建立排程器

1. 關於排程器

排程器是個人化的網頁，他人可用它僅在您有空的時間自動與您安排會議。只需將您排程器的連結傳送給某人，他們便能在一個他們知道對您可行的時間預訂會議。

請依照以下步驟建立一個新的 CalendarBridge 排程連結（或稱「排程器」）。

2. 建立排程器

2.1 前往您的排程器儀表板

登入 CalendarBridge 儀表板後，點按左側導覽列上的「Schedulers」連結。或直接在瀏覽器中輸入 https://calendarbridge.com/dashboard/schedules。如果您尚未建立任何排程器，畫面看起來會像這樣：

點按「Create Scheduler」按鈕。這將帶您進入排程器設定的第一個畫面：

2.2 選擇行事曆

2.2.1 預訂行事曆

排程器的預訂行事曆是指這樣一個行事曆：(a) 透過該連結安排的會議會被預訂至此行事曆（因此也是發出邀請的電子郵件地址）；以及 (b) 將用於判斷您的可用時間。如果有其他行事曆同步至您的預訂行事曆，在判斷您的可用時間時，會自動將那些行事曆納入考量。

2.2.2 要檢查的其他行事曆

如果您有任何並未同步至預訂行事曆，但在判斷可用時間時仍希望納入考量的行事曆，請在此方塊中選取那些行事曆。您最多可選取 3 個。

2.3 設定自訂網址（僅限付費訂閱）

在您能將自訂網址套用至特定排程器之前，您必須先設定您的自訂 id。這將是根路徑，之後您便可依每個排程器加以延伸。在排程器頁面頂端的「Your Custom URL」下方：

1. 點按「Check Availability」。
2. 在文字方塊中輸入您的自訂 id。此自訂 id 必須 (1) 在所有 CalendarBridge 使用者中皆為唯一，(2) 長度為 5 至 25 個字元；(3) 僅使用小寫英文字母、數字、破折號與底線。
3. 如果自訂 id 通過驗證，您便可以點按「submit」按鈕以鎖定該自訂 id。

如果您已設定自訂 id，那麼您任何排程器的網址都可以採用以下三種格式之一：

1. 預設格式 /book/<random id>。
2. 格式 /book/<your_custom id>。 若要為特定排程器採用此格式，請勾選「Set as Default Path」核取方塊。
   info

   此格式的排程器您只能擁有 1 個。如果另一個排程器正在使用「set as default path」，該排程器將還原為預設格式 /book/<random id>。
3. 格式 /book/<your custom id>/<additional id>。若要使用此格式，請在文字方塊中輸入 additional id。例如，此處的 additional id 設定為「60-min-meeting」：

2.4 設定會議長度與可用時間

2.4.1 會議長度選項

您勾選的方塊將成為造訪您連結的人可選擇的時間長度選項。如果您只勾選 60，那麼使用您連結的人就只能預訂 60 分鐘的會議；如果您勾選 60、30 與 15，那麼造訪您連結的人便可在 60、30 與 15 分鐘之間選擇他們的會議長度，依此類推。

預設有 15、30 與 60 分鐘的選項。如果您想要不同的會議長度選項，請點按「Add custom time」連結以顯示文字方塊。以分鐘為單位輸入會議長度，然後點按「Add」按鈕。

2.4.2 可用日期與時間

這讓您可以限制造訪您連結的人可與您預訂會議的日期與時段。預設設定為週一至週五，於時區選擇器所顯示的時區內 9:00 至 5:00（該時區預設為您用來建立排程連結的電腦所在時區）。

2.4.3 他人可提前多久預訂

將此設定為（例如）1 個月，表示造訪您連結的人可在其造訪連結當日起最多 1 個月內與您預訂會議。

2.4.4 會議前所需的預告時間

將此設定為（例如）1 小時，表示造訪您連結的人可與您預訂會議，但其開始時間不得早於他們造訪連結時間起 1 小時。

2.4.5 進階可用時間選項

點按「+Show Advanced」連結將顯示三項額外設定：

2.4.5.1 緩衝時間

• 前緩衝：如果您的前緩衝為 X 分鐘，則顯示為可用的時段必須至少在您行事曆上任何現有會議之前 X 分鐘結束。
• 後緩衝：如果您的後緩衝為 X 分鐘，則顯示為可用的時段必須至少在您行事曆上任何現有會議之後 X 分鐘開始。

2.4.5.2 開始時間間隔

「default」設定為會議可開始的時間取決於會議的長度：

• 對於 15 分鐘或以下的會議，會議可於 :00、:15、:30、:45 開始
• 對於 16 至 30 分鐘之間的會議，會議可於 :00 與 :30 開始
• 對於 31 分鐘或以上的會議，會議可於 :00 開始

