वन-वे सिंकिंग सेट अप करना

परिचय

यह लेख आपको एक कैलेंडर से एक अन्य कैलेंडर में सिंकिंग सेट अप करने के बारे में मार्गदर्शन करता है। यदि आप कई कैलेंडरों के बीच दोनों दिशाओं में सिंकिंग सेट अप करना चाहते हैं (अर्थात, यदि आप एक साथ कई सिंक कनेक्शन सेट अप करना चाहते हैं, तो एकाधिक सिंक कनेक्शन सेट अप करना देखें)।

अपने Syncs पेज पर जाएँ

शीर्ष नेविगेशन बार में “Syncs” लिंक पर क्लिक करें। या बस अपने ब्राउज़र में https://calendarbridge.com/dashboard/syncs दर्ज करें। यदि आपने अभी तक कोई सिंक नहीं बनाया है, तो यह इस तरह दिखेगा:

कैलेंडर चयन स्क्रीन पर जाने के लिए “New Sync +” बटन पर क्लिक करें।

स्रोत कैलेंडर चुनें

Google, Microsoft, या iCloud स्रोत कैलेंडर चुनना

इस स्क्रीन के मध्य कॉलम में उन सभी कैलेंडर खातों की सूची है जिन्हें आपने CalendarBridge से कनेक्ट किया है।

अपने इच्छित स्रोत कैलेंडर का खाता खोजें, और उस खाते के लिए कैलेंडरों की सूची का विस्तार करने के लिए उस पर क्लिक करें।

इस स्क्रीन की व्याख्या

“Select Source Calendar” स्क्रीन में, सूची में प्रत्येक कैलेंडर को एक आयत द्वारा दर्शाया जाता है जिसमें:

• खाता प्रकार का एक आइकन (Google, Microsoft, या Apple)
• कैलेंडर का नाम (पाठ की शीर्ष पंक्ति)
  • Microsoft खातों के लिए, खाते का प्राथमिक कैलेंडर हमेशा “Calendar” नाम का होता है।
  • Google खातों के लिए, खाते के प्राथमिक कैलेंडर को पाठ की तीसरी पंक्ति में “Primary Calendar” द्वारा दर्शाया जाता है।
  • iCloud खातों के लिए, डिफ़ॉल्ट रूप से दो कैलेंडर होते हैं “Work” और “Home”। आपके इवेंट इनमें से किस पर हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपने iCloud कैलेंडर का उपयोग कैसे कर रहे हैं।
• वह खाता जिस पर कैलेंडर है (पाठ की दूसरी पंक्ति)
• “Read Only” का एक फ़्लैग का मतलब है कि दूसरी पंक्ति में दर्शाए गए खाते के पास उस कैलेंडर को संपादित करने की अनुमति नहीं है।
  • यह सिस्टम-जनित कैलेंडरों (उदाहरण के लिए, अवकाश कैलेंडर) के लिए, और उन कैलेंडरों के लिए मामला है जिन्हें (Google या Microsoft की कैलेंडर साझाकरण सुविधाओं का उपयोग करके) उस खाते में केवल-पढ़ने की अनुमतियों के साथ साझा किया गया है।

वह कैलेंडर चुनें जिससे आप इवेंट कॉपी करवाना चाहते हैं।

स्रोत कैलेंडर के रूप में ICS URL का उपयोग करना

यदि इच्छित स्रोत कैलेंडर Google, Microsoft, या iCloud कैलेंडर नहीं है। या, यदि इच्छित स्रोत कैलेंडर किसी ऐसे Google या Microsoft खाते पर है जिसके लिए व्यवस्थापक आपको CalendarBridge कनेक्ट करने की अनुमति नहीं देता है, तो भी आप उस कैलेंडर को स्रोत कैलेंडर के रूप में उपयोग कर सकते हैं यदि आप उस कैलेंडर के लिए एक .ics फ़ीड प्रकाशित कर सकते हैं।

“Other Calendar Types” का विस्तार करने के लिए क्लिक करें

कैलेंडर का सार्वजनिक .ics URL बॉक्स में पेस्ट करें और “Use ICS URL as Source” पर क्लिक करें।

