Usando Seu Assistente de Agendamento com IA
Depois que seu assistente estiver configurado, você pode coordenar com outras pessoas em uma thread de e-mail ou gerenciar sua própria agenda diretamente. Este guia aborda como o assistente atua em cada cenário.
Como Usar Seu Assistente em Diferentes Cenários
Depois que seu assistente estiver configurado, você pode interagir com ele de três maneiras:
- Adicione-o a uma conversa de e-mail existente
- Inclua-o ao iniciar um novo e-mail com outras pessoas
- Envie mensagem ou converse diretamente com ele
Como você o utiliza depende de estar coordenando com outras pessoas ou gerenciando sua própria agenda.
Quando outras pessoas estão envolvidas, inclua o assistente na conversa de e-mail para que ele possa coordenar diretamente na thread.
Ao gerenciar seu próprio tempo, lembretes ou preparação, envie uma mensagem diretamente ao assistente ou use o chat na Agenda Unificada.
As seções abaixo explicam como o assistente atua em cada cenário.
Quando Incluído em uma Conversa de E-mail
Quando adicionado a uma thread, o assistente gerencia o agendamento e a coordenação diretamente dentro da conversa.
Ele pode propor horários, agendar ou reagendar reuniões, definir eventos recorrentes, agendar reuniões individuais dentro de um grupo, converter a discussão em um evento de agenda confirmado, reservar salas, adicionar detalhes de conferência, incluir recursos compartilhados, fazer acompanhamento com os participantes, enviar lembretes e confirmar presença.
Exemplo:
“Por favor, encontre um horário na próxima semana para todos nesta thread.”
Quando Enviar Mensagem Diretamente ao Assistente
Quando contatado diretamente, o assistente gerencia sua agenda pessoal e seus lembretes.
Ele pode agendar reuniões, bloquear tempo de foco, mover ou cancelar eventos, adicionar tempo de deslocamento ou preparação, criar lembretes pessoais, agendar lembretes de prazos e enviar e-mails de lembrete em um horário especificado.
Exemplo:
“Bloqueie duas horas amanhã de manhã.”
“Lembre-me de enviar o relatório na próxima quarta-feira às 14h.”
Referenciando Pessoas pelo Nome
O assistente usa o contexto da sua agenda e de convites anteriores para identificar o destinatário correto. Se alguém já participou de reuniões anteriores ou existe nos seus contatos de e-mail, você pode referenciá-lo diretamente:
- “Agende um horário com o Mark na próxima semana.”
- “Lembre a Sarah sobre a reunião das 15h às 13h.”
- “Faça acompanhamento com o Paul amanhã de manhã.”
Se alguém ainda não for reconhecido, você pode defini-lo uma vez:
“O e-mail do meu chefe Mark é mark@company.com.”
“O John do financeiro é john@company.com.”
Depois disso, você pode simplesmente usar o nome da pessoa em solicitações futuras.
Referenciando Pessoas em uma Thread
Quando o assistente está incluído em uma conversa de e-mail, você pode referenciar:
“Todos nesta thread.”
“Todos os participantes.”
“Qualquer pessoa que ainda não respondeu.”
O assistente identifica os participantes automaticamente e coordena de acordo.
Usando Grupos de Contatos
Se você usa grupos de contatos no Outlook ou marcadores de contatos no Google, o assistente pode identificar os membros desses grupos ao processar sua solicitação. Isso permite agendar ou enviar lembretes para equipes inteiras sem listar manualmente cada endereço de e-mail.
Por exemplo:
“Agende uma reunião com a Equipe de Desenvolvimento na próxima semana.”
“Envie um lembrete para a Liderança amanhã às 9h.”
Se “Equipe de Desenvolvimento” ou “Liderança” existir como um grupo de contatos salvo no Outlook ou um marcador no Google Contacts, o assistente expandirá esse grupo e coordenará com todos os membros.
Reservando Recursos Compartilhados e Salas
Você pode configurar recursos compartilhados, como salas de conferência, nas configurações do seu assistente. Uma vez adicionados, o assistente pode agendá-los da mesma forma que agenda pessoas.
Por exemplo:
westroom@boomscan.info comporta 5 pessoas
southroom@boomscan.info comporta 30 pessoas
eastroom@boomscan.info comporta 10 pessoas
northroom@boomscan.info comporta 10 pessoas
Depois de adicioná-las na sua configuração, você pode referenciá-las naturalmente em uma solicitação:
“Reserve a South Room.”
“Agende isto na East Room.”
“Adicione uma sala que comporte 10 pessoas.”
O assistente verifica a disponibilidade tanto dos participantes quanto das salas antes de confirmar a reunião.
Depois de adicionar o endereço de e-mail assistant@ai.calendarbridge.com, relaxe e deixe que ele faça o trabalho. Não é necessária nenhuma outra interação sua e o assistente cuida de tudo para organizar o horário, discuti-lo com a pessoa para quem você enviou o e-mail e adicionar o evento à sua agenda.
Simples, rápido e muito eficiente!
Trabalhando com Threads de E-mail, Anexos e Imagens
O assistente não exige solicitações perfeitamente estruturadas. Ele pode extrair informações relevantes de threads de e-mail, mensagens encaminhadas, anexos e imagens.
Encaminhando Threads de E-mail
Você pode encaminhar uma cadeia de e-mails existente e pedir ao assistente que tome uma ação.
Por exemplo:
Encaminhe uma conversa sobre uma reunião proposta e diga: “Por favor, encontre um horário que funcione para todos e agende isto.”
Encaminhe um escopo de projeto com datas embutidas e diga: “Adicione os prazos dos marcos à minha agenda.”
Encaminhe uma thread longa e diga: “Resuma as datas principais e agende o que for necessário.”
O assistente lê a thread, identifica datas, participantes e contexto, e cria ou atualiza os eventos de agenda de acordo.
Transformando E-mails em Eventos
Se um e-mail já contém os detalhes necessários, você pode simplesmente instruir:
“Adicione isto à minha agenda.”
“Crie um evento com base nas informações abaixo.”
“Reserve este horário enquanto confirmamos os detalhes.”
O assistente extrai a data, o horário, o local e os participantes diretamente da mensagem.
Usando Fotos, Capturas de Tela e Anexos
Você também pode enviar imagens ou arquivos em vez de inserir os detalhes manualmente.
Por exemplo:
Tire uma foto de um cartão de consulta e envie por e-mail com: “Adicione isto à minha agenda.”
Capture a tela de um panfleto de show e diga: “Adicione este evento e lembre-me de comprar ingressos uma semana antes.”
Encaminhe um calendário escolar e diga: “Adicione todas essas datas à minha agenda.”
Anexe um PDF com um cronograma de projeto e diga: “Adicione os prazos como eventos de agenda.”
O assistente lê a imagem ou o documento, identifica as datas e os detalhes relevantes, e cria as entradas de agenda apropriadas.