Configurar la sincronización unidireccional

Introducción

Este artículo te guía a través de la configuración de la sincronización de un calendario a otro calendario. Si quieres configurar la sincronización en ambas direcciones entre varios calendarios (es decir, si quieres configurar varias conexiones de sincronización a la vez, consulta Configurar varias conexiones de sincronización).

Ve a tu página de sincronizaciones

Haz clic en el enlace “Syncs” en la barra de navegación superior. O simplemente introduce https://calendarbridge.com/dashboard/syncs en tu navegador. Si aún no has creado ninguna sincronización, se verá así:

Haz clic en el botón “New Sync +” para pasar a la pantalla de selección de calendarios.

Selecciona el calendario de origen

Seleccionar un calendario de origen de Google, Microsoft o iCloud

En la columna central de esta pantalla se enumeran todas las cuentas de calendario que has conectado a CalendarBridge.

Busca la cuenta del calendario de origen que quieras y haz clic en ella para expandir una lista de calendarios de esa cuenta.

Explicación de esta pantalla

En la pantalla “Seleccionar calendario de origen”, cada calendario de la lista se representa mediante un rectángulo con:

• un icono del tipo de cuenta (Google, Microsoft o apple)
• el nombre del calendario (primera línea de texto)
  • Para las cuentas de Microsoft, el calendario principal de la cuenta siempre se llama “Calendar”.
  • Para las cuentas de Google, el calendario principal de la cuenta se indica mediante “Primary Calendar” en una tercera línea de texto.
  • Para las cuentas de iCloud, hay dos calendarios de forma predeterminada: “Work” y “Home”. En cuál de ellos están tus eventos depende de cómo hayas estado usando tu calendario de iCloud.
• la cuenta en la que está el calendario (segunda línea de texto)
• Una marca de “Read Only” (solo lectura) significa que la cuenta indicada en la segunda línea de texto no tiene permiso para editar ese calendario.
  • Este es el caso de los calendarios generados por el sistema (por ejemplo, los calendarios de festivos) y de los calendarios que se han compartido (usando las funciones de uso compartido de calendarios de Google o Microsoft) en esa cuenta con permisos de solo lectura.

Selecciona el calendario desde el cual quieres que se copien los eventos.

Usar una URL de ICS como calendario de origen

Si el calendario de origen deseado no es un calendario de Google, Microsoft o iCloud. O, si el calendario de origen deseado está en una cuenta de Google o Microsoft para la que el administrador no te permite conectar CalendarBridge, aún puedes usar ese calendario como calendario de origen si puedes publicar una fuente .ics para ese calendario.

Haz clic para expandir “Other Calendar Types” (Otros tipos de calendario)

Pega la URL pública .ics del calendario en el cuadro y haz clic en “Use ICS URL as Source” (Usar URL de ICS como origen).

Selecciona el calendario de destino

A continuación, expande la lista de calendarios de la cuenta que quieres como destino y, luego, selecciona el calendario concreto de esa cuenta al que quieres que se copien los eventos.

En la captura de pantalla siguiente, los eventos se copiarán desde el calendario llamado “marketing@calendarbridge.com” de la cuenta de Google asociada a marketing@calendarbridge.com; esos eventos se copiarán al calendario llamado “Home” de la cuenta de iCloud de cal_bridge@icloud.com

Para las cuentas de Microsoft, verifica la zona horaria del calendario.

De forma predeterminada, asumimos que la zona horaria del calendario de Microsoft es la zona horaria en la que te encuentras actualmente. Si no es así, selecciona la zona horaria correcta en el menú desplegable.

Una vez que hayas seleccionado los calendarios de origen y destino y hayas establecido la zona horaria de cualquier calendario de Microsoft, haz clic en “Continue to Privacy” (Continuar a privacidad). Esto abrirá la pantalla “Select Information to Sync” (Seleccionar información para sincronizar)

Configura los ajustes de privacidad de tus copias de eventos

A continuación, configura los ajustes de privacidad de la conexión de sincronización y establece la etiqueta de la línea de asunto que se añadirá a las copias de eventos creadas por esta conexión de sincronización.