गंतव्य कैलेंडर चुनें

इसके बाद, उस खाते के लिए कैलेंडरों की सूची का विस्तार करें जिसे आप गंतव्य के रूप में चाहते हैं, और फिर उस खाते के उस विशेष कैलेंडर को चुनें जिसमें आप इवेंट कॉपी करवाना चाहते हैं।

नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में, इवेंट को marketing@calendarbridge.com से जुड़े Google खाते पर “marketing@calendarbridge.com” नाम के कैलेंडर से कॉपी किया जाएगा; उन इवेंट को cal_bridge@icloud.com के लिए iCloud खाते पर “Home” नाम के कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा

Microsoft खातों के लिए, कैलेंडर के समय क्षेत्र की पुष्टि करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, हम मानते हैं कि Microsoft कैलेंडर का समय क्षेत्र वही है जिसमें आप वर्तमान में हैं। यदि ऐसा नहीं है, तो ड्रॉप डाउन मेनू से सही समय क्षेत्र चुनें।

एक बार जब आप स्रोत और गंतव्य कैलेंडर चुन लेते हैं और किसी भी Microsoft कैलेंडर का समय क्षेत्र सेट कर लेते हैं, तो “Continue to Privacy” पर क्लिक करें। जो “Select Information to Sync” लाएगा

अपनी इवेंट कॉपियों के लिए गोपनीयता सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें

इसके बाद, सिंक कनेक्शन की गोपनीयता सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें और उस विषय पंक्ति टैग को सेट करें जो इस सिंक कनेक्शन द्वारा बनाई गई इवेंट कॉपियों में जोड़ा जाएगा।

• विषय (Subject)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का विषय स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक किया गया है, तो इवेंट कॉपियों का विषय बस “busy” होगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन चाहते हैं कि आपकी इवेंट कॉपियाँ Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में “busy” के रूप में दिखें, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई)।
• उपस्थित (Attendees)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट के उपस्थित लोगों को स्रोत कैलेंडर के उपस्थित फ़ील्ड से गंतव्य कैलेंडर के विवरण फ़ील्ड में कॉपी किया जाएगा। गलत कैलेंडर से आमंत्रण और इवेंट अपडेट भेजे जाने की संभावना से बचने के लिए उपस्थित लोगों को इवेंट कॉपियों के उपस्थित फ़ील्ड में कॉपी नहीं किया जाता है।
• विवरण (Description)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का विषय स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक किया गया है, तो इवेंट कॉपी में विवरण खाली छोड़ दिया जाएगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन नहीं चाहते कि विवरण Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में दिखे, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई)।
• स्थान (Location)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो इवेंट का स्थान स्रोत कैलेंडर से गंतव्य कैलेंडर में कॉपी किया जाएगा। यदि यह बॉक्स अनचेक किया गया है, तो इवेंट कॉपी का स्थान फ़ील्ड खाली छोड़ दिया जाएगा।
  • यदि आप इस बॉक्स को चेक करते हैं, लेकिन नहीं चाहते कि स्थान Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time में दिखे, तो “All Private” विकल्प का उपयोग करें (नीचे चर्चा की गई)।
• कॉन्फ़्रेंस (Conference)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो Google Meets, Microsoft Teams, Skype, और Zoom ऐड-इन्स/एक्सटेंशन द्वारा उत्पन्न वेब कॉन्फ़्रेंस विवरण इवेंट कॉपी के विवरण में कॉपी किए जाएँगे। यदि यह बॉक्स अनचेक किया गया है, तो इन ऐड-इन्स/एक्सटेंशन के माध्यम से उत्पन्न वेब कॉन्फ़्रेंस विवरण इवेंट कॉपियों में नहीं जोड़े जाएँगे।
• रिमाइंडर (Reminders)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो गंतव्य कैलेंडर की डिफ़ॉल्ट रिमाइंडर सेटिंग्स इवेंट कॉपियों पर लागू की जाएँगी। यदि यह बॉक्स अनचेक किया गया है, तो इवेंट कॉपियों में डिफ़ॉल्ट रूप से कोई रिमाइंडर सेट नहीं होगा। नोट: यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो मूल इवेंट में बाद के अपडेट के कारण इवेंट कॉपी पर रिमाइंडर रीसेट हो जाएगा (अर्थात, आपको इसे गंतव्य कैलेंडर पर फिर से खारिज करना पड़ सकता है)।
• सभी निजी (All Private)
  • यदि यह बॉक्स चेक किया गया है, तो सभी इवेंट कॉपियों को निजी के रूप में चिह्नित किया जाएगा ताकि आपके संगठन के अन्य उपयोगकर्ता आपकी इवेंट कॉपियों को Outlook Scheduling Assistant और Google Find a Time सुविधाओं में बस “busy” के रूप में देखें।

