se qualquer anfitrião estiver livre. A primeira pessoa do link que estiver livre nesse horário fica com o agendamento, e só ela participa da reunião.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: Round robin. Mesma disponibilidade do primeiro disponível, mas os agendamentos se revezam: quem está há mais tempo sem receber um é o próximo.

O marcador de modo precisa ser a última coisa no link. fa e rr nunca entram em conflito com um identificador real, já que identificadores têm pelo menos cinco caracteres, então não há nada a escapar.

Criar um pelo painel

Você não precisa montar a URL à mão. Na página Agendadores, clique em Criar um link combinado, no canto superior direito do cartão Agendadores.

1. Escolha seu agendador
   Escolha qual dos seus agendadores vai comandar o link, ou deixe o padrão. Esse agendador define a duração da reunião, a janela de agendamento, o assunto do evento, o fuso horário, a identidade visual e qualquer fluxo de trabalho. As outras pessoas contribuem apenas com a disponibilidade.
2. Escolha como os agendamentos são atribuídos
   Escolha Todos juntos, Primeiro disponível ou Round robin (veja acima). O construtor adiciona o marcador certo para você.
3. Adicione seus colegas
   Digite o identificador de cada colega, opcionalmente seguido de _ e o nome de um dos agendadores dele. Você também pode colar uma das URLs de agendamento dele, e o construtor faz a conversão. Até cinco pessoas podem compartilhar um link.
4. Copie o link
   A URL pronta aparece na parte de baixo da caixa de diálogo, com um botão Copiar e um botão Abrir para você conferir antes de compartilhar. Um link combinado funciona assim que existe, e não há nada para publicar.
5. Salve para a próxima vez (opcional)
   Dê um nome ao link e clique em Salvar. Ele aparece em Links salvos na mesma caixa de diálogo, onde você pode copiá-lo, reabri-lo no construtor para mudar quem está nele ou excluí-lo.

Links salvos

Como um link combinado é apenas uma URL, salvá-lo funciona só como um favorito para você: não cria nada no servidor e não notifica as pessoas que estão nele. Os links salvos ficam guardados nas suas configurações pessoais de calendário, então acompanham seu login em qualquer dispositivo, e você pode manter até 25 deles.

• Copiar coloca a URL completa na área de transferência.
• Editar carrega o link de volta no construtor para você trocar um colega ou apontar para outro agendador e depois salvar por cima.
• Excluir remove o favorito. Quem já tem a URL continua conseguindo agendar com ela, porque excluir um link salvo não desativa o link em si.

Salvar o mesmo conjunto de pessoas duas vezes atualiza o nome da entrada existente em vez de criar uma duplicata.

Como a disponibilidade é calculada

Um link Todos juntos mostra a interseção da disponibilidade de todos. Um horário só é oferecido quando todas as condições abaixo são atendidas:

• O dia está ativado na disponibilidade semanal de todas as pessoas.
• O horário está dentro da sobreposição do horário de trabalho de todos naquele dia: das 9h às 17h com das 10h às 15h resulta em das 10h às 15h.
• Ninguém está ocupado, nem no calendário de reservas nem em qualquer um dos “calendários adicionais a verificar” que tenha configurado.

Todo o resto (duração da reunião, intervalos, antecedência mínima, janela de agendamento, fuso horário, perguntas personalizadas, cor do evento, videoconferência) vem do primeiro agendador do link. É nele que o agendamento é gravado.

Primeiro disponível e round robin

Esses dois modos invertem a regra: um horário é oferecido se qualquer anfitrião puder atendê-lo. A disponibilidade é calculada separadamente para cada pessoa (o próprio horário semanal, o próprio calendário de reservas, os próprios “calendários adicionais a verificar”) e depois combinada, então um anfitrião com a agenda lotada nunca esconde um horário que outro anfitrião tem livre. Um dia aparece no calendário assim que um anfitrião trabalha nele.

A página de agendamento mostra “Agendamento com um de” acima dos avatares, para que quem agenda saiba que vai falar com uma pessoa, e não com o grupo inteiro. A duração da reunião, a janela de agendamento, as perguntas e a identidade visual continuam vindo do primeiro agendador do link.

O que acontece quando alguém agenda

Todos juntos

• A disponibilidade de todos é verificada novamente no momento do agendamento, então um horário que foi ocupado nesse meio-tempo é recusado em vez de gerar um agendamento duplo.
• O evento é criado no calendário de reservas da primeira pessoa.
• Todas as outras pessoas do link são adicionadas como participantes, então a reunião chega aos calendários delas como convite: um evento, uma conversa, sem cópias que possam ficar diferentes entre si.
• Quem agendou e os convidados dessa pessoa são convidados normalmente.
• Os links de reagendamento e cancelamento funcionam exatamente como em um link individual e atualizam a reunião para todos de uma vez.
• Se o primeiro agendador tiver um fluxo de trabalho, os lembretes, o acompanhamento e o webhook dele também valem para agendamentos combinados.

Primeiro disponível e round robin

• O calendário de cada anfitrião é verificado individualmente no momento do agendamento, e apenas os anfitriões que continuam livres são candidatos.
• Primeiro disponível entrega a reunião ao primeiro anfitrião livre, na ordem do link. Round robin entrega ao anfitrião livre que está esperando há mais tempo desde o último agendamento dele neste link; quem foi pulado por estar ocupado mantém seu lugar na frente da fila em vez de perder a vez.
• A reunião é criada no calendário desse anfitrião, usando a cor do evento, a videoconferência, a descrição e o fluxo de trabalho do agendador dele. Ninguém mais do link é convidado.
• A tela de confirmação informa a quem agendou com quem a reunião ficou.
• Reagendamento e cancelamento afetam apenas o anfitrião atribuído. Reagendar não refaz o rodízio: a reunião continua com a mesma pessoa.
• O rodízio do round robin é compartilhado pelo link, independentemente da ordem em que os identificadores foram digitados, então frank+chad+rr e chad+frank+rr se revezam a partir da mesma fila.

Solução de problemas

• “Este link de agendamento não está mais disponível.” Pelo menos um identificador do link não é reconhecido: um erro de digitação, um agendador excluído ou um agendador que foi renomeado. Crie o link novamente pelo painel.
• Nenhum horário é oferecido. Provavelmente os horários de trabalho não se sobrepõem. Se uma pessoa trabalha de segunda a sexta, das 9h às 17h no horário da Costa Leste dos EUA, e outra de segunda a sexta, das 9h às 17h em um fuso distante, a interseção pode realmente ficar vazia. Amplie o horário de alguém ou reduza a duração da reunião.
• Bem menos horários do que o esperado. Os intervalos e a antecedência mínima do primeiro agendador valem para o link inteiro, e o tempo ocupado de cada pessoa é descontado. Veja Ajustando a disponibilidade do seu agendador.
• O identificador de um colega tem sublinhado. Isso continua funcionando. O CalendarBridge tenta primeiro o identificador mais longo possível antes de tratar um sublinhado como separador do agendador.
• Mais de cinco pessoas. Um link combinado aceita até cinco.
• O round robin continua escolhendo a mesma pessoa. Só os anfitriões que estão de fato livres no horário escolhido podem receber a reunião, então, se os outros costumam estar ocupados nos horários que as pessoas mais escolhem, um anfitrião naturalmente vai receber mais. Confira a disponibilidade semanal e os “calendários adicionais a verificar” dos anfitriões ocupados.
• Um link de primeiro disponível mostra horários em que um anfitrião não pode. Isso é intencional: o horário é oferecido porque alguém está livre, e o agendamento vai para essa pessoa.