Configurer une synchronisation à sens unique

Introduction

Cet article vous guide dans la configuration de la synchronisation d'un calendrier vers un autre calendrier. Si vous souhaitez configurer la synchronisation dans les deux sens entre plusieurs calendriers (c'est-à-dire si vous souhaitez configurer plusieurs connexions de synchronisation à la fois), consultez Configurer plusieurs connexions de synchronisation.

Accédez à votre page Synchronisations

Cliquez sur le lien « Syncs » dans la barre de navigation supérieure. Ou saisissez simplement https://calendarbridge.com/dashboard/syncs dans votre navigateur. Si vous n'avez pas encore créé de synchronisation, la page ressemblera à ceci :

Cliquez sur le bouton « New Sync + » pour passer à l'écran de sélection des calendriers.

Sélectionnez le calendrier source

Sélectionner un calendrier source Google, Microsoft ou iCloud

Dans la colonne centrale de cet écran sont répertoriés tous les comptes de calendrier que vous avez connectés à CalendarBridge.

Trouvez le compte du calendrier source souhaité et cliquez dessus pour développer la liste des calendriers de ce compte.

Explication de cet écran

Dans l'écran « Select Source Calendar », chaque calendrier de la liste est représenté par un rectangle comportant :

• une icône du type de compte (Google, Microsoft ou apple)
• le nom du calendrier (première ligne de texte)
  • Pour les comptes Microsoft, le calendrier principal du compte est toujours nommé « Calendar ».
  • Pour les comptes Google, le calendrier principal du compte est indiqué par « Primary Calendar » sur une troisième ligne de texte.
  • Pour les comptes iCloud, il existe par défaut deux calendriers, « Work » et « Home ». Le calendrier sur lequel se trouvent vos événements dépend de la façon dont vous avez utilisé votre calendrier iCloud.
• le compte sur lequel se trouve le calendrier (deuxième ligne de texte)
• Une mention « Read Only » signifie que le compte indiqué sur la deuxième ligne de texte n'a pas l'autorisation de modifier ce calendrier.
  • C'est le cas des calendriers générés par le système (par exemple, les calendriers de jours fériés) et des calendriers qui ont été partagés (à l'aide des fonctionnalités de partage de calendrier de Google ou de Microsoft) avec ce compte en lecture seule.

Sélectionnez le calendrier depuis lequel vous souhaitez que les événements soient copiés.

Utiliser une URL ICS comme calendrier source

Si le calendrier source souhaité n'est pas un calendrier Google, Microsoft ou iCloud. OU, si le calendrier source souhaité se trouve sur un compte Google ou Microsoft pour lequel l'administrateur ne vous autorise pas à connecter CalendarBridge, vous pouvez tout de même utiliser ce calendrier comme calendrier source si vous pouvez publier un flux .ics pour ce calendrier.

Cliquez pour développer « Other Calendar Types ».

Collez l'URL .ics publique du calendrier dans la zone de texte et cliquez sur « Use ICS URL as Source ».

Sélectionnez le calendrier de destination

Ensuite, développez la liste des calendriers du compte que vous souhaitez comme destination, puis sélectionnez le calendrier particulier de ce compte vers lequel vous souhaitez que les événements soient copiés.

Dans la capture d'écran ci-dessous, les événements seront copiés depuis le calendrier nommé « marketing@calendarbridge.com » sur le compte Google associé à marketing@calendarbridge.com ; ces événements seront copiés vers le calendrier nommé « Home » sur le compte iCloud de cal_bridge@icloud.com.

Pour les comptes Microsoft, vérifiez le fuseau horaire du calendrier.

Par défaut, nous supposons que le fuseau horaire du calendrier Microsoft est celui dans lequel vous vous trouvez actuellement. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez le fuseau horaire correct dans le menu déroulant.

Une fois que vous avez sélectionné les calendriers source et destination et défini le fuseau horaire des éventuels calendriers Microsoft, cliquez sur « Continue to Privacy ». Cela fera apparaître l'écran « Select Information to Sync ».

Configurez les paramètres de confidentialité de vos copies d'événements

Ensuite, configurez les paramètres de confidentialité de la connexion de synchronisation et définissez la balise d'objet qui sera ajoutée aux copies d'événements créées par cette connexion de synchronisation.