इवेंट कॉपियों के विषय में जोड़े गए टैग को कॉन्फ़िगर करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, CalendarBridge इवेंट कॉपियों के विषय में “(copy)” जोड़ता है। यदि आप “(copy)” को किसी अन्य पाठ (उदाहरण के लिए, कुछ पाठ जो उस कैलेंडर को इंगित करता है जहाँ से इवेंट आया) से बदलना चाहते हैं, तो उस पाठ को इस टेक्स्टबॉक्स में टाइप करें। यदि आप नहीं चाहते कि CalendarBridge इवेंट कॉपियों के विषय में कोई टैग जोड़े, तो “No Tag” स्विच को टॉगल करें।

टैग चुनने के बारे में महत्वपूर्ण नोट्स:

• No Tag की अनुशंसा नहीं की जाती है क्योंकि यह जल्दी ही भ्रमित करने वाला हो सकता है कि कौन-से इवेंट किस कैलेंडर से उत्पन्न हुए। यदि आपकी चिंता यह है कि “(copy)” सहकर्मियों को अजीब लगता है, तो अनुशंसित तरीका इसके बजाय “make private” सेटिंग का उपयोग करना है। यदि आप सुनिश्चित हैं कि आप इवेंट कॉपियों की टैगिंग अक्षम करना चाहते हैं, तो कम से कम इवेंट कॉपियों के लिए एक कस्टम रंग सेट करने की अनुशंसा की जाती है (ऊपर चरण 5c और 5e)।
• ऐसा टैग चुनें जो किसी इवेंट के विषय के अंत में स्वाभाविक रूप से होने की संभावना न हो। उदाहरण के लिए, टैग को कोष्ठक में लपेटें या एक विशेष वर्ण शामिल करें।

जब आपके पास उपरोक्त सभी सेटिंग्स इच्छानुसार कॉन्फ़िगर हो जाएँ, तो Sync Options स्क्रीन लाने के लिए “Continue to Options” पर क्लिक करें।

इवेंट रंग और इवेंट फ़िल्टरिंग कॉन्फ़िगर करें

• डिफ़ॉल्ट/अवर्गीकृत कॉपी रंग। इस ड्रॉपडाउन में चयनित मान/रंग गंतव्य कैलेंडर पर अवर्गीकृत इवेंट कॉपियों के रंग को नियंत्रित करता है। “Calendar Default” का मतलब है Outlook या Google Calendar में गंतव्य कैलेंडर को सौंपा गया डिफ़ॉल्ट रंग।
• इवेंट स्रोत रंगों का मिलान करें। इस स्विच के बंद स्थिति में होने पर, सभी इवेंट कॉपियाँ अवर्गीकृत इवेंट कॉपियों के लिए सेट किए गए रंग का उपयोग करेंगी – चाहे इवेंट को स्रोत कैलेंडर पर वर्गीकृत किया गया हो या नहीं। इस स्विच के चालू स्थिति में होने पर, वर्गीकृत इवेंट की इवेंट कॉपियों में स्रोत कैलेंडर पर मूल इवेंट का रंग होगा।
  • नोट: इसके लिए स्रोत कैलेंडर और गंतव्य कैलेंडर पर श्रेणी नामों का समान होना आवश्यक है।
  • नोट: यह सेटिंग केवल तभी उपलब्ध है जब स्रोत कैलेंडर और गंतव्य कैलेंडर एक ही प्रकार के हों (अर्थात, स्रोत और गंतव्य दोनों कैलेंडर Microsoft हों, या स्रोत और गंतव्य दोनों कैलेंडर Google हों)।
  • नोट: iCloud या ICS URL के लिए रंग कोडिंग वर्तमान में उपलब्ध नहीं है।

उन इवेंट को फ़िल्टर करना जिन्हें आप सिंक नहीं करना चाहते

“Advanced” अनुभाग में, आपके पास फ़िल्टर सेट करने का विकल्प है जो CalendarBridge को कुछ इवेंट सिंक करने से रोकेंगे। ध्यान दें कि फ़िल्टरिंग केवल Google और Microsoft खातों के लिए उपलब्ध है — Apple या ICS URL के लिए फ़िल्टरिंग समर्थित नहीं है।

