Configurare la sincronizzazione unidirezionale

Introduzione

Questo articolo ti guida nella configurazione della sincronizzazione da un calendario verso un altro calendario. Se vuoi configurare la sincronizzazione in entrambe le direzioni tra più calendari (cioè se vuoi configurare più connessioni di sincronizzazione contemporaneamente, consulta Configurare più connessioni di sincronizzazione).

Vai alla tua pagina Sincronizzazioni

Fai clic sul link “Sincronizzazioni” nella barra di navigazione in alto. Oppure inserisci semplicemente https://calendarbridge.com/dashboard/syncs nel tuo browser. Se non hai ancora creato alcuna sincronizzazione, avrà questo aspetto:

Fai clic sul pulsante “Nuova sincronizzazione +” per procedere alla schermata di selezione dei calendari.

Seleziona il calendario di origine

Selezionare un calendario di origine Google, Microsoft o iCloud

Nella colonna centrale di questa schermata sono elencati tutti gli account di calendario che hai collegato a CalendarBridge.

Trova l’account del calendario di origine che desideri e fai clic su di esso per espandere un elenco dei calendari di quell’account.

Spiegazione di questa schermata

Nella schermata “Seleziona calendario di origine”, ogni calendario nell’elenco è rappresentato da un rettangolo con:

• un’icona del tipo di account (Google, Microsoft o apple)
• il nome del calendario (prima riga di testo)
  • Per gli account Microsoft, il calendario principale dell’account si chiama sempre “Calendar.”
  • Per gli account Google, il calendario principale dell’account è indicato da “Calendario principale” in una terza riga di testo.
  • Per gli account iCloud, ci sono due calendari per impostazione predefinita, “Lavoro” e “Casa.” Su quale di questi si trovano i tuoi eventi dipende da come hai utilizzato il tuo calendario iCloud.
• l’account su cui si trova il calendario (seconda riga di testo)
• Un’etichetta “Sola lettura” significa che l’account indicato nella seconda riga di testo non ha il permesso di modificare quel calendario.
  • Questo è il caso dei calendari generati dal sistema (ad esempio, i calendari delle festività) e dei calendari che sono stati condivisi (usando le funzioni di condivisione del calendario di Google o di Microsoft) in quell’account con permessi di sola lettura.

Seleziona il calendario da cui vuoi che gli eventi vengano copiati.

Utilizzare un URL ICS come calendario di origine

Se il calendario di origine desiderato non è un calendario Google, Microsoft o iCloud. OPPURE, se il calendario di origine desiderato si trova su un account Google o Microsoft per il quale l’amministratore non ti consente di collegare CalendarBridge, puoi comunque usare quel calendario come calendario di origine se riesci a pubblicare un feed .ics per quel calendario.

Fai clic per espandere “Altri tipi di calendario”

Incolla l’URL .ics pubblico del calendario nella casella e fai clic su “Usa URL ICS come origine.”

Seleziona il calendario di destinazione

Successivamente, espandi l’elenco dei calendari per l’account che desideri come destinazione, poi seleziona il calendario specifico di quell’account verso il quale vuoi che gli eventi vengano copiati.

Nello screenshot qui sotto, gli eventi verranno copiati dal calendario chiamato “marketing@calendarbridge.com” sull’account Google associato a marketing@calendarbridge.com; quegli eventi verranno copiati verso il calendario chiamato “Casa” sull’account iCloud di cal_bridge@icloud.com

Per gli account Microsoft, verifica il fuso orario del calendario.

Per impostazione predefinita, presumiamo che il fuso orario del calendario Microsoft sia il fuso orario in cui ti trovi attualmente. Se non è così, seleziona il fuso orario corretto dal menu a discesa.

Una volta selezionati i calendari di origine e destinazione e impostato il fuso orario di eventuali calendari Microsoft, fai clic su “Continua su Privacy.” Si aprirà la schermata “Seleziona informazioni da sincronizzare”

Configura le impostazioni sulla privacy per le copie dei tuoi eventi

Successivamente, configura le impostazioni sulla privacy della connessione di sincronizzazione e imposta il tag dell’oggetto che verrà aggiunto alle copie degli eventi create da questa connessione di sincronizzazione.

