CalendarBridge AI Planlama Asistanınızı Nasıl Eğitirsiniz

Sade bir dille basit talimatlar yazarak asistanınızı istediğiniz gibi davranacak şekilde eğitebilirsiniz. Başka bir deyişle, asistanınızı kendi kelimelerinizle eğitebilirsiniz.

Bu kılavuz, işleri gereğinden fazla karmaşıklaştırmadan yapılandırmanıza neler ekleyeceğiniz ve CalendarBridge Planlama Asistanından en iyi şekilde nasıl yararlanacağınız konusunda size yol gösterir.

Yapılandırmanız, CalendarBridge kontrol panelinizin AI Asistan Ayarları bölümünde bulunur. Bunu istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz.

Yapılandırmanızı Nereye Ekleyeceğiniz

CalendarBridge kontrol panelinize gidin ve AI Asistan Ayarları'nı açın. Buraya, sol menüde Asistan'a veya ana ekranda Asistanı Yapılandır'a tıklayarak ulaşabilirsiniz. Talimatlarınızda istediğiniz zaman değişiklik yapmak için “Düzenle”ye dokunun.

Talimatlarınızı buraya eklersiniz. Bunları, gerçek bir asistanla konuşacağınız gibi yazın.

1. Temellerle Başlayın

Asistanınız, temel tercihlerinizi bildiğinde en iyi şekilde çalışır. Bunlar tanımlayacağınız ilk şeylerdir.

Çalışma Saatleri

Toplantılar için müsait olduğunuz günleri ve saatleri ayarlayın.

Örnekler:

• Pazartesiden Cumaya sabah 9'dan akşam 5'e kadar müsaitim.
• Cuma günleri saat 16.00'dan sonra toplantı yapmam.

Toplantı süreleri ve konumları

Standart süreleri ve toplantıların nerede yapılacağını tanımlayın.

Örnekler:

• Şirket içi görüşmeleri Zoom üzerinden 30 dakika olarak ayarla.
• Öğle yemeği toplantıları 1 saattir, tercih ettiğim konum The Sandwich, 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
• Kahve toplantıları Cougar Coffee'de 30 dakikadır.

Platform tercihleri

Asistana hangi araçları kullanacağını bildirin.

Örnekler:

• Davetiyeye her zaman kişisel Zoom bağlantımı ekle: https://zoom.us/my/katrina
• @company.com'daki herkesle yapılan toplantılar için Microsoft Teams kullan. Diğer herkes için Zoom kullan
• 30 dakikanın altındaki tüm toplantılar için Google Meet kullan. Daha uzun toplantılar için Zoom kullan.

İletişim tonu

Asistanın e-postalarda nasıl bir ses tonu kullanacağını kontrol edin.

Örnekler:

• Profesyonel ve dostane bir ton kullan.
• Mesajları kısa ve nazik tut.
• Korsan gibi konuş.

Bunu profesyonel tutmanızı öneririz ancak biraz eğlenceli hale de getirebilirsiniz.

2. Takip Kuralları Ekleyin

Asistanınıza ne zaman, nasıl ve kiminle takip yapacağını söyleyin. Aşırı mesajlaşmayı veya yanlış kişiye ulaşmayı önlemek için net sınırlar belirleyebilirsiniz.

Örnekler:

• Her 24 saatte bir takip et, ancak toplamda 3 defadan fazla değil.
• Bir takip mesajı göndermeden önce en az 1 tam gün bekle.
• Takip mesajlarını yalnızca Pazartesiden Cumaya gönder.
• boss@example.com ile asla bir defadan fazla takip yapma.
• Toplantıya 5 günden fazla varsa kimseyle takip yapma.

Bir Konu Dizisinde Takip Davranışını Ayarlama

Aynı konu dizisinde asistana tekrar e-posta göndererek takip talimatlarını güncelleyebilirsiniz.

Senaryo: Alıcı daha sonra takip etmenizi istiyor.

Bir toplantı planlamak için asistanı CC'ye eklersiniz. Kişi “Bu hafta ilerleyen zamanlarda tekrar deneyin” diye yanıt verir. Zamanlamayı ayarlamak için aynı konu dizisinde asistana tekrar e-posta gönderin:

Bunun yerine iki gün sonra takip et

Asistan mevcut programını duraklatacak ve iki gün sonra devam edecektir.

Senaryo: Toplantıya artık gerek yok.

Toplantı başka bir yolla ayarlanırsa veya iptal edilirse, asistana tekrar e-posta gönderin:

Lütfen bu konu dizisinde takibi durdur

Asistan, o konu dizisi için takipleri tamamen durduracaktır.

Bu güncellemeleri yalnızca asistanı CC'ye ekleyen orijinal gönderen olan siz gönderebilirsiniz. Konu dizisindeki diğer herkes yok sayılacaktır.

3. Toplantı Türlerini Ayarlayın (İsteğe Bağlı ama Faydalı)

Sık sık farklı türde toplantılar planlıyorsanız, asistanın ayrıntı sormasına gerek kalmaması için bunları burada tanımlayabilirsiniz.

Örnekler:

• Mülakatlar 60 dakikadır ve A Konferans Salonu'nda yapılır.
• Öğle yemeği toplantıları 45 dakikadır ve arka arkaya planlanmamalıdır.
• Kahve sohbetleri 30 dakikadır ve yalnızca sabah 10 ile öğleden sonra 2 arasında ayarlanır.
• Mülakatları arka arkaya planlama.

Toplantı odası planlayıcısı olarak AI'ın nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin.

4. Daha İyi Sonuçlar için İpuçları

Sade bir dil kullanın

Hiçbir şeyi özel bir şekilde biçimlendirmenize gerek yoktur. Sadece ne istediğinizi açıkça belirtin ve her kuralı bir nokta ile ayırın.

Basit başlayın

İlk günden itibaren eksiksiz bir yapılandırmaya ihtiyacınız yoktur. Çalışma saatleri, ton ve bir veya iki toplantı türüyle başlayın. Zamanla daha fazlasını ekleyin.

Hataları konu dizisinde düzeltin

Talimatlarınızın eksiksiz ve net olduğundan emin olarak planlama hatalarından kaçının. Bir şeyler ters giderse, aynı konu dizisinde asistana bir düzeltme ile tekrar e-posta gönderebilirsiniz.

İlerledikçe değişiklik yapın

Yapılandırmanız sizinle birlikte gelişebilir. Programınız, tercihleriniz veya rolünüz değiştikçe, kurulumunuzu istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz. Sadece ihtiyacınız olanı, baştan başlamadan ayarlayın.

Örnek Yapılandırma

İşte kopyalayıp yapıştırabileceğiniz bir başlangıç noktası; son satırdaki e-posta adresini şirket içi ekip üyelerinizinkiyle değiştirdiğinizden emin olun:
(Kutunun üzerine gelin, kopyalama işlevi sağ üstte görünür)

Use a friendly and professional tone.
I’m available Monday through Friday from 9 AM to 5 PM.
I do not take meetings between 4:30 and 5:00 PM.
Always ask clients for their availability before offering mine.
Book internal meetings based on my availability.
External calls are 30 minutes on Zoom.
Lunch meetings are 45 minutes at Earl’s.
Follow up once per day, but never on the same day the invite is sent.
Internal team members have email addresses ending in @example.com.