मुक्त इवेंट को बाहर करें

यदि आप इस सेटिंग को सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो स्रोत कैलेंडर पर “free” के रूप में निर्दिष्ट हैं। (उदाहरण के लिए, Google और Outlook दोनों कैलेंडर में डिफ़ॉल्ट रूप से पूरे-दिन के इवेंट “free” के रूप में सेट होते हैं।)

अस्थायी इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग तब उपलब्ध होती है जब स्रोत कैलेंडर एक Outlook कैलेंडर होता है। यदि आप इसे सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो आपके Outlook कैलेंडर में “tentative” के रूप में सेट हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook उन आमंत्रणों को “tentative” के रूप में चिह्नित करता है जिन्हें आपने प्राप्त किया है लेकिन स्वीकार नहीं किया है।

अस्वीकृत इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग तब उपलब्ध होती है जब स्रोत कैलेंडर एक Google कैलेंडर होता है। यदि आप इसे सक्रिय करते हैं, तो CalendarBridge उन इवेंट को सिंक नहीं करेगा जो उन आमंत्रणों से उत्पन्न होते हैं जिन्हें आपने प्राप्त किया है, लेकिन अपने Google कैलेंडर पर स्वीकार नहीं किया है।

किसी विशिष्ट रंग/श्रेणी वाले स्रोत इवेंट को बाहर करें

यह सेटिंग आपको एक रंग (Google स्रोत कैलेंडर) /श्रेणी (Outlook स्रोत कैलेंडर) निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है, जो स्रोत कैलेंडर पर किसी इवेंट पर लागू होने पर, CalendarBridge द्वारा उस इवेंट को गंतव्य कैलेंडर में सिंक न करने का परिणाम देगी। यह प्रति-इवेंट आधार पर यह तय करने में सक्षम बनाती है कि कौन-से इवेंट सिंक करने हैं और कौन-से नहीं। कृपया ध्यान दें कि Outlook स्रोत कैलेंडर के लिए, आपका श्रेणी नाम उस डिफ़ॉल्ट नाम से बिल्कुल मेल खाना चाहिए जिसका Outlook उपयोग करता है (“Green category”, “Yellow category” आदि)।

केवल किसी विशिष्ट रंग के इवेंट सिंक करें

यह उपरोक्त सेटिंग का विपरीत है। केवल वे इवेंट जो चयनित रंग/श्रेणी से मेल खाते हैं, सिंक किए जाएँगे, और अन्य सभी को अनदेखा कर दिया जाएगा। यह सहायक है यदि आप कार्य इवेंट, व्यक्तिगत इवेंट, यात्रा इवेंट आदि को एक रंग सौंपते हैं, और केवल एक विशिष्ट उपसमूह को सिंक करना चाहते हैं।

समय सीमा और दिन फ़िल्टरिंग सक्षम करें

यह आपको केवल उन इवेंट को सिंक करने की अनुमति देता है जो विशिष्ट घंटों और सप्ताह के विशिष्ट दिनों के भीतर आते हैं। चयनित सीमा के बाहर होने वाले इवेंट सिंक नहीं किए जाएँगे।

एक बार जब सिंक विकल्प इच्छानुसार कॉन्फ़िगर हो जाएँ, तो अंतिम समीक्षा स्क्रीन लाने के लिए “Review Sync” पर क्लिक करें:

यदि आपको कुछ बदलना है, तो “Back” पर क्लिक करें, अन्यथा सिंक कनेक्शन स्थापित करने और अपने सिंक अवलोकन पेज पर वापस जाने के लिए “Create” पर क्लिक करें।

जब सिंक पूरा हो जाता है, तो प्रगति संकेतक को “Active and Up-to-Date” से बदल दिया जाएगा। (स्थिति को रिफ्रेश करने के लिए, आपको पेज को रिफ्रेश करना होगा)

सिंक कनेक्शन सेटअप अब पूरा हो गया है। कैलेंडरों की प्रत्येक जोड़ी के लिए इन चरणों को दोहराएँ जिन्हें आप सिंक करना चाहते हैं।