Einrichten der Einweg-Synchronisierung

Einführung

Dieser Artikel führt Sie durch das Einrichten der Synchronisierung von einem Kalender zu einem anderen Kalender. Wenn Sie die Synchronisierung in beide Richtungen zwischen mehreren Kalendern einrichten möchten (d. h. wenn Sie mehrere Synchronisierungsverbindungen auf einmal einrichten möchten), siehe Einrichten mehrerer Synchronisierungsverbindungen.

Gehen Sie zu Ihrer Syncs-Seite

Klicken Sie auf den Link “Syncs” in der oberen Navigationsleiste. Oder geben Sie einfach https://calendarbridge.com/dashboard/syncs in Ihren Browser ein. Wenn Sie noch keine Synchronisierungen erstellt haben, sieht es so aus:

Klicken Sie auf die Schaltfläche “New Sync +”, um zum Kalenderauswahl-Bildschirm zu gelangen.

Wählen Sie den Quellkalender aus

Auswählen eines Google-, Microsoft- oder iCloud-Quellkalenders

In der mittleren Spalte dieses Bildschirms sind alle Kalenderkonten aufgeführt, die Sie mit CalendarBridge verbunden haben.

Suchen Sie das Konto des gewünschten Quellkalenders und klicken Sie darauf, um eine Liste der Kalender für dieses Konto aufzuklappen.

Erläuterung dieses Bildschirms

Im Bildschirm “Select Source Calendar” wird jeder Kalender in der Liste durch ein Rechteck dargestellt mit:

• einem Symbol des Kontotyps (Google, Microsoft oder Apple)
• dem Namen des Kalenders (oberste Textzeile)
  • Bei Microsoft-Konten heißt der primäre Kalender des Kontos immer “Calendar.”
  • Bei Google-Konten wird der primäre Kalender des Kontos durch “Primary Calendar” in einer dritten Textzeile gekennzeichnet.
  • Bei iCloud-Konten gibt es standardmäßig zwei Kalender, “Work” und “Home.” Auf welchem Ihre Termine liegen, hängt davon ab, wie Sie Ihren iCloud-Kalender genutzt haben.
• dem Konto, auf dem sich der Kalender befindet (zweite Textzeile)
• Eine Kennzeichnung “Read Only” bedeutet, dass das in der zweiten Textzeile angegebene Konto keine Berechtigung hat, diesen Kalender zu bearbeiten.
  • Dies ist der Fall bei systemgenerierten Kalendern (z. B. den Feiertagskalendern) und bei Kalendern, die (über die Kalenderfreigabefunktionen von Google oder Microsoft) mit Nur-Lese-Berechtigungen in dieses Konto freigegeben wurden.

Wählen Sie den Kalender aus, von dem Termine kopiert werden sollen.

Verwenden einer ICS-URL als Quellkalender

Wenn der gewünschte Quellkalender kein Google-, Microsoft- oder iCloud-Kalender ist. ODER wenn sich der gewünschte Quellkalender auf einem Google- oder Microsoft-Konto befindet, für das der Administrator Ihnen nicht erlaubt, CalendarBridge zu verbinden, können Sie diesen Kalender dennoch als Quellkalender verwenden, sofern Sie für diesen Kalender einen .ics-Feed veröffentlichen können.

Klicken Sie, um “Other Calendar Types” aufzuklappen

Fügen Sie die öffentliche .ics-URL des Kalenders in das Feld ein und klicken Sie auf “Use ICS URL as Source.”

Wählen Sie den Zielkalender aus

Klappen Sie als Nächstes die Liste der Kalender für das Konto auf, das Sie als Ziel verwenden möchten, und wählen Sie dann den bestimmten Kalender dieses Kontos aus, zu dem Termine kopiert werden sollen.

Im Screenshot unten werden Termine vom Kalender namens “marketing@calendarbridge.com” auf dem mit marketing@calendarbridge.com verknüpften Google-Konto kopiert; diese Termine werden zum Kalender namens “Home” auf dem iCloud-Konto für cal_bridge@icloud.com kopiert

Überprüfen Sie bei Microsoft-Konten die Zeitzone des Kalenders.

Standardmäßig nehmen wir an, dass die Zeitzone des Microsoft-Kalenders die Zeitzone ist, in der Sie sich gerade befinden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie die richtige Zeitzone aus dem Dropdown-Menü aus.

