Використання вашого AI-асистента з планування
Після налаштування асистента ви можете координувати дії з іншими в листуванні або керувати власним розкладом безпосередньо. Цей посібник пояснює, як асистент працює в кожному сценарії.
Як використовувати асистента в різних сценаріях
Після налаштування асистента ви можете взаємодіяти з ним трьома способами:
- Додати його до наявної email-розмови
- Включити його, коли починаєте новий лист з іншими
- Написати йому або поспілкуватися в чаті безпосередньо
Те, як ви його використовуєте, залежить від того, чи координуєте ви дії з іншими людьми, чи керуєте власним розкладом.
Коли залучені інші люди, включіть асистента в email-розмову, щоб він міг координувати дії безпосередньо в листуванні.
Коли керуєте власним часом, нагадуваннями чи підготовчою роботою, напишіть асистенту безпосередньо або скористайтеся чатом в Unified Calendar.
Розділи нижче пояснюють, як асистент працює в кожному сценарії.
Коли його включено в email-розмову
Коли асистента додано до листування, він керує плануванням та координацією безпосередньо в розмові.
Він може пропонувати час, планувати чи переносити зустрічі, встановлювати повторювані події, планувати окремі зустрічі в межах групи, перетворювати обговорення на підтверджену подію календаря, бронювати кімнати, додавати деталі конференцзв'язку, включати спільні ресурси, нагадувати учасникам, надсилати нагадування та підтверджувати участь.
Приклад:
“Будь ласка, знайди час наступного тижня для всіх у цьому листуванні.”
Коли ви пишете асистенту безпосередньо
Коли до асистента звертаються безпосередньо, він керує вашим особистим календарем і нагадуваннями.
Він може планувати зустрічі, блокувати час для зосередженої роботи, переносити чи скасовувати події, додавати час на дорогу чи підготовку, створювати особисті нагадування, планувати нагадування про дедлайни та надсилати нагадування електронною поштою у визначений час.
Приклад:
“Заблокуй дві години завтра вранці.”
“Нагадай мені подати звіт наступної середи о 14:00.”
Посилання на людей за іменем
Асистент використовує контекст із вашого календаря та попередніх запрошень, щоб визначити правильного одержувача. Якщо когось було включено до попередніх зустрічей або він є у ваших email-контактах, ви можете посилатися на нього безпосередньо:
- “Заплануй час із Марком наступного тижня.”
- “Нагадай Сарі про зустріч о 15:00 о 13:00.”
- “Зв'яжися з Полом завтра вранці.”
Якщо когось ще не розпізнано, ви можете визначити його один раз:
“Email мого боса Марка — mark@company.com.”
“Джон із фінансового відділу — john@company.com.”
Після цього ви можете просто використовувати їхнє ім'я в майбутніх запитах.
Посилання на людей у листуванні
Коли асистента включено в email-розмову, ви можете посилатися на:
“Усіх у цьому листуванні.”
“Усіх учасників.”
“Усіх, хто не відповів.”
Асистент автоматично визначає учасників і координує дії відповідно.
Використання груп контактів
Якщо ви використовуєте групи контактів в Outlook або мітки контактів у Google, асистент може визначити учасників цих груп під час обробки вашого запиту. Це дозволяє планувати зустрічі чи надсилати нагадування цілим командам без необхідності вручну перелічувати кожну адресу електронної пошти.
Наприклад:
“Заплануй зустріч із командою розробників наступного тижня.”
“Надішли нагадування керівництву завтра о 9:00.”
Якщо “Команда розробників” або “Керівництво” існує як збережена група контактів в Outlook або мітка в Google Contacts, асистент розгорне цю групу та координуватиме дії з усіма учасниками.
Бронювання спільних ресурсів і кімнат
Ви можете налаштувати спільні ресурси, такі як конференц-кімнати, у налаштуваннях асистента. Після додавання асистент може планувати їх так само, як планує людей.
Наприклад:
westroom@boomscan.info вміщує 5 осіб
southroom@boomscan.info вміщує 30 осіб
eastroom@boomscan.info вміщує 10 осіб
northroom@boomscan.info вміщує 10 осіб
Після додавання їх у конфігурацію ви можете природно посилатися на них у запиті:
“Заброньуй Південну кімнату.”
“Заплануй це у Східній кімнаті.”
“Додай кімнату, яка вміщує 10 осіб.”
Асистент перевіряє доступність як учасників, так і кімнат, перш ніж підтвердити зустріч.
Щойно ви додасте адресу електронної пошти assistant@ai.calendarbridge.com, відкиньтеся й дозвольте їй виконати роботу. Від вас більше не потрібна жодна взаємодія, і асистент усе зробить, щоб узгодити час, обговорити його з людиною, якій ви написали, та додати подію до вашого календаря.
Просто, швидко та дуже ефективно!
Робота з email-листуванням, вкладеннями та зображеннями
Асистент не вимагає ідеально структурованих запитів. Він може витягувати релевантну інформацію з email-листувань, переадресованих повідомлень, вкладень та зображень.
Переадресація email-листувань
Ви можете переадресувати наявне листування й попросити асистента вжити заходів.
Наприклад:
Переадресуйте розмову про запропоновану зустріч і скажіть: “Будь ласка, знайди час, який підходить усім, і заплануй це.”
Переадресуйте опис проєкту з вбудованими датами й скажіть: “Додай дедлайни етапів до мого календаря.”
Переадресуйте довге листування й скажіть: “Підсумуй ключові дати й заплануй те, що потрібно.”
Асистент читає листування, визначає дати, учасників і контекст та відповідно створює або оновлює події календаря.
Перетворення листів на події
Якщо лист уже містить необхідні деталі, ви можете просто дати вказівку:
“Додай це до мого календаря.”
“Створи подію на основі наведеної нижче інформації.”
“Притримай цей час, поки ми підтверджуємо деталі.”
Асистент витягує дату, час, місце та учасників безпосередньо з повідомлення.
Використання фотографій, знімків екрана та вкладень
Ви також можете надсилати зображення чи файли замість того, щоб вручну вводити деталі.
Наприклад:
Сфотографуйте картку запису на прийом і надішліть її з повідомленням: “Додай це до мого календаря.”
Зробіть знімок екрана флаєра концерту й скажіть: “Додай цю подію й нагадай мені купити квитки за тиждень до неї.”
Переадресуйте шкільний розклад і скажіть: “Додай усі ці дати до мого календаря.”
Прикріпіть PDF із графіком проєкту й скажіть: “Додай дедлайни як події календаря.”
Асистент читає зображення чи документ, визначає релевантні дати й деталі та створює відповідні записи в календарі.