• Oggetto
  • Se questa casella è selezionata, l’oggetto degli eventi verrà copiato dal calendario di origine al calendario di destinazione. Se questa casella non è selezionata, l’oggetto delle copie degli eventi sarà semplicemente “occupato.”
  • Se selezioni questa casella, ma vuoi che le copie dei tuoi eventi appaiano come “occupato” nell’Assistente Pianificazione di Outlook e in Trova un orario di Google, usa l’opzione “Tutto privato” (illustrata di seguito).
• Partecipanti
  • Se questa casella è selezionata, i partecipanti degli eventi verranno copiati dal campo partecipanti del calendario di origine al campo descrizione del calendario di destinazione. I partecipanti non vengono copiati nel campo partecipanti delle copie degli eventi per evitare il rischio che inviti e aggiornamenti degli eventi vengano inviati dal calendario sbagliato.
• Descrizione
  • Se questa casella è selezionata, la descrizione degli eventi verrà copiata dal calendario di origine al calendario di destinazione. Se questa casella non è selezionata, la descrizione nella copia dell’evento verrà lasciata vuota.
  • Se selezioni questa casella, ma non vuoi che la descrizione venga mostrata nell’Assistente Pianificazione di Outlook e in Trova un orario di Google, usa l’opzione “Tutto privato” (illustrata di seguito).
• Luogo
  • Se questa casella è selezionata, il luogo degli eventi verrà copiato dal calendario di origine al calendario di destinazione. Se questa casella non è selezionata, il campo del luogo della copia dell’evento verrà lasciato vuoto.
  • Se selezioni questa casella, ma non vuoi che il luogo venga mostrato nell’Assistente Pianificazione di Outlook e in Trova un orario di Google, usa l’opzione “Tutto privato” (illustrata di seguito).
• Conferenza
  • Se questa casella è selezionata, i dettagli della conferenza web generati dai componenti aggiuntivi/estensioni di Google Meet, Microsoft Teams, Skype e Zoom verranno copiati nella descrizione della copia dell’evento. Se questa casella non è selezionata, i dettagli della conferenza web generati tramite questi componenti aggiuntivi/estensioni non verranno aggiunti alle copie degli eventi.
• Promemoria
  • Se questa casella è selezionata, le impostazioni predefinite dei promemoria del calendario di destinazione verranno applicate alle copie degli eventi. Se questa casella non è selezionata, le copie degli eventi non avranno promemoria impostati per impostazione predefinita. Nota: se questa casella è selezionata, gli aggiornamenti successivi all’evento originale faranno reimpostare il promemoria sulla copia dell’evento (cioè potresti dover ignorarlo di nuovo sul calendario di destinazione).
• Tutto privato
  • Se questa casella è selezionata, tutte le copie degli eventi verranno contrassegnate come private, in modo che gli altri utenti della tua organizzazione vedano le copie dei tuoi eventi semplicemente come “occupato” nelle funzioni Assistente Pianificazione di Outlook e Trova un orario di Google.

Configura il tag aggiunto all’oggetto delle copie degli eventi

Per impostazione predefinita, CalendarBridge aggiunge “(copy)” all’oggetto delle copie degli eventi. Se desideri sostituire “(copy)” con un altro testo (ad esempio, un testo che indichi il calendario da cui proviene l’evento), digita quel testo in questa casella di testo. Se non desideri che CalendarBridge aggiunga alcun tag all’oggetto delle copie degli eventi, attiva l’interruttore “Nessun tag”.

Note importanti sulla scelta di un tag:

• Nessun tag non è consigliato perché può rapidamente diventare difficile capire quali eventi provengono da quale calendario. Se la tua preoccupazione è che “(copy)” appaia strano ai colleghi, l’approccio consigliato è usare invece l’impostazione “rendi privato”. Se sei sicuro di voler disabilitare il tag delle copie degli eventi, è consigliabile almeno impostare un colore personalizzato per le copie degli eventi (passaggi 5c e 5e, sopra).
• Scegli un tag che difficilmente comparirà “naturalmente” alla fine dell’oggetto di un evento. Ad esempio, racchiudi il tag tra parentesi o includi un carattere speciale.

Quando hai configurato tutte le impostazioni sopra come desideri, fai clic su “Continua su Opzioni” per visualizzare la schermata delle Opzioni di sincronizzazione.

