Si të trajnoni asistentin tuaj të planifikimit me AI të CalendarBridge

Mund ta trajnoni asistentin tuaj që të sillet ashtu si dëshironi duke shkruar udhëzime të thjeshta me fjalë të zakonshme. Me fjalë të tjera, mund ta trajnoni asistentin tuaj me fjalët tuaja.

Ky udhëzues ju tregon çfarë të përfshini në konfigurimin tuaj dhe si të përfitoni më shumë nga Asistenti i Planifikimit i CalendarBridge pa e komplikuar tepër.

Konfigurimi juaj ndodhet në seksionin Cilësimet e Asistentit me AI të panelit tuaj CalendarBridge. Mund ta përditësoni atë në çdo kohë.

Ku të shtoni konfigurimin tuaj

Shkoni te paneli juaj CalendarBridge dhe hapni Cilësimet e Asistentit me AI. Mund të arrini atje duke klikuar Asistenti në menynë e majtë ose Konfiguro asistentin në ekranin kryesor. Trokitni “Redakto” për të bërë ndryshime në udhëzimet tuaja në çdo kohë.

Këtu shtoni udhëzimet tuaja. Shkruajini ato në të njëjtën mënyrë si do t'i flisnit një asistenti të vërtetë.

1. Filloni me bazat

Asistenti juaj funksionon më mirë kur i di preferencat tuaja themelore. Këto janë gjërat e para që duhen përcaktuar.

Orari i punës

Vendosni ditët dhe orët kur jeni i disponueshëm për takime.

Shembuj:

• Jam i disponueshëm nga e hëna deri të premten nga ora 9 e mëngjesit deri në 5 të pasdites.
• Nuk pranoj takime pas orës 4 të pasdites të premteve.

Kohëzgjatjet dhe vendndodhjet e takimeve

Përcaktoni kohëzgjatjet standarde dhe ku zhvillohen takimet.

Shembuj:

• Cakto thirrjet e brendshme për 30 minuta përmes Zoom.
• Takimet e drekës zgjasin 1 orë, vendndodhja ime e preferuar është The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
• Takimet e kafesë zgjasin 30 minuta te Cougar Coffee.

Preferencat e platformës

Lëreni asistentin të dijë cilat mjete të përdorë.

Shembuj:

• Përfshi gjithmonë lidhjen time personale Zoom: https://zoom.us/my/katrina në ftesë
• Përdor Microsoft Teams për takime me këdo në @company.com. Përdor zoom për të gjithë të tjerët
• Përdor Google Meet për të gjitha takimet nën 30 minuta. Për takimet më të gjata, përdor Zoom.

Toni i komunikimit

Kontrolloni si tingëllon asistenti në emaile.

Shembuj:

• Përdor një ton profesional dhe miqësor.
• Mbaji mesazhet të përmbledhura dhe të sjellshme.
• Fol si një pirat.

Ne rekomandojmë ta mbani këtë profesionale, por mund të argëtoheni pak me të.

2. Shtoni rregulla ndjekjeje

Tregojini asistentit tuaj kur dhe si të ndjekë, dhe me kë. Mund të vendosni kufij të qartë për të shmangur tepërmesazhimin ose kontaktimin e personit të gabuar.

Shembuj:

• Ndiq një herë në çdo 24 orë, por jo më shumë se 3 herë gjithsej.
• Prit të paktën 1 ditë të plotë para se të dërgosh një ndjekje.
• Dërgo ndjekje vetëm nga e hëna deri të premten.
• Mos ndiq kurrë më shumë se një herë me boss@example.com.
• Mos ndiq askënd nëse takimi është më shumë se 5 ditë larg.

Përshtatni sjelljen e ndjekjes në një varg

Mund të përditësoni udhëzimet e ndjekjes duke i dërguar email asistentit përsëri në të njëjtin varg.

Skenar: Marrësi kërkon të ndiqet më vonë.