• Objet
  • Si cette case est cochée, l'objet des événements sera copié du calendrier source vers le calendrier de destination. Si cette case est décochée, l'objet des copies d'événements sera simplement « busy ».
  • Si vous cochez cette case, mais que vous souhaitez que vos copies d'événements s'affichent comme « busy » dans l'Assistant Planification d'Outlook et la fonction Trouver un créneau de Google, utilisez l'option « All Private » (présentée ci-dessous).
• Participants
  • Si cette case est cochée, les participants des événements seront copiés du champ participants du calendrier source vers le champ description du calendrier de destination. Les participants ne sont pas copiés dans le champ participants des copies d'événements afin d'éviter que des invitations et des mises à jour d'événements ne soient envoyées depuis le mauvais calendrier.
• Description
  • Si cette case est cochée, la description des événements sera copiée du calendrier source vers le calendrier de destination. Si cette case est décochée, la description de la copie d'événement sera laissée vide.
  • Si vous cochez cette case, mais que vous ne voulez pas que la description apparaisse dans l'Assistant Planification d'Outlook et la fonction Trouver un créneau de Google, utilisez l'option « All Private » (présentée ci-dessous).
• Lieu
  • Si cette case est cochée, le lieu des événements sera copié du calendrier source vers le calendrier de destination. Si cette case est décochée, le champ lieu de la copie d'événement sera laissé vide.
  • Si vous cochez cette case, mais que vous ne voulez pas que le lieu apparaisse dans l'Assistant Planification d'Outlook et la fonction Trouver un créneau de Google, utilisez l'option « All Private » (présentée ci-dessous).
• Conférence
  • Si cette case est cochée, les détails de conférence web générés par les modules complémentaires/extensions Google Meet, Microsoft Teams, Skype et Zoom seront copiés dans la description de la copie d'événement. Si cette case est décochée, les détails de conférence web générés via ces modules complémentaires/extensions ne seront pas ajoutés aux copies d'événements.
• Rappels
  • Si cette case est cochée, les paramètres de rappel par défaut du calendrier de destination seront appliqués aux copies d'événements. Si cette case est décochée, les copies d'événements n'auront aucun rappel défini par défaut. Remarque : si cette case est cochée, les mises à jour ultérieures de l'événement d'origine entraîneront la réinitialisation du rappel de la copie d'événement (c'est-à-dire que vous devrez peut-être l'ignorer à nouveau sur le calendrier de destination).
• Tout en privé
  • Si cette case est cochée, toutes les copies d'événements seront marquées comme privées, de sorte que les autres utilisateurs de votre organisation verront vos copies d'événements simplement comme « busy » dans les fonctionnalités Assistant Planification d'Outlook et Trouver un créneau de Google.

Configurez la balise ajoutée à l'objet des copies d'événements

Par défaut, CalendarBridge ajoute « (copy) » à l'objet des copies d'événements. Si vous souhaitez remplacer « (copy) » par un autre texte (par exemple, un texte indiquant le calendrier d'où provient l'événement), saisissez ce texte dans cette zone de texte. Si vous ne souhaitez pas que CalendarBridge ajoute de balise à l'objet des copies d'événements, activez l'interrupteur « No Tag ».

Remarques importantes sur le choix d'une balise :

• L'option Aucune balise n'est pas recommandée car il peut rapidement devenir difficile de savoir quels événements proviennent de quel calendrier. Si votre crainte est que « (copy) » paraisse étrange à vos collègues, l'approche recommandée consiste plutôt à utiliser le paramètre « rendre privé ». Si vous êtes certain de vouloir désactiver le balisage des copies d'événements, il est alors recommandé de définir au moins une couleur personnalisée pour les copies d'événements (étapes 5c et 5e, ci-dessus).
• Choisissez une balise qui n'apparaîtra probablement pas « naturellement » à la fin de l'objet d'un événement. Par exemple, entourez la balise de parenthèses ou incluez un caractère spécial.

Lorsque tous les paramètres ci-dessus sont configurés selon vos souhaits, cliquez sur « Continue to Options » pour faire apparaître l'écran Sync Options.