• Asunto
  • Si esta casilla está marcada, el asunto de los eventos se copiará del calendario de origen al calendario de destino. Si esta casilla no está marcada, el asunto de las copias de eventos será simplemente “ocupado”.
  • Si marcas esta casilla, pero quieres que tus copias de eventos se muestren como “ocupado” en el Asistente para programación de Outlook y en Buscar una hora de Google, usa la opción “Todo privado” (que se trata más abajo).
• Asistentes
  • Si esta casilla está marcada, los asistentes de los eventos se copiarán del campo de asistentes del calendario de origen al campo de descripción del calendario de destino. Los asistentes no se copian al campo de asistentes de las copias de eventos para evitar la posibilidad de que se envíen invitaciones y actualizaciones de eventos desde el calendario equivocado.
• Descripción
  • Si esta casilla está marcada, el asunto de los eventos se copiará del calendario de origen al calendario de destino. Si esta casilla no está marcada, la descripción de la copia del evento se dejará en blanco.
  • Si marcas esta casilla, pero no quieres que la descripción se muestre en el Asistente para programación de Outlook y en Buscar una hora de Google, usa la opción “Todo privado” (que se trata más abajo).
• Ubicación
  • Si esta casilla está marcada, la ubicación de los eventos se copiará del calendario de origen al calendario de destino. Si esta casilla no está marcada, el campo de ubicación de la copia del evento se dejará en blanco.
  • Si marcas esta casilla, pero no quieres que la ubicación se muestre en el Asistente para programación de Outlook y en Buscar una hora de Google, usa la opción “Todo privado” (que se trata más abajo).
• Conferencia
  • Si esta casilla está marcada, los detalles de la conferencia web generados por los complementos/extensiones de Google Meet, Microsoft Teams, Skype y Zoom se copiarán en la descripción de la copia del evento. Si esta casilla no está marcada, los detalles de la conferencia web generados a través de estos complementos/extensiones no se añadirán a las copias de eventos.
• Recordatorios
  • Si esta casilla está marcada, los ajustes de recordatorio predeterminados del calendario de destino se aplicarán a las copias de eventos. Si esta casilla no está marcada, las copias de eventos no tendrán recordatorios establecidos de forma predeterminada. Nota: Si esta casilla está marcada, las actualizaciones posteriores del evento original harán que el recordatorio de la copia del evento se restablezca (es decir, es posible que tengas que descartarlo de nuevo en el calendario de destino).
• Todo privado
  • Si esta casilla está marcada, todas las copias de eventos se marcarán como privadas, de modo que otros usuarios de tu organización verán tus copias de eventos simplemente como “ocupado” en las funciones Asistente para programación de Outlook y Buscar una hora de Google.

Configura la etiqueta que se añade al asunto de las copias de eventos

De forma predeterminada, CalendarBridge añade “(copy)” al asunto de las copias de eventos. Si deseas reemplazar “(copy)” por otro texto (por ejemplo, algún texto que indique el calendario del que procede el evento), escribe ese texto en este cuadro de texto. Si no quieres que CalendarBridge añada ninguna etiqueta al asunto de las copias de eventos, activa el interruptor “No Tag” (Sin etiqueta).

Notas importantes sobre la elección de una etiqueta:

• No se recomienda Sin etiqueta porque puede volverse rápidamente confuso saber qué eventos se originaron en qué calendario. Si tu preocupación es que “(copy)” les parezca extraño a los compañeros de trabajo, el enfoque recomendado es usar el ajuste “hacer privado” en su lugar. Si estás seguro de que quieres desactivar el etiquetado de las copias de eventos, se recomienda al menos establecer un color personalizado para las copias de eventos (pasos 5c y 5e, arriba).
• Elige una etiqueta que probablemente no aparezca de forma “natural” al final del asunto de un evento. Por ejemplo, encierra la etiqueta entre paréntesis o incluye un carácter especial.

Cuando tengas todos los ajustes anteriores configurados como desees, haz clic en “Continue to Options” (Continuar a opciones) para abrir la pantalla de opciones de sincronización.