Ju vendosni asistentin në CC për të planifikuar një takim. Personi përgjigjet, “Më provo më vonë këtë javë.” Për të përshtatur kohën, dërgojini email asistentit përsëri në të njëjtin varg me:

Ndiq pas dy ditësh në vend të kësaj

Asistenti do të ndalojë orarin e tij aktual dhe do të rifillojë pas dy ditësh.

Skenar: Takimi nuk nevojitet më.

Nëse takimi rezervohet në ndonjë mënyrë tjetër ose anulohet, dërgojini email asistentit përsëri me:

Ju lutemi ndaloni ndjekjen e këtij vargu

Asistenti do të ndalojë plotësisht ndjekjet për atë varg.

Vetëm ju, dërguesi origjinal që vendosët në CC asistentin, mund t'i dërgoni këto përditësime. Kushdo tjetër në varg do të injorohet.

3. Vendosni llojet e takimeve (Opsionale por e dobishme)

Nëse planifikoni shpesh lloje të ndryshme takimesh, mund t'i përcaktoni ato këtu që asistenti të mos ketë nevojë të kërkojë detaje.

Shembuj:

• Intervistat zgjasin 60 minuta dhe zhvillohen në Sallën e Konferencave A.
• Takimet e drekës zgjasin 45 minuta dhe nuk duhet të planifikohen njëri pas tjetrit.
• Bisedat me kafe zgjasin 30 minuta dhe rezervohen vetëm midis orës 10 të mëngjesit dhe 2 të pasdites.
• Mos planifiko intervista njëra pas tjetrës.

Mësoni më shumë rreth si të përdorni AI-në si planifikues të sallës së takimeve.

4. Këshilla për rezultate më të mira

Përdorni fjalë të zakonshme

Nuk keni nevojë të formatoni asgjë në një mënyrë të veçantë. Thjesht shpjegoni qartë çfarë dëshironi dhe ndani çdo rregull me një pikë.

Filloni thjeshtë

Nuk keni nevojë për një konfigurim të plotë që nga dita e parë. Filloni me orarin e punës, tonin dhe një ose dy lloje takimesh. Shtoni më shumë me kalimin e kohës.

Korrigjoni gabimet në varg

Shmangni gabimet e planifikimit duke u siguruar që udhëzimet tuaja janë të plota dhe pa dykuptimësi. Nëse diçka shkon keq, mund t'i dërgoni email asistentit përsëri në të njëjtin varg me një korrigjim.

Bëni ndryshime gjatë rrugës

Konfigurimi juaj mund të rritet me ju. Ndërsa orari, preferencat ose roli juaj ndryshojnë, mund të përditësoni konfigurimin tuaj në çdo kohë. Thjesht përshtatni atë që ju nevojitet pa filluar nga e para.

Shembull konfigurimi

Ja një pikënisje që mund ta kopjoni-ngjisni, sigurohuni që të ndryshoni adresën e emailit në rreshtin e fundit me anëtarët e ekipit tuaj të brendshëm:
(Kaloni mbi kuti, funksioni i kopjimit shfaqet në cepin e sipërm djathtas)

Përdor një ton miqësor dhe profesional.
Jam i disponueshëm nga e hëna deri të premten nga ora 9 e mëngjesit deri në 5 të pasdites.
Nuk pranoj takime midis orës 4:30 dhe 5:00 të pasdites.
Gjithmonë pyeti klientët për disponueshmërinë e tyre para se të ofrosh timen.
Rezervo takimet e brendshme bazuar në disponueshmërinë time.
Thirrjet e jashtme zgjasin 30 minuta në Zoom.
Takimet e drekës zgjasin 45 minuta te Earl's.
Ndiq një herë në ditë, por kurrë në të njëjtën ditë që dërgohet ftesa.
Anëtarët e ekipit të brendshëm kanë adresa emaili që mbarojnë me @example.com.