Plánovače

Základy plánovače

Otevřete Plánovače z bočního panelu. V horní části stránky se nachází karta Připojené účty — než budete moci vytvořit plánovač, musíte zde mít připojen alespoň jeden účet kalendáře. Pod ní se nachází samotná karta Plánovače s tlačítkem Nový plánovač vpravo a mřížkou všech plánovačů, které jste již vytvořili.

Co plánovač dělá

Každý plánovač je veřejná rezervační stránka s vlastní adresou URL — například calendarbridge.com/book/userx/30min. Když ji někdo navštíví, CalendarBridge:

• Načte informace o volném/obsazeném čase z vašeho rezervačního kalendáře a všech dalších připojených kalendářů, takže již obsazené termíny jsou skryté.
• Uplatní vaši pracovní dobu, dobu předstihu a rezervní okna, aby zúžil nabízené termíny.
• Umožní návštěvníkovi vybrat termín, vyplnit jméno, e-mail a případné vlastní otázky, a poté zapíše událost do vašeho rezervačního kalendáře — a do všech dalších kalendářů, se kterými synchronizujete.

Karta plánovače v kostce

Každý plánovač v mřížce se zobrazuje jako karta s pěti oblastmi:

• Záhlaví — barevná ikona, název plánovače, účet a e-mail, ke kterému je vázán, plus nabídka ⋯ s možnostmi Upravit, Klonovat a Odstranit.
• Řádek URL — veřejný odkaz s tlačítkem Kopírovat na jedno kliknutí a tlačítkem Vložit, které otevře úryvek kódu iframe.
• Rychlé statistiky — délka schůzky a poskytovatel videokonference, s plaketou Aktivní vpravo.
• Zápatí — zkratka Upravit a přepínač Více / Méně.
• Rozbalené podrobnosti — po kliknutí na Více se karta rozbalí a zobrazí délku, rezervační okno, jazyk, formát času, první den v týdnu, dobu předstihu, rezervy, počet vlastních otázek, typ online schůzky, další kalendáře a celou týdenní mřížku pracovní doby.

Vytvoření nového plánovače

Klikněte na + Nový plánovač vpravo nahoře na kartě Plánovače. Stránka se přepne do čtyřkrokového průvodce s živým náhledem připnutým vpravo — náhled se aktualizuje za chodu, takže přesně vidíte, co bude na vaší rezervační stránce.

1. Vyberte kalendáře a pojmenujte svůj plánovač

   Krok 1 se týká základního nastavení — které kalendáře plánovač čte a jak se má jmenovat.

   • Rezervační kalendář — kalendář, do kterého se rezervace zapisují. Vyberte jeden z připojených kalendářů.
   • Další kalendáře ke kontrole — volitelné. Přidejte libovolné další kalendáře, které mají být rovněž kontrolovány kvůli konfliktům (např. osobní kalendář, sdílený týmový kalendář). Jejich volný/obsazený čas je respektován, ale rezervace i tak míří do výše uvedeného rezervačního kalendáře.
   • Název plánovače — interní označení, např. „30minutová schůzka“ nebo „Revize návrhu“. Toto se zobrazuje na vašem panelu a v titulku rezervační stránky.

   Kliknutím na Další přejděte k dostupnosti.

2. Nastavte délku, hodiny a rezervy

   Krok 2 určuje, kdy mohou lidé rezervovat. Úplný přehled pole po poli najdete níže v části Dostupnost a rezervy — ve zkratce:

   • Vyberte délku schůzky: 60, 30 nebo 15 minut, nebo přidejte vlastní hodnotu.
   • Zapněte nebo vypněte každý den v týdnu a nastavte čas začátku/konce.
   • Nastavte své časové pásmo, rezervační okno, minimální předstih a rezervy před/po.
3. Nakonfigurujte samotnou událost

   Krok 3 určuje, jak bude vypadat výsledná událost v kalendáři. Nastavte předmět, popis, barvu události, poskytovatele videokonference, případné další pozvané a libovolný počet vlastních otázek (viz Podrobnosti události a otázky).