您可以不使用「default」，而選擇特定的分鐘數作為開始時間的間隔。選擇 5 分鐘會產生最多可能的會議時段，但開始時間可能較不尋常（例如，會議於 :10 或 :35 開始）。

點按「Continue to Event Details」以進入排程器建立的最後步驟。

2.5 活動詳細資料

2.5.1 自訂主旨

在此文字方塊中，您可以設定透過此排程器預訂的活動主旨。若要讓主旨依每個活動自訂，您可以使用以下預留位置：

• {subject} – 此預留位置將由受邀者透過此排程器預訂會議時所提供的主旨取代。
• {invitee_name} – 受邀者透過此排程器預訂會議時所提供的姓名。
• {invitee_email} – 受邀者透過此排程器預訂會議時所提供的電子郵件地址。
• {my_name} – 此排程器用作預訂行事曆的帳戶上的姓名。
• {my_email} – 此排程器用作預訂行事曆的帳戶上的電子郵件地址。

範例 1：1-on-1 Meeting with Jane – 透過此排程器預訂的所有活動主旨皆為「1-on-1 Meeting with Jane」。

範例 2：{invitee_name} and {my_name} – {subject} – 透過此連結預訂的一個範例活動可能是「Jack Doe and Busy Jane – strategy session」

2.5.2 活動備註／詳細資料

在文字方塊中，您可以輸入任何您希望出現在邀請內文中的細節。這可包含個人化訊息、zoom/webex 等連結，或任何其他所需的文字。

Zoom 使用者：如果您想使用您的個人會議 ID，請將該資訊輸入活動詳細資料方塊中。如果您想為每個會議產生一個唯一的 Zoom 會議，請參閱下方步驟 2.5.4 中的「線上會議」一節。

2.5.3 已預訂活動的顏色

這讓您可以為透過排程連結建立的活動選擇特定顏色。這有助於一眼看出行事曆上哪些活動是透過您的排程連結預訂的。「Calendar default」表示透過您排程連結預訂的活動將採用由 Outlook 或 Google Calendar 決定的預設顏色。

2.5.4 建立線上會議

如果勾選此區塊中的方塊，則會自動產生一個唯一的線上會議，且會議詳細資料會自動加入邀請中。

如果預訂行事曆為 Microsoft 行事曆，將會有一個核取方塊，可為透過此排程連結預訂的會議加入唯一的 Teams 或 Skype 會議（是 Teams 還是 Skype 由您的 Microsoft 帳戶設定決定）。

如果預訂行事曆為 Google 行事曆，將會有一個核取方塊，可為透過此排程連結預訂的會議加入 Google Meet 會議。

如果您已連接 Zoom 帳戶（請參閱連接 Zoom 帳戶），將會有一個核取方塊，可為透過此排程連結預訂的會議加入唯一的 Zoom 會議。注意：如果您想使用您的 Zoom 個人會議 ID，請參閱上方步驟 2.5.2 中討論的「活動詳細資料」方塊。

2.5.5 加入其他受邀者

如果有其他人應自動受邀參加透過此排程器預訂的會議，請在此處輸入他們的電子郵件地址，並以逗號分隔。

2.5.6 加入表單／問題

此區塊讓您可以建立一個表單／問卷，供透過排程器預訂的受邀者填寫。您加入的每個問題／提示都會關聯一個文字方塊，供受邀者輸入回答。

若要讓某人使用排程器查看您的可用時間並與您預訂會議，只需透過電子郵件、聊天等方式與他們分享連結即可。

2.6 外觀與品牌設定

2.6.1 自訂顯示在預訂頁面上的歡迎文字

這是顯示在您預訂頁面頂端的文字（見下圖）。

2.6.2 重新導向網址

在完成預訂後，將使用者重新導向至自訂網址，而非預設的確認頁面。

2.6.3 橫幅圖片／標誌（選用）

如果上傳了圖片，它將顯示在頁面頂端，取代 CalendarBridge 標誌（見下圖）。在桌上型電腦上，橫幅圖片將縮放至 576 像素寬。在行動裝置上，橫幅圖片將縮放至裝置寬度的 100%（例如，iPhone 13 上為 390 像素）。當圖片寬度超過這些數值時，寬度與高度將按比例縮放。

2.6.4 頭像圖片（選用）

頭像顯示在問候文字下方。如果未上傳圖片，該空間便會保持空白。圖片將縮放至 100px 寬。通常最好使用正方形或寬 100 像素的圖片檔案。

點按「Review and Create」以顯示排程器審閱畫面：

如果您需要進行任何變更，請點按「Back」。

如果一切看起來無誤，請點按「Create」，您將被帶回排程器總覽頁面，顯示新建立的排程器。