Configura el color de los eventos y el filtrado de eventos

• Color de copia predeterminado/sin categorizar. El valor/color seleccionado en este menú desplegable controla el color de las copias de eventos sin categorizar en el calendario de destino. “Calendar Default” (Predeterminado del calendario) significa el color predeterminado asignado al calendario de destino en Outlook o Google Calendar.
• Coincidir colores de origen del evento. Con este interruptor en la posición de apagado, todas las copias de eventos usarán el color establecido para las copias de eventos sin categorizar, independientemente de si el evento se ha categorizado en el calendario de origen. Con este interruptor en la posición de encendido, las copias de eventos de eventos categorizados tendrán el color del evento original en el calendario de origen.
  • Nota: esto requiere que los nombres de categoría sean los mismos en el calendario de origen y en el calendario de destino.
  • Nota: este ajuste solo está disponible cuando el calendario de origen y el calendario de destino son del mismo tipo (es decir, tanto el calendario de origen como el de destino son de Microsoft, o tanto el calendario de origen como el de destino son de Google).
  • Nota: actualmente la codificación por colores no está disponible para iCloud ni para URL de ICS.

Filtrar los eventos que no quieres sincronizar

En la sección “Advanced” (Avanzado), tienes la opción de establecer filtros que impedirán que CalendarBridge sincronice determinados eventos. Ten en cuenta que el filtrado solo está disponible para cuentas de Google y Microsoft; el filtrado no es compatible con Apple ni con URL de ICS.

Excluir eventos libres

Si activas este ajuste, CalendarBridge no sincronizará los eventos que estén designados como “libres” en el calendario de origen. (Por ejemplo, los eventos de todo el día se establecen como “libres” de forma predeterminada tanto en los calendarios de Google como en los de Outlook).

Excluir eventos provisionales

Este ajuste está disponible cuando el calendario de origen es un calendario de Outlook. Si lo activas, CalendarBridge no sincronizará los eventos que estén marcados como “provisionales” en tu calendario de Outlook. De forma predeterminada, Outlook marca como “provisionales” las invitaciones que has recibido pero no has aceptado.

Excluir eventos no aceptados

Este ajuste está disponible cuando el calendario de origen es un calendario de Google. Si lo activas, CalendarBridge no sincronizará los eventos resultantes de invitaciones que has recibido, pero no has aceptado en tu calendario de Google.

Excluir eventos de origen con un color/categoría específicos

Este ajuste te permite designar un color (calendario de origen de Google)/categoría (calendario de origen de Outlook) que, cuando se aplica a un evento en el calendario de origen, hará que CalendarBridge no sincronice ese evento al calendario de destino. Esto permite decidir qué eventos sincronizar y cuáles no por cada evento. Ten en cuenta que, para un calendario de origen de Outlook, el nombre de tu categoría debe coincidir exactamente con el nombre predeterminado que utiliza Outlook (“Categoría verde”, “Categoría amarilla”, etc.).

Sincronizar solo eventos de un color específico

Esto es lo contrario del ajuste anterior. Solo se sincronizarán los eventos que coincidan con el color/categoría seleccionados, y todos los demás se ignorarán. Esto es útil si asignas un color a los eventos de trabajo, los eventos personales, los eventos de viaje, etc., y solo quieres que se sincronice un subconjunto específico.

Habilitar el filtrado por rango horario y día

Esto te permite sincronizar solo los eventos que caen dentro de unas horas específicas y unos días específicos de la semana. Los eventos que ocurran fuera del rango seleccionado no se sincronizarán.

Una vez que las opciones de sincronización estén configuradas como desees, haz clic en “Review Sync” (Revisar sincronización) para abrir la pantalla de revisión final:

Si necesitas cambiar algo, haz clic en “Back” (Atrás); de lo contrario, haz clic en “Create” (Crear) para establecer la conexión de sincronización y volver a tu página de resumen de sincronizaciones.

Cuando la sincronización se complete, el indicador de progreso será reemplazado por “Active and Up-to-Date” (Activo y actualizado). (Para actualizar el estado, debes actualizar la página)

La configuración de la conexión de sincronización ha finalizado. Repite estos pasos para cada par de calendarios que quieras sincronizar.