4. Doladit rezervační stránku

   Krok 4 se týká zážitku toho, kdo rezervuje: uvítací zpráva, adresa URL pro přesměrování po rezervaci, jazyk stránky, formát času, první den v týdnu a volitelný banner a avatar.

5. Automatizace návazných kroků (volitelné)

   Krok 5 je pracovní postup: až dva e-maily s připomenutím před schůzkou a jeden následný e-mail po ní. Pokud jej nepotřebujete, klidně jej celý přeskočte. Kliknutím na Vytvořit plánovač dokončíte nastavení a vrátíte se do mřížky plánovačů s již publikovanou novou kartou.

Dostupnost a rezervy

Krok 2 je místo, kde vymezujete hranice svého rezervovatelného času. Každý prvek na tomto kroku se sčítá: aby byl termín nabídnut, musí splňovat všechna níže uvedená pravidla.

Délka schůzky

Vyberte jednu ze tří rychlých možností (60 / 30 / 15 minut) nebo klikněte na + Přidat vlastní a zadejte vlastní hodnotu. Pole Výchozí čas níže zobrazuje zvolenou hodnotu v minutách a lze jej upravit přímo, pokud chcete nezaokrouhlené číslo — například 45.

Týdenní dostupnost

Každý den v týdnu je řádek v týdenní mřížce s přepínačem, časem začátku a časem konce. Vypnutím dne rezervace na daný den zcela zablokujete; zapnutím a úpravou časů jej přizpůsobíte své pracovní době. Pomocí malého tlačítka + vpravo od libovolného řádku přidáte druhé okno ve stejném dni — hodí se pro rozdělené rozvrhy (např. dopoledne a pozdní odpoledne s vynechanou obědovou pauzou uprostřed).

Časové pásmo

Časové pásmo, ve kterém jsou vyjádřeny výše uvedené časy. CalendarBridge automaticky převádí čas na místní časové pásmo každého návštěvníka na rezervační stránce, takže termín v 9:00 podle ET se někomu na západním pobřeží zobrazí jako 6:00 podle PT.

Rezervační okno

Jak daleko do budoucnosti mohou lidé rezervovat. Vyberte z možností 1 týden, 2 týdny, 3 týdny, 1 měsíc, 2 měsíce, 3 měsíce, 6 měsíců nebo 1 rok. Rezervační stránka nikdy nenabízí termíny za tímto horizontem.

Minimální předstih

Nejmenší povolený odstup mezi „teď“ a začátkem rezervace. Vyberte cokoli od 0 minut až po 2 týdny. Pokud nastavíte 2 hodiny, nikdo si nemůže rezervovat termín začínající v následujících 120 minutách — chrání vás to před překvapeními na poslední chvíli.

Rezervy

Dvě samostatná pole, Rezerva před a Rezerva po. Každé z nich odebere čas na jedné straně schůzky, aby se rezervace na sebe nemohly navazovat bez mezery. 15minutová rezerva po u 30minutového hovoru znamená, že CalendarBridge nenabídne další termín dříve než 45 minut po začátku toho předchozího.

Podrobnosti události a otázky

Krok 3 určuje, jak bude zarezervovaná událost vypadat ve vašem kalendáři — a na co je návštěvník při rezervaci dotázán.

Předmět a popis

Pole Předmět se stane názvem události ve vašem kalendáři. V názvu můžete použít jméno rezervujícího — například „30minutová schůzka s {{invitee_name}}“ — vložením slučovacích značek (merge tags) uvedených v odkazu na nápovědu pod polem. Pole Popis funguje stejně a jeho obsah se zobrazí v těle události.

Barva události

Vyberte z možnosti Výchozí kalendáře a palety deseti pojmenovaných barev (Tomato, Tangerine, Banana, Sage, Peacock, Blueberry, Grape, Flamingo, Graphite). Volba ovlivňuje pouze události tohoto plánovače — hodí se pro vizuální oddělení hovorů s klienty od interních schůzek v rámci stejného kalendáře.