Sobald Sie den Quell- und Zielkalender ausgewählt und die Zeitzone für alle Microsoft-Kalender festgelegt haben, klicken Sie auf “Continue to Privacy.” Dadurch wird der Bildschirm “Select Information to Sync” angezeigt

Konfigurieren Sie die Datenschutzeinstellungen für Ihre Terminkopien

Konfigurieren Sie als Nächstes die Datenschutzeinstellungen der Synchronisierungsverbindung und legen Sie die Betreffzeilen-Kennzeichnung fest, die an die von dieser Synchronisierungsverbindung erstellten Terminkopien angehängt wird.

• Subject
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird der Betreff der Termine vom Quellkalender zum Zielkalender kopiert. Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist, lautet der Betreff der Terminkopien einfach “busy.”
  • Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, Ihre Terminkopien aber im Outlook Scheduling Assistant und in Google Find a Time als “busy” angezeigt werden sollen, verwenden Sie die Option “All Private” (siehe unten).
• Attendees
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, werden die Teilnehmer der Termine aus dem Teilnehmerfeld des Quellkalenders in das Beschreibungsfeld des Zielkalenders kopiert. Teilnehmer werden nicht in das Teilnehmerfeld der Terminkopien kopiert, um zu vermeiden, dass Einladungen und Terminaktualisierungen vom falschen Kalender gesendet werden.
• Description
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird der Betreff der Termine vom Quellkalender zum Zielkalender kopiert. Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist, bleibt die Beschreibung in der Terminkopie leer.
  • Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, die Beschreibung aber nicht im Outlook Scheduling Assistant und in Google Find a Time angezeigt werden soll, verwenden Sie die Option “All Private” (siehe unten).
• Location
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird der Ort der Termine vom Quellkalender zum Zielkalender kopiert. Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist, bleibt das Ortsfeld der Terminkopie leer.
  • Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, der Ort aber nicht im Outlook Scheduling Assistant und in Google Find a Time angezeigt werden soll, verwenden Sie die Option “All Private” (siehe unten).
• Conference
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, werden Webkonferenzdetails, die von Google Meets, Microsoft Teams, Skype und Zoom Add-ins/Erweiterungen generiert wurden, in die Beschreibung der Terminkopie kopiert. Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist, werden über diese Add-ins/Erweiterungen generierte Webkonferenzdetails nicht zu Terminkopien hinzugefügt.
• Reminders
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, werden die Standard-Erinnerungseinstellungen des Zielkalenders auf Terminkopien angewendet. Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist, haben Terminkopien standardmäßig keine Erinnerungen. Hinweis: Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, führen nachfolgende Aktualisierungen des Originaltermins dazu, dass die Erinnerung der Terminkopie zurückgesetzt wird (d. h. Sie müssen sie möglicherweise erneut im Zielkalender schließen).
• All Private
  • Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, werden alle Terminkopien als privat markiert, sodass andere Benutzer in Ihrer Organisation Ihre Terminkopien in den Funktionen Outlook Scheduling Assistant und Google Find a Time einfach als “busy” sehen.

Konfigurieren Sie die an den Betreff von Terminkopien angehängte Kennzeichnung

Standardmäßig hängt CalendarBridge “(copy)” an den Betreff von Terminkopien an. Wenn Sie “(copy)” durch einen anderen Text ersetzen möchten (z. B. einen Text, der den Kalender angibt, von dem der Termin stammt), geben Sie diesen Text in dieses Textfeld ein. Wenn CalendarBridge keine Kennzeichnung an den Betreff von Terminkopien anfügen soll, aktivieren Sie den Schalter “No Tag”.

Wichtige Hinweise zur Auswahl einer Kennzeichnung:

• No Tag wird nicht empfohlen, da es schnell verwirrend werden kann, welche Termine von welchem Kalender stammen. Wenn Ihr Anliegen ist, dass “(copy)” für Kollegen seltsam aussieht, ist der empfohlene Ansatz, stattdessen die Einstellung “make private” zu verwenden. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Kennzeichnung von Terminkopien deaktivieren möchten, wird empfohlen, zumindest eine benutzerdefinierte Farbe für Terminkopien festzulegen (Schritte 5c und 5e oben).
• Wählen Sie eine Kennzeichnung, die wahrscheinlich nicht “natürlich” am Ende eines Terminbetreffs vorkommt. Setzen Sie die Kennzeichnung zum Beispiel in Klammern oder fügen Sie ein Sonderzeichen ein.

Wenn Sie alle oben genannten Einstellungen wie gewünscht konfiguriert haben, klicken Sie auf “Continue to Options”, um den Bildschirm Sync Options aufzurufen.