Configura il colore degli eventi e il filtro degli eventi

• Colore predefinito/non categorizzato delle copie. Il valore/colore selezionato in questo menu a discesa controlla il colore delle copie degli eventi non categorizzati sul calendario di destinazione. “Colore predefinito del calendario” indica il colore predefinito assegnato al calendario di destinazione in Outlook o Google Calendar.
• Abbina i colori di origine degli eventi. Con questo interruttore in posizione disattivata, tutte le copie degli eventi useranno il colore impostato per le copie degli eventi non categorizzati – indipendentemente dal fatto che l’evento sia stato categorizzato sul calendario di origine. Con questo interruttore in posizione attivata, le copie degli eventi categorizzati avranno il colore dell’evento originale sul calendario di origine.
  • Nota: questo richiede che i nomi delle categorie siano gli stessi sul calendario di origine e sul calendario di destinazione.
  • Nota: questa impostazione è disponibile solo quando il calendario di origine e il calendario di destinazione sono dello stesso tipo (cioè entrambi i calendari di origine e di destinazione sono Microsoft, oppure entrambi i calendari di origine e di destinazione sono Google).
  • Nota: la codifica a colori non è attualmente disponibile per iCloud o URL ICS.

Filtrare gli eventi che non vuoi sincronizzare

Nella sezione “Avanzate”, hai la possibilità di impostare filtri che impediranno a CalendarBridge di sincronizzare determinati eventi. Nota che il filtro è disponibile solo per gli account Google e Microsoft — il filtro non è supportato per Apple o gli URL ICS.

Escludi eventi liberi

Se attivi questa impostazione, CalendarBridge non sincronizzerà gli eventi designati come “liberi” sul calendario di origine. (Ad esempio, gli eventi che durano tutto il giorno sono impostati come “liberi” per impostazione predefinita sia nei calendari Google sia in quelli Outlook.)

Escludi eventi provvisori

Questa impostazione è disponibile quando il calendario di origine è un calendario Outlook. Se la attivi, CalendarBridge non sincronizzerà gli eventi impostati come “provvisori” nel tuo calendario Outlook. Per impostazione predefinita, Outlook contrassegna come “provvisori” gli inviti che hai ricevuto ma non accettato.

Escludi eventi non accettati

Questa impostazione è disponibile quando il calendario di origine è un calendario Google. Se la attivi, CalendarBridge non sincronizzerà gli eventi derivanti da inviti che hai ricevuto, ma non accettato sul tuo calendario Google.

Escludi eventi di origine con un colore/categoria specifici

Questa impostazione ti consente di designare un colore (calendario di origine Google) /categoria (calendario di origine Outlook) che, quando applicato a un evento sul calendario di origine, farà sì che CalendarBridge non sincronizzi quell’evento sul calendario di destinazione. Questo consente di decidere quali eventi sincronizzare e non sincronizzare evento per evento. Tieni presente che, per i calendari di origine Outlook, il nome della categoria deve corrispondere esattamente al nome predefinito usato da Outlook (“Categoria verde”, “Categoria gialla”, ecc.).

Sincronizza solo gli eventi di un colore specifico

Questo è l’inverso dell’impostazione precedente. Verranno sincronizzati solo gli eventi che corrispondono al colore/categoria selezionato, e tutti gli altri verranno ignorati. Questo è utile se assegni un colore agli eventi di lavoro, agli eventi personali, agli eventi di viaggio, ecc., e vuoi sincronizzare solo un sottoinsieme specifico.

Abilita il filtro per fascia oraria e giorno

Questo ti consente di sincronizzare solo gli eventi che rientrano in orari specifici e in giorni specifici della settimana. Gli eventi che si verificano al di fuori dell’intervallo selezionato non verranno sincronizzati.

Una volta configurate le opzioni di sincronizzazione come desideri, fai clic su “Rivedi sincronizzazione”, per visualizzare la schermata di revisione finale:

Se devi modificare qualcosa, fai clic su “Indietro”, altrimenti fai clic su “Crea” per stabilire la connessione di sincronizzazione e tornare alla pagina di panoramica delle sincronizzazioni.

Quando la sincronizzazione è completata, l’indicatore di avanzamento verrà sostituito da “Attiva e aggiornata.” (Per aggiornare lo stato, devi aggiornare la pagina)

La configurazione della connessione di sincronizzazione è ora completata. Ripeti questi passaggi per ogni coppia di calendari che vuoi sincronizzare.