Yapay Zeka Planlama Asistanınızı Kullanma
Asistanınız kurulduktan sonra, bir e-posta konusunda başkalarıyla koordinasyon sağlayabilir veya kendi programınızı doğrudan yönetebilirsiniz. Bu kılavuz, asistanın her senaryoda nasıl çalıştığını anlatır.
Asistanınızı Farklı Senaryolarda Nasıl Kullanırsınız
Asistanınız kurulduktan sonra, onunla üç şekilde etkileşim kurabilirsiniz:
- Mevcut bir e-posta konuşmasına ekleyin
- Başkalarıyla yeni bir e-posta başlatırken dahil edin
- Doğrudan mesaj gönderin veya sohbet edin
Nasıl kullanacağınız, başkalarıyla koordinasyon mu sağladığınıza yoksa kendi programınızı mı yönettiğinize bağlıdır.
Başkaları söz konusu olduğunda, asistanı e-posta konuşmasına dahil edin; böylece konu içinde doğrudan koordinasyon sağlayabilir.
Kendi zamanınızı, hatırlatıcılarınızı veya hazırlık işlerinizi yönetirken, asistana doğrudan mesaj gönderin ya da Birleşik Takvim'de sohbeti kullanın.
Aşağıdaki bölümler, asistanın her senaryoda nasıl çalıştığını açıklar.
Bir E-posta Konuşmasına Dahil Edildiğinde
Bir konuya eklendiğinde, asistan planlamayı ve koordinasyonu doğrudan konuşma içinde yönetir.
Zaman önerebilir, toplantıları planlayabilir veya yeniden planlayabilir, yinelenen etkinlikler ayarlayabilir, bir grup içinde tekil toplantılar planlayabilir, görüşmeyi onaylanmış bir takvim etkinliğine dönüştürebilir, oda ayırtabilir, konferans ayrıntıları ekleyebilir, paylaşılan kaynakları dahil edebilir, katılımcıları takip edebilir, hatırlatıcılar gönderebilir ve katılımı onaylayabilir.
Örnek:
“Lütfen bu konudaki herkes için önümüzdeki hafta bir zaman bul.”
Asistana Doğrudan Mesaj Gönderirken
Doğrudan iletişim kurulduğunda, asistan kişisel takviminizi ve hatırlatıcılarınızı yönetir.
Toplantı planlayabilir, odaklanma süresi ayırabilir, etkinlikleri taşıyabilir veya iptal edebilir, seyahat veya hazırlık süresi ekleyebilir, kişisel hatırlatıcılar oluşturabilir, son tarih hatırlatıcıları planlayabilir ve belirtilen bir zamanda hatırlatma e-postaları gönderebilir.
Örnek:
“Yarın sabah iki saat ayır.”
“Bana önümüzdeki Çarşamba saat 14:00'te raporu göndermemi hatırlat.”
Kişileri İsimle Referans Alma
Asistan, doğru alıcıyı belirlemek için takviminizden ve önceki davetlerinizden gelen bağlamı kullanır. Biri önceki toplantılara dahil edilmişse veya e-posta kişilerinizde varsa, onu doğrudan referans alabilirsiniz:
- “Önümüzdeki hafta Mark ile bir zaman planla.”
- “Sarah'a saat 15:00'teki toplantıyı 13:00'te hatırlat.”
- “Yarın sabah Paul ile takip et.”
Biri henüz tanınmıyorsa, onu bir kez tanımlayabilirsiniz:
“Patronum Mark'ın e-postası mark@company.com.”
“Finanstan John, john@company.com.”
Bundan sonra, gelecekteki isteklerde adını kullanmanız yeterlidir.
Bir Konudaki Kişileri Referans Alma
Asistan bir e-posta konuşmasına dahil edildiğinde şunları referans alabilirsiniz:
“Bu konudaki herkes.”
“Tüm katılımcılar.”
“Henüz yanıt vermeyen herkes.”
Asistan, katılımcıları otomatik olarak belirler ve buna göre koordinasyon sağlar.
Kişi Gruplarını Kullanma
Outlook'ta kişi grupları veya Google'da kişi etiketleri kullanıyorsanız, asistan isteğinizi işlerken bu grupların üyelerini belirleyebilir. Bu, her e-posta adresini manuel olarak listelemeden tüm ekiplere planlama yapmanıza veya hatırlatıcı göndermenize olanak tanır.