Configurez la couleur des événements et le filtrage des événements

• Couleur des copies par défaut/non catégorisées. La valeur/couleur sélectionnée dans ce menu déroulant contrôle la couleur des copies d'événements non catégorisées sur le calendrier de destination. « Calendar Default » correspond à la couleur par défaut attribuée au calendrier de destination dans Outlook ou Google Calendar.
• Faire correspondre les couleurs de la source des événements. Lorsque cet interrupteur est en position désactivée, toutes les copies d'événements utiliseront la couleur définie pour les copies d'événements non catégorisées – que l'événement ait été catégorisé ou non sur le calendrier source. Lorsque cet interrupteur est en position activée, les copies d'événements catégorisés auront la couleur de l'événement d'origine sur le calendrier source.
  • Remarque : cela nécessite que les noms de catégories soient identiques sur le calendrier source et sur le calendrier de destination.
  • Remarque : ce paramètre n'est disponible que lorsque le calendrier source et le calendrier de destination sont du même type (c'est-à-dire que les deux calendriers source et destination sont Microsoft, ou que les deux calendriers source et destination sont Google).
  • Remarque : le code couleur n'est pas actuellement disponible pour les calendriers iCloud ou les URL ICS.

Filtrer les événements que vous ne souhaitez pas synchroniser

Dans la section « Advanced », vous avez la possibilité de définir des filtres qui empêcheront CalendarBridge de synchroniser certains événements. Notez que le filtrage n'est disponible que pour les comptes Google et Microsoft — le filtrage n'est pas pris en charge pour les calendriers Apple ou les URL ICS.

Exclure les événements libres

Si vous activez ce paramètre, CalendarBridge ne synchronisera pas les événements désignés comme « libres » sur le calendrier source. (Par exemple, les événements sur la journée entière sont définis comme « libres » par défaut dans les calendriers Google et Outlook.)

Exclure les événements provisoires

Ce paramètre est disponible lorsque le calendrier source est un calendrier Outlook. Si vous l'activez, CalendarBridge ne synchronisera pas les événements définis comme « provisoires » dans votre calendrier Outlook. Par défaut, Outlook marque comme « provisoires » les invitations que vous avez reçues mais pas acceptées.

Exclure les événements non acceptés

Ce paramètre est disponible lorsque le calendrier source est un calendrier Google. Si vous l'activez, CalendarBridge ne synchronisera pas les événements résultant d'invitations que vous avez reçues, mais pas acceptées sur votre calendrier Google.

Exclure les événements source d'une couleur/catégorie spécifique

Ce paramètre vous permet de désigner une couleur (calendrier source Google) /catégorie (calendrier source Outlook) qui, lorsqu'elle est appliquée à un événement du calendrier source, fera que CalendarBridge ne synchronisera pas cet événement vers le calendrier de destination. Cela permet de décider quels événements synchroniser et ne pas synchroniser au cas par cas. Veuillez noter que, pour un calendrier source Outlook, le nom de votre catégorie doit correspondre exactement au nom par défaut utilisé par Outlook (« Green category », « Yellow category », etc.).

Synchroniser uniquement les événements d'une couleur spécifique

C'est l'inverse du paramètre ci-dessus. Seuls les événements correspondant à la couleur/catégorie sélectionnée seront synchronisés, et tous les autres seront ignorés. C'est utile si vous attribuez une couleur aux événements professionnels, personnels, de voyage, etc., et que vous ne souhaitez synchroniser qu'un sous-ensemble spécifique.

Activer le filtrage par plage horaire et par jour

Cela vous permet de synchroniser uniquement les événements qui se situent dans des heures spécifiques et des jours spécifiques de la semaine. Les événements se produisant en dehors de la plage sélectionnée ne seront pas synchronisés.

Une fois les options de synchronisation configurées selon vos souhaits, cliquez sur « Review Sync » pour faire apparaître l'écran de révision final :

Si vous devez modifier quelque chose, cliquez sur « Back », sinon cliquez sur « Create » pour établir la connexion de synchronisation et revenir à votre page d'aperçu des synchronisations.

Lorsque la synchronisation est terminée, l'indicateur de progression sera remplacé par « Active and Up-to-Date ». (Pour actualiser le statut, vous devez actualiser la page.)

La configuration de la connexion de synchronisation est maintenant terminée. Répétez ces étapes pour chaque paire de calendriers que vous souhaitez synchroniser.