Konfigurieren Sie Terminfarbe und Terminfilterung

• Default/uncategorized Copy Color. Der in diesem Dropdown ausgewählte Wert/die Farbe steuert die Farbe nicht kategorisierter Terminkopien im Zielkalender. “Calendar Default” bedeutet die dem Zielkalender in Outlook oder Google Calendar zugewiesene Standardfarbe.
• Match Event Source Colors. Wenn dieser Schalter ausgeschaltet ist, verwenden alle Terminkopien die für nicht kategorisierte Terminkopien festgelegte Farbe – unabhängig davon, ob der Termin im Quellkalender kategorisiert wurde. Wenn dieser Schalter eingeschaltet ist, haben Terminkopien von kategorisierten Terminen die Farbe des Originaltermins im Quellkalender.
  • Hinweis: Dies erfordert, dass die Kategorienamen im Quellkalender und im Zielkalender identisch sind.
  • Hinweis: Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der Quellkalender und der Zielkalender vom selben Typ sind (d. h. sowohl Quell- als auch Zielkalender sind Microsoft, oder sowohl Quell- als auch Zielkalender sind Google).
  • Hinweis: Farbcodierung ist derzeit für iCloud oder ICS-URLs nicht verfügbar.

Termine herausfiltern, die Sie nicht synchronisieren möchten

Im Abschnitt “Advanced” haben Sie die Möglichkeit, Filter festzulegen, die verhindern, dass CalendarBridge bestimmte Termine synchronisiert. Beachten Sie, dass Filterung nur für Google- und Microsoft-Konten verfügbar ist — Filterung wird für Apple oder ICS-URLs nicht unterstützt.

Exclude Free Events

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, synchronisiert CalendarBridge keine Termine, die im Quellkalender als “free” gekennzeichnet sind. (Zum Beispiel werden ganztägige Termine sowohl in Google- als auch in Outlook-Kalendern standardmäßig als “free” gesetzt.)

Exclude tentative events

Diese Einstellung ist verfügbar, wenn der Quellkalender ein Outlook-Kalender ist. Wenn Sie sie aktivieren, synchronisiert CalendarBridge keine Termine, die in Ihrem Outlook-Kalender als “tentative” gesetzt sind. Standardmäßig markiert Outlook Einladungen, die Sie erhalten, aber nicht angenommen haben, als “tentative.”

Exclude Unaccepted Events

Diese Einstellung ist verfügbar, wenn der Quellkalender ein Google-Kalender ist. Wenn Sie sie aktivieren, synchronisiert CalendarBridge keine Termine, die aus Einladungen resultieren, die Sie erhalten, aber in Ihrem Google-Kalender nicht angenommen haben.

Exclude Source events with a specific color/category

Mit dieser Einstellung können Sie eine Farbe (Google-Quellkalender)/Kategorie (Outlook-Quellkalender) festlegen, die dazu führt, dass CalendarBridge diesen Termin nicht zum Zielkalender synchronisiert, wenn sie auf einen Termin im Quellkalender angewendet wird. Dies ermöglicht es, pro Termin zu entscheiden, welche Termine synchronisiert werden und welche nicht. Bitte beachten Sie, dass bei einem Outlook-Quellkalender Ihr Kategoriename genau dem Standardnamen entsprechen muss, den Outlook verwendet (“Green category”, “Yellow category” usw.).

Only Sync Events of a Specific Color

Dies ist das Gegenteil der obigen Einstellung. Nur die Termine, die der ausgewählten Farbe/Kategorie entsprechen, werden synchronisiert, und alle anderen werden ignoriert. Dies ist hilfreich, wenn Sie geschäftlichen Terminen, persönlichen Terminen, Reiseterminen usw. eine Farbe zuweisen und nur eine bestimmte Teilmenge synchronisieren möchten.

Enable Time Range & Day Filtering

Dies ermöglicht es Ihnen, nur die Termine zu synchronisieren, die in bestimmte Stunden und bestimmte Wochentage fallen. Termine, die außerhalb des ausgewählten Bereichs liegen, werden nicht synchronisiert.

Sobald die Synchronisierungsoptionen wie gewünscht konfiguriert sind, klicken Sie auf “Review Sync,”, um den abschließenden Überprüfungsbildschirm aufzurufen:

Wenn Sie etwas ändern müssen, klicken Sie auf “Back,” andernfalls klicken Sie auf “Create”, um die Synchronisierungsverbindung herzustellen und zu Ihrer Synchronisierungsübersicht zurückzukehren.

Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird die Fortschrittsanzeige durch “Active and Up-to-Date.” ersetzt. (Um den Status zu aktualisieren, müssen Sie die Seite neu laden)

Die Einrichtung der Synchronisierungsverbindung ist nun abgeschlossen. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Kalenderpaar, das Sie synchronisieren möchten.