Örneğin:
“Önümüzdeki hafta Geliştirme Ekibi ile bir toplantı planla.”
“Yarın saat 09:00'da Liderlik ekibine bir hatırlatma gönder.”
Outlook'ta kayıtlı bir kişi grubu ya da Google Kişiler'de bir etiket olarak “Geliştirme Ekibi” veya “Liderlik” mevcutsa, asistan bu grubu genişletir ve tüm üyelerle koordinasyon sağlar.
Paylaşılan Kaynakları ve Odaları Ayırtma
Asistan ayarlarınızda konferans odaları gibi paylaşılan kaynakları yapılandırabilirsiniz. Eklendikten sonra, asistan bunları insanları planladığı şekilde planlayabilir.
Örneğin:
westroom@boomscan.info 5 kişi alır
southroom@boomscan.info 30 kişi alır
eastroom@boomscan.info 10 kişi alır
northroom@boomscan.info 10 kişi alır
Bunları yapılandırmanıza ekledikten sonra, bir istekte doğal bir şekilde referans alabilirsiniz:
“Güney Odasını ayırt.”
“Bunu Doğu Odasında planla.”
“10 kişilik bir oda ekle.”
Asistan, toplantıyı onaylamadan önce hem katılımcıların hem de odaların uygunluğunu kontrol eder.
assistant@ai.calendarbridge.com e-posta adresini ekledikten sonra, arkanıza yaslanın ve işi ona bırakın. Sizden başka bir etkileşim gerekmez ve asistan her şeyi zamanı ayarlamak, e-posta gönderdiğiniz kişiyle görüşmek ve etkinliği takviminize eklemek için halleder.
Basit, hızlı ve çok verimli!
E-posta Konuları, Ekler ve Görüntülerle Çalışma
Asistan, kusursuz yapılandırılmış istekler gerektirmez. E-posta konularından, iletilen mesajlardan, eklerden ve görüntülerden ilgili bilgileri çıkarabilir.
E-posta Konularını İletme
Mevcut bir e-posta zincirini iletebilir ve asistandan işlem yapmasını isteyebilirsiniz.
Örneğin:
Önerilen bir toplantı hakkındaki bir konuşmayı iletin ve şunu söyleyin: “Lütfen herkes için uygun bir zaman bul ve bunu planla.”
Gömülü tarihler içeren bir proje kapsamını iletin ve şunu söyleyin: “Kilometre taşı son tarihlerini takvimime ekle.”
Uzun bir konuyu iletin ve şunu söyleyin: “Önemli tarihleri özetle ve gerekeni planla.”
Asistan konuyu okur, tarihleri, katılımcıları ve bağlamı belirler ve buna göre takvim etkinlikleri oluşturur veya günceller.
E-postaları Etkinliklere Dönüştürme
Bir e-posta gerekli ayrıntıları zaten içeriyorsa, basitçe talimat verebilirsiniz:
“Bunu takvimime ekle.”
“Aşağıdaki bilgilere göre bir etkinlik oluştur.”
“Ayrıntıları onaylayana kadar bu zamanı tut.”
Asistan, tarihi, saati, konumu ve katılımcıları doğrudan mesajdan çıkarır.
Fotoğrafları, Ekran Görüntülerini ve Ekleri Kullanma
Ayrıntıları manuel olarak girmek yerine görüntüler veya dosyalar da gönderebilirsiniz.
Örneğin:
Bir randevu kartının fotoğrafını çekin ve şu notla e-postayla gönderin: “Bunu takvimime ekle.”
Bir konser afişinin ekran görüntüsünü alın ve şunu söyleyin: “Bu etkinliği ekle ve bir hafta önce bilet almamı hatırlat.”
Bir okul programını iletin ve şunu söyleyin: “Bu tarihlerin tümünü takvimime ekle.”
Proje zaman çizelgesi içeren bir PDF ekleyin ve şunu söyleyin: “Son tarihleri takvim etkinlikleri olarak ekle.”
Asistan, görüntüyü veya belgeyi okur, ilgili tarihleri ve ayrıntıları belirler ve uygun takvim girişlerini oluşturur.