如何訓練您的 CalendarBridge AI 排程助理
您可以用簡單的語言撰寫指示，訓練您的助理照您想要的方式運作。本指南將帶您了解該在設定中包含哪些內容，以及如何充分運用助理。
您可以用簡單的語言撰寫指示，訓練您的助理照您想要的方式運作。換句話說，您可以用自己的話語來訓練助理。
本指南將帶您了解該在設定中包含哪些內容，以及如何在不把事情複雜化的情況下，充分運用 CalendarBridge 排程助理。
您的設定位於 CalendarBridge 儀表板的「AI 助理設定」區段中。您可以隨時更新。
要在哪裡新增您的設定
前往您的 CalendarBridge 儀表板並開啟「AI 助理設定」。您可以按一下左側選單中的 Assistant，或首頁上的 Configure Assistant 前往該處。點選「Edit」即可隨時變更您的指示。
這裡就是您新增指示的地方。請用和您對真人助理說話時一樣的方式撰寫。
1. 從基本項目開始
當助理了解您的核心偏好時，運作效果最佳。這些是首先要定義的項目。
工作時間
設定您可以開會的日期與時間。
範例：
- 我在週一到週五上午 9 點到下午 5 點有空。
- 我在週五下午 4 點以後不開會。
會議長度與地點
定義標準的時長以及會議舉行的地點。
範例：
- 將內部通話設定為透過 Zoom 進行 30 分鐘。
- 午餐會議為 1 小時，我偏好的地點是 The Sandwich，地址為 108 Alta Rd, Miami, FL 10002
- 咖啡會議在 Cougar Coffee 進行 30 分鐘。
平台偏好
讓助理知道要使用哪些工具。
範例：
- 一律在邀請中附上我的個人 Zoom 連結：https://zoom.us/my/katrina
- 與任何 @company.com 的人開會時使用 Microsoft Teams。其他所有人則使用 Zoom
- 所有 30 分鐘以下的會議使用 Google Meet。較長的會議則使用 Zoom。
溝通語氣
控制助理在電子郵件中的語氣。
範例：
- 使用專業且友善的語氣。
- 訊息保持簡潔有禮。
- 像海盜一樣說話。
我們建議保持專業，但您也可以稍微增添一點樂趣。
2. 新增追蹤規則
告訴您的助理何時、如何以及向誰進行追蹤。您可以設定明確的界限，以避免過度傳訊或聯絡到錯誤的人。
範例：
- 每 24 小時追蹤一次，但總共不超過 3 次。
- 至少等待整整 1 天後再寄送追蹤訊息。
- 只在週一到週五寄送追蹤訊息。
- 絕不向 boss@example.com 追蹤超過一次。
- 如果會議在 5 天以上之後才舉行，不要向任何人追蹤。
在郵件討論串中調整追蹤行為
您可以在同一個討論串中再次寄送電子郵件給助理，以更新追蹤指示。
注意：這只有在您就是當初副本（CC）助理的人時才有效。
情境：收件者要求稍後再追蹤。
您副本助理來安排會議。對方回覆：「這週晚點再找我。」若要調整時機，請在同一個討論串中再次寄送電子郵件給助理，內容為：
改成兩天後再追蹤
助理會暫停目前的排程，並在兩天後恢復。
情境：不再需要這場會議。
如果會議已透過其他方式預約或已取消，請再次寄送電子郵件給助理，內容為：
請停止追蹤這個討論串
助理會完全停止該討論串的追蹤。
只有您，也就是當初副本助理的原始寄件者，才能寄送這些更新。討論串中的其他任何人都會被忽略。
3. 設定會議類型（選用但很有幫助）
如果您經常安排不同種類的會議，您可以在此定義它們，這樣助理就不必詢問細節。
範例：
- 面試為 60 分鐘，在 A 會議室進行。
- 午餐會議為 45 分鐘，且不應連續安排。
- 咖啡談話為 30 分鐘，且只在上午 10 點到下午 2 點之間預約。
- 不要連續安排面試。
進一步了解如何將 AI 用作會議室排程器。
4. 獲得更佳結果的訣竅
使用簡單的語言
您不需要用任何特殊方式排版。只要清楚說明您想要的內容，並用句號分隔每條規則即可。
從簡單開始
您不需要從第一天就有完整的設定。先從工作時間、語氣以及一兩種會議類型開始。隨著時間再逐步增加。
在討論串中更正錯誤
透過確保您的指示完整且明確無歧義來避免排程錯誤。如果真的出了差錯，您可以在同一個討論串中再次寄送電子郵件給助理進行更正。
隨時進行變更
您的設定可以隨著您一起成長。當您的行程、偏好或職務有所變動時，您可以隨時更新您的設定。只要調整您需要的部分，無需從頭開始。
設定範例
以下是一個可複製貼上的起始範本，請務必將最後一行的電子郵件地址改成您的內部團隊成員：
（將滑鼠移到方塊上，複製功能會出現在右上角）
使用友善且專業的語氣。
我在週一到週五上午 9 點到下午 5 點有空。
我在下午 4:30 到 5:00 之間不開會。
在提供我的時間之前，一律先詢問客戶的可用時間。
根據我的可用時間安排內部會議。
外部通話為透過 Zoom 進行 30 分鐘。
午餐會議為在 Earl’s 進行 45 分鐘。
每天追蹤一次，但絕不在寄出邀請的當天追蹤。
內部團隊成員的電子郵件地址以 @example.com 結尾。