Planlayıcı iş akışları: hatırlatma ve takip e-postaları

Her planlayıcı, rezerve edilmiş bir toplantının çevresinde olup bitenleri otomatikleştirebilir: toplantı başlamadan önce en fazla iki hatırlatma e-postası ve bittikten sonra bir takip e-postası.

C CalendarBridge 21 Ağustos 2026 tarihinde güncellendi 4 dakikalık okuma

Nerede bulunur

İş akışları, planlayıcı düzenleyicisinin 5. adımında (İş akışı) yer alır. Yan raydan Planlayıcılar’ı açın, otomatikleştirmek istediğiniz planlayıcıda Düzenle’ye tıklayın ve son adıma kaydırın. Bu adımdaki her şey isteğe bağlıdır; iş akışı boş olan bir planlayıcı tam olarak eskisi gibi davranır.

İş akışı ayarları her planlayıcıya özeldir. «30 dk tanışma» bağlantınız bir gün önceden hatırlatma gönderirken «Destek görüşmesi» bağlantınız sessiz kalabilir.

Hatırlatma e-postaları

En fazla iki hatırlatma ekleyin. Her birinin dört ayarı vardır:

Gönder: toplantı başlamadan ne kadar önce, 15 dakikadan 1 haftaya kadar.
Şuna gönder: rezervasyonu yapan kişi, siz veya toplantıdaki herkes (konuklar dâhil).
Konu: e-postanın konu satırı.
Mesaj: e-postanın gövdesi. Temel HTML kullanılabilir.

Konuyu veya mesajı boş bırakırsanız CalendarBridge makul bir varsayılan kullanır.

info

Son dakika rezervasyonları geçmiş hatırlatmaları atlar. Biri 20 dakika sonra başlayan bir toplantı rezerve ederse ve sizde «1 gün önce» hatırlatması yapılandırılmışsa, o hatırlatma basitçe gönderilmez: dün çıkması gerekirdi. Hâlâ gelecekte olan her hatırlatma normal şekilde gönderilir.

Takip e-postası

Toplantı bittikten sonra gönderilen bir takip e-postası ekleyin. Gecikme toplantının hemen ardından ile bir hafta sonrası arasında değişir. Alıcı, konu ve mesaj tam olarak hatırlatmalardaki gibi çalışır.

Takip e-postaları geri bildirim bağlantısı, sonraki adımlar listesi veya «bir sonraki oturumu ayırt» bağlantısı için iyi bir yerdir.

Yer tutucular

Hem konu hem de mesaj, e-posta gönderildiğinde gerçek rezervasyon bilgileriyle değiştirilen yer tutucuları kabul eder:

{invitee_name}: rezervasyonu yapan kişinin girdiği ad
{invitee_email}: rezervasyonu yapan kişinin e-posta adresi
{my_name} / {my_email}: rezervasyon sayfasında göründüğü şekliyle adınız ve e-postanız
{subject}: takvim etkinliğinin konu satırı
{start_time} / {end_time}: toplantı saati, planlayıcının saat dilimi ve saat biçimiyle
{meeting_link}: toplantının varsa görüntülü görüşme bağlantısı
{manage_link}: bu rezervasyon için saat değiştirme/iptal bağlantısı
{scheduler_name}: planlayıcının adı

Değeri olmayan bir yer tutucu (örneğin görüntülü bağlantısı olmayan bir toplantıda {meeting_link}) ham simgeyi yazdırmak yerine hiçbir şeye dönüşür.

Saat değişikliği ve iptalde ne olur

Zamanlanmış adımlar saati değil rezervasyonu izler:

Saati değiştirildi: bekleyen hatırlatmalar ve takip e-postası yeni toplantı saatine göre kaydırılır. Artık geçmişte kalacak adımlar düşürülür.
İptal edildi: bekleyen tüm hatırlatmalar ve takip e-postası iptal edilir. Kimse gerçekleşmeyecek bir toplantı için hatırlatma almaz.
İş akışı düzenlendi: değişiklikler kaydettikten sonra alınan rezervasyonlara uygulanır. Takvimde hâlihazırda bulunan rezervasyonlar oluşturuldukları programı korur.

Sorun giderme

Hatırlatma hiç gelmedi. Toplantının hatırlatma noktasından sonra rezerve edilip edilmediğini kontrol edin ve rezervasyondaki alıcı adresini doğrulayın. Hatırlatmalar booking@calendarbridge.com adresinden gelir: istenmeyen posta filtrelerini ve izin listelerini gözden geçirin.
Her şey kapalı ama e-postalar yine geliyor. Bunlar standart rezervasyon onayı ile takvim davetinin kendisidir; iş akışlarının parçası değildirler.