排程工具工作流程：提醒與後續追蹤電子郵件

在哪裡設定

工作流程位於排程工具編輯器的步驟 5「工作流程」。從側邊欄開啟排程工具，在想要自動化的排程工具上按編輯，然後捲到最後一個步驟。這個步驟中的所有設定都是選用的；工作流程留空的排程工具，行為與以往完全相同。

工作流程設定是逐一排程工具套用的。你的「30 分鐘初談」連結可以在前一天寄出提醒，而「支援通話」連結則保持安靜。

提醒電子郵件

最多可加入兩則提醒。每一則有四項設定：

• 寄送時間：會議開始前多久，從 15 分鐘到 1 週。
• 寄送對象：預約的人、你本人，或會議上的所有人（含來賓）。
• 主旨：電子郵件的主旨列。
• 內容：電子郵件內文。可使用基本 HTML。

主旨或內容留空時，CalendarBridge 會採用合理的預設值。

後續追蹤電子郵件

可加入一封後續追蹤郵件，在會議結束後寄出。時間差可設定從會議剛結束到一週之後。收件對象、主旨與內容的運作方式與提醒完全相同。

後續追蹤郵件很適合放意見回饋連結、後續步驟清單，或「預約下一次」的連結。

預留位置

主旨與內容都可以使用預留位置，寄出時會替換成實際的預約資訊：

• {invitee_name}：預約者輸入的姓名
• {invitee_email}：預約者的電子郵件地址
• {my_name} / {my_email}：你在預約頁面上顯示的姓名與電子郵件
• {subject}：行事曆活動的主旨列
• {start_time} / {end_time}：會議時間，依排程工具的時區與時間格式顯示
• {meeting_link}：視訊會議連結（若該會議有的話）
• {manage_link}：此預約的重新安排／取消連結
• {scheduler_name}：排程工具的名稱

沒有值的預留位置（例如沒有視訊連結的會議中的 {meeting_link}）會解析為空白，而不是印出原始的標記文字。

重新安排與取消時會怎樣

有時間設定的步驟跟著預約走，而不是跟著時鐘走：

• 重新安排：待送的提醒與後續追蹤郵件會移到新的會議時間。若移動後會落在過去的步驟，則直接捨棄。
• 取消：所有待送的提醒與後續追蹤郵件都會取消。沒有人會收到不會舉行的會議的提醒。
• 編輯工作流程：變更只會影響儲存之後才成立的會議。已經在行事曆上的預約仍保留建立當時的排程。

疑難排解

• 提醒一直沒收到。 檢查該會議是否在提醒時間點之後才被預約，並確認預約上的收件地址。提醒由 booking@calendarbridge.com 寄出，請一併檢查垃圾郵件篩選器與允許清單。
• 全部關閉了但還是收到郵件。 那是標準的預約確認信與行事曆邀請本身，並不屬於工作流程的一部分。