Online schůzka

Vyberte poskytovatele videokonference, kterého CalendarBridge připojí ke každé rezervaci:

• Žádný — nevygeneruje se žádný odkaz. Použijte pro schůzky osobně.
• Online schůzka pro Microsoft — odkaz na Microsoft Teams prostřednictvím vašeho připojeného účtu Microsoft.
• Zoom — pro každou rezervaci se vytvoří nová schůzka Zoom.
• Google Meet — odkaz Meet svázaný s událostí v rezervačním kalendáři.

Pokud poskytovatel, kterého potřebujete, ještě není připojen, klikněte pod rozevírací nabídkou na + Připojit další účet a připojte jej.

Další účastníci

E-mailové adresy zadané do pole Další účastníci jsou v kopii (CC) u každé rezervace. Použijte to k zapojení kolegy, asistenta nebo sdílené schránky, aniž by si to návštěvník musel pamatovat přidat sám.

Vlastní otázky

Klikněte na + Přidat otázku a zeptejte se na cokoli nad rámec jména a e-mailu — čeho se hovor týká, telefonní číslo, odkaz na projekt. Rozbalená karta plánovače zobrazuje počet Otázek, takže na první pohled vidíte, kolik daný plánovač po rezervujících vyžaduje.

Nastavení otázky jako povinné

U každé otázky je přepínač Povinná. Když jej zapnete, rezervační stránka označí otázku hvězdičkou a odmítne odeslání, dokud ji návštěvník nevyplní. Otázky jsou ve výchozím nastavení nepovinné, takže stávající plánovače to nijak neovlivní.

Povinnost se vynucuje nejen v prohlížeči, ale i na našich serverech, takže rezervace, která povinnou odpověď vynechá, je odmítnuta bez ohledu na to, jak byla odeslána. Můžete se spolehnout, že odpověď bude k dispozici.

Vzhled a lokalizace

Krok 4 zahrnuje vše, co vidí rezervující, a zážitek po dokončení rezervace.

Uvítací zpráva

Krátký odstavec, který se zobrazí v horní části rezervační stránky — kontext, pokyny nebo věta o vás. Udržujte ji stručnou a přehlednou; je to první, co návštěvníci čtou.

Přesměrovací URL

Volitelná adresa URL, na kterou CalendarBridge návštěvníky přesměruje po potvrzení rezervace. Použijte ji k přesměrování na děkovnou stránku, platební proces nebo výzvu k dalšímu kroku ve stylu Calendly. Ponechte prázdné, chcete-li zobrazit výchozí potvrzovací stránku.

Jazyk stránky

Jazyk, ve kterém se rezervační stránka zobrazuje: angličtina, španělština, němčina, francouzština, portugalština nebo japonština. Toto nastavení je nezávislé na jazyce nástěnky, který používáte vy sami.

Přepsání jazykového nastavení rezervujícího

Řídí formátování data a čísel na rezervační stránce. Volba Automaticky odpovídá jazykovému nastavení prohlížeče návštěvníka; vyberte konkrétní nastavení, jako je en-GB nebo es-ES, pokud chcete jednotné formátování bez ohledu na to, kdo stránku prohlíží.

Formát času a první den v týdnu

Nezávislé přepínače. Formát času se přepíná mezi 12h (dop./odp.) a 24h. První den v týdnu se přepíná mezi nedělí a pondělím, což mění pořadí sloupců ve výběru data.

Obrázek banneru a avatar

Vložte široký banner do horní části stránky a kulatý avatar do záhlaví. Oba jsou volitelné — bez nich se stránka vrátí k čistému, čistě textovému záhlaví — ale fotka a banner dodají plánovači osobnější a značce odpovídající dojem.

Sdílení a vkládání

Každý zveřejněný plánovač má veřejnou adresu URL ve tvaru calendarbridge.com/book/<handle>/<slug>. Najdete ji na dvou místech.

Zkopírujte odkaz

Na kartě plánovače je řádek URL šedá pilulka pod záhlavím. Klikněte na Kopírovat — ikona se na pár sekund změní na zelenou fajfku a zobrazí text Zkopírováno. Vložte ji do e-mailového podpisu, chatové zprávy nebo šablony CRM.

Vložte ji na web

Klikněte na tlačítko Vložit vedle Kopírovat. Otevře se okno s úryvkem <iframe> předvyplněným adresou URL vašeho plánovače — zkopírujte jej a vložte na libovolnou stránku přijímající HTML. Výchozí iframe má výšku 600 px a plnou šířku; pokud váš layout vyžaduje jiné rozměry, upravte vložené (inline) styly.

Správa existujících plánovačů

Zpět na hlavní obrazovce Plánovače nabízí každá karta tři správní akce, ke kterým budete sahat nejčastěji.

Prázdný stav

Pokud odstraníte všechny plánovače, karta se zúží na ilustrovaný prázdný stav s tlačítkem Vytvořit svůj první plánovač — stejný postup jako + Nový plánovač, jen výraznější výzva, když je mřížka prázdná.

Pracovní postupy: e-maily s připomenutím a následné e-maily

Krok 5 editoru plánovače automatizuje to, co se děje kolem rezervované schůzky. Je zcela volitelný (nechte jej prázdný a plánovač se chová přesně jako dřív) a nastavuje se pro každý plánovač zvlášť, takže obchodní odkaz může připomínat, zatímco odkaz na podporu zůstane tichý.

E-maily s připomenutím

Přidejte až dvě připomenutí, každé odeslané ve zvoleném předstihu před začátkem schůzky (od 15 minut do 1 týdne). U každého vyberete příjemce (osobu, která rezervovala, vás, nebo všechny účastníky) a napíšete předmět a zprávu. Připomenutí, jejichž čas odeslání u rezervace na poslední chvíli již uplynul, se přeskočí místo toho, aby dorazila pozdě.

Následný e-mail

Přidejte jeden následný e-mail, odeslaný od okamžiku ihned po skončení schůzky až do jednoho týdne poté. Hodí se pro odkaz na zpětnou vazbu, další kroky nebo výzvu k rezervaci dalšího termínu.

Zástupné symboly

Předměty i zprávy přijímají {invitee_name}, {invitee_email}, {my_name}, {my_email}, {subject}, {start_time}, {end_time}, {meeting_link}, {manage_link} a {scheduler_name}.

Kombinované rezervační odkazy

Aby si někdo mohl rezervovat čas s několika z vás najednou, spojte své rezervační identifikátory znakem +:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: výchozí plánovač každé osoby.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: konkrétní plánovač pro každého, zapsaný jako identifikator_planovac.
• calendarbridge.com/book/frank+chad_sales: libovolně kombinujte.

Kliknutím na Vytvořit kombinovaný odkaz vpravo nahoře na kartě Plánovače sestavíte odkaz bez ručního psaní URL: vyberte svůj plánovač, přidejte až čtyři kolegy podle identifikátoru a zkopírujte hotový odkaz. Pojmenujte jej a klikněte na Uložit a odkaz se uchová ve vašem osobním nastavení, takže jej můžete znovu zkopírovat nebo upravit ze stejného dialogu na libovolném zařízení.

Jak se chová

• Nabízeny jsou pouze časy, které vyhovují všem: průnik všech týdenních dostupností minus obsazený čas každého z účastníků.
• Délka schůzky, rezervy, minimální předstih, rezervační okno, časové pásmo, otázky i vzhled pocházejí z prvního plánovače v odkazu.
• Rezervace se zapíše do kalendáře první osoby; všichni ostatní jsou přidáni jako účastníci, takže se jim v kalendáři objeví jako jedna sdílená událost.
• Dostupnost se v okamžiku rezervace znovu ověří u všech hostitelů, takže termín, který se mezitím zaplnil, je odmítnut místo dvojité rezervace.
• Přeložení i zrušení fungují jako obvykle a aktualizují schůzku pro všechny najednou.