Përdorimi i Asistentit tuaj të Planifikimit me AI
Pasi asistenti juaj të jetë konfiguruar, mund të koordinoheni me të tjerët në një varg emaili ose të menaxhoni programin tuaj drejtpërdrejt. Ky udhëzues mbulon mënyrën se si asistenti vepron në secilin skenar.
Si ta përdorni asistentin tuaj në skenarë të ndryshëm
Pasi asistenti juaj të jetë konfiguruar, mund të ndërveproni me të në tre mënyra:
- Shtojeni atë në një bisedë ekzistuese emaili
- Përfshijeni atë kur nisni një email të ri me të tjerët
- Dërgojini mesazh ose bisedoni me të drejtpërdrejt
Mënyra se si e përdorni varet nga fakti nëse jeni duke u koordinuar me persona të tjerë apo duke menaxhuar programin tuaj.
Kur janë të përfshirë të tjerë, përfshijeni asistentin në bisedën e emailit që ai të mund të koordinohet drejtpërdrejt brenda vargut.
Kur menaxhoni kohën, kujtuesit ose punën përgatitore tuaj, dërgojini mesazh asistentit drejtpërdrejt ose përdorni bisedën në Kalendarin e Unifikuar.
Seksionet më poshtë shpjegojnë mënyrën se si asistenti vepron në secilin skenar.
Kur përfshihet në një bisedë emaili
Kur shtohet në një varg, asistenti menaxhon planifikimin dhe koordinimin drejtpërdrejt brenda bisedës.
Ai mund të propozojë orare, të planifikojë ose riplanifikojë takime, të caktojë ngjarje të përsëritura, të planifikojë takime individuale brenda një grupi, ta kthejë diskutimin në një ngjarje të konfirmuar kalendari, të rezervojë dhoma, të shtojë detaje konferencimi, të përfshijë burime të përbashkëta, të ndjekë pjesëmarrësit, të dërgojë kujtues dhe të konfirmojë pjesëmarrjen.
Shembull:
“Të lutem gjej një orar javën tjetër për të gjithë në këtë varg.”
Kur i dërgoni mesazh asistentit drejtpërdrejt
Kur kontaktohet drejtpërdrejt, asistenti menaxhon kalendarin dhe kujtuesit tuaj personalë.
Ai mund të planifikojë takime, të bllokojë kohë përqendrimi, të zhvendosë ose anulojë ngjarje, të shtojë kohë udhëtimi ose përgatitjeje, të krijojë kujtues personalë, të planifikojë kujtues afatesh dhe të dërgojë email-e kujtuese në një orar të caktuar.
Shembull:
“Blloko dy orë nesër në mëngjes.”
“Më kujto të dorëzoj raportin të mërkurën tjetër në orën 2pm.”
Referimi i individëve me emër
Asistenti përdor kontekstin nga kalendari juaj dhe ftesat e mëparshme për të identifikuar marrësin e saktë. Nëse dikush është përfshirë në takime të mëparshme ose ekziston në kontaktet tuaja të emailit, mund t’i referoheni atij drejtpërdrejt:
- “Planifiko kohë me Markun javën tjetër.”
- “Kujtoji Sarës për takimin e orës 3pm në orën 1pm.”
- “Ndiqe Polin nesër në mëngjes.”
Nëse dikush nuk njihet ende, mund ta përcaktoni atë një herë:
“Emaili i shefit tim Mark është mark@company.com.”
“John nga financa është john@company.com.”
Pas kësaj, thjesht mund të përdorni emrin e tyre në kërkesat e ardhshme.
Referimi i personave në një varg
Kur asistenti përfshihet në një bisedë emaili, mund t’i referoheni:
“Të gjithëve në këtë varg.”
“Të gjithë pjesëmarrësve.”
“Kushdo që nuk ka kthyer përgjigje.”
Asistenti i identifikon pjesëmarrësit automatikisht dhe koordinohet në përputhje me rrethanat.
Përdorimi i grupeve të kontakteve
Nëse përdorni grupe kontaktesh në Outlook ose etiketa kontaktesh në Google, asistenti mund të identifikojë anëtarët e atyre grupeve kur përpunon kërkesën tuaj. Kjo ju lejon të planifikoni ose të dërgoni kujtues te ekipe të tëra pa renditur manualisht çdo adresë emaili.
Për shembull:
“Planifiko një takim me Ekipin e Zhvillimit javën tjetër.”
“Dërgo një kujtues te Drejtuesit nesër në orën 9am.”
Nëse “Ekipi i Zhvillimit” ose “Drejtuesit” ekziston si një grup kontaktesh i ruajtur në Outlook ose si etiketë në Google Contacts, asistenti do ta zgjerojë atë grup dhe do të koordinohet me të gjithë anëtarët.
Rezervimi i burimeve të përbashkëta dhe dhomave
Mund të konfiguroni burime të përbashkëta si dhoma konferencash në cilësimet e asistentit tuaj. Pasi të shtohen, asistenti mund t’i planifikojë ato në të njëjtën mënyrë siç planifikon personat.
Për shembull:
westroom@boomscan.info mban 5 persona
southroom@boomscan.info mban 30 persona
eastroom@boomscan.info mban 10 persona
northroom@boomscan.info mban 10 persona
Pasi t’i shtoni në konfigurimin tuaj, mund t’u referoheni atyre natyrshëm në një kërkesë:
“Rezervo Dhomën Jugore.”
“Planifikoje këtë në Dhomën Lindore.”
“Shto një dhomë që mban 10 persona.”
Asistenti kontrollon disponueshmërinë si për pjesëmarrësit ashtu edhe për dhomat para se të konfirmojë takimin.
Pasi të shtoni adresën e emailit assistant@ai.calendarbridge.com, qetësohuni dhe lëreni atë të bëjë punën. Nuk kërkohet asnjë ndërveprim i mëtejshëm nga ana juaj dhe asistenti merret me gjithçka për të caktuar orarin, për ta diskutuar me personin që emailuat dhe për të shtuar ngjarjen në kalendarin tuaj.
E thjeshtë, e shpejtë dhe shumë efikase!
Puna me vargje emaili, bashkëngjitje dhe imazhe
Asistenti nuk kërkon kërkesa të strukturuara në mënyrë të përsosur. Ai mund të nxjerrë informacionin përkatës nga vargjet e emailit, mesazhet e përcjella, bashkëngjitjet dhe imazhet.
Përcjellja e vargjeve të emailit
Mund të përcillni një zinxhir ekzistues emaili dhe t’i kërkoni asistentit të ndërmarrë veprime.
Për shembull:
Përcillni një bisedë rreth një takimi të propozuar dhe thoni, “Të lutem gjej një orar që u përshtatet të gjithëve dhe planifikoje këtë.”
Përcillni një objektiv projekti me data të përfshira dhe thoni, “Shto afatet e momenteve kyçe në kalendarin tim.”
Përcillni një varg të gjatë dhe thoni, “Përmblidh datat kyçe dhe planifiko çfarë nevojitet.”
Asistenti e lexon vargun, identifikon datat, pjesëmarrësit dhe kontekstin, dhe krijon ose përditëson ngjarjet e kalendarit në përputhje me rrethanat.
Kthimi i email-eve në ngjarje
Nëse një email përmban tashmë detajet e nevojshme, thjesht mund të udhëzoni:
“Shtoje këtë në kalendarin tim.”
“Krijo një ngjarje bazuar në informacionin më poshtë.”
“Mbaje këtë orar ndërsa konfirmojmë detajet.”
Asistenti nxjerr datën, orarin, vendndodhjen dhe pjesëmarrësit drejtpërdrejt nga mesazhi.
Përdorimi i fotove, pamjeve të ekranit dhe bashkëngjitjeve
Mund të dërgoni gjithashtu imazhe ose skedarë në vend që të futni detajet manualisht.
Për shembull:
Bëni një foto të një karte takimi dhe dërgojeni me email duke thënë, “Shtoje këtë në kalendarin tim.”
Bëni një pamje ekrani të një fletëpalosjeje koncerti dhe thoni, “Shto këtë ngjarje dhe më kujto të blej biletat një javë para.”
Përcillni një program shkollor dhe thoni, “Shto të gjitha këto data në kalendarin tim.”
Bashkëngjit një PDF me një afat kohor projekti dhe thoni, “Shto afatet si ngjarje kalendari.”
Asistenti e lexon imazhin ose dokumentin, identifikon datat dhe detajet përkatëse, dhe krijon hyrjet e duhura